Aurélie DUTREY

Gestion administrative :
• Définition et mise en place de la politique pédagogique en collaboration avec la directrice des cours
• Gestion et signature des contrats clients, assurances, partenariat et mécénat.
• Prospection et négociation de contrats.
• Rédaction des statuts de l’association.
• Gestion des réunions du Conseil d’Administration et de l’assemblée générale.
• Secrétariat du Bureau du Conseil d’Administration : minutes, ordre du jour etc.
• Bilan mensuel de l’écolage.
• Traductions agrées français- anglais, anglais-français en vue de certification par l’ambassade.
• Bilan d’activité.

Gestion comptable :
• Définition et mise en place de la stratégie financière.
• Supervision de la comptabilité.
• Mise en place d’outils comptables
• Prévisions budgétaires.
• Evaluation de la rentabilité des services.
• Gestion de la paie du personnel administratif.

Gestion des ressources humaines :
• Gestion du personnel : 11 personnes dans un cadre interculturel et bilingue.
• Rédaction des contrats du personnel.
• Gestion des congés payés.
• Rédaction du règlement intérieur et mise en place de notes de service.
• Gestion du recrutement.
• Gestion des entretiens annuels.

Gestion culturelle :
• Mise en place de la politique culturelle de l’Alliance Française et de l’Ambassade.
• Représentation de l’Alliance Française et de l’Ambassade de France (en tant que conseiller de coopération de coopération et d’action culturelle) lors de réunions régionales, d’évènements culturels locaux et nationaux.
• Demandes de subventions, mécénats et partenariats.
• Prévision budgétaire des évènements.
• Programmation des évènements en respect de la censure religieuse et politique.
• Supervision et organisation des évènements culturels mensuels de l’Alliance Française.
• Supervision et organisation de la semaine de la Francophonie et du Festival du Film Français.
• Définition du plan de communication, relations publiques et relations presse.
• Conception graphique de support de communication.

• Analyse du système des lecteurs de scenarii.
• Collaboration à l’élaboration du rapport d’activité
• Gestion de contrats de distribution.
• Lecture et analyse de scenario.
• Analyse de devis et de plans financement (Tax shelter, Aides publiques, MG, préventes …).
• Recherches sur les nouveaux modes de financement de la production cinématographique (VOD, crowdsourcing …) et les transmedias.
• Participation à la traduction de la convention de soutien Eurimages.
• Gestion de la promotion et de la communication, création et gestion de la communication sur Facebook.
• Mise en ligne des données.
• Description, analyse et proposition d’amélioration des procédures de travail.
• Analyse des performances du Fonds.
• Gestion du catalogue des remboursements
• Participation aux projets d’évolution du système d’information Eurimages depuis l'analyse des besoins et jusqu'à leur mise en œuvre : utilisation du système d’indicateurs de performance, amélioration d’un outil de recherche multi-critères et statistisque, analyse des process métiers et des flux dans le cadre d’un projet de « zéro papier »
• Participation à la recolte et à la validation des résultats dans la base de données d’Eurimages : vérification de l’intégrité des données, tests de régression, proposition d’amélioration du système

• Gestion des dossiers de remboursements, de numérisation, des salles.
• Analyse du système des lecteurs de scenarii.
• Lecture et analyse de scenarii.
• Etude et analyse des plans de financement et du système de financement.
• Communication et relations publiques et de la promotion, Festival de Cannes et La journée de l’Europe, UGC.
• Analyse et évaluation des indicateurs de performances.
• Propositions d’améliorations du système Coeurimages.

• Programmation, sélection de court métrage.
• Représentation du festival, relation publique au Festival Internationale du Court Métrage et au Marché international du film de Court Métrage de Clermont Ferrand.
• Coordination de la logistique.

• Programmation, coordination du calendrier des évènements (projection, expositions, lecture de poésie et conférence).
• Recherche de partenariat et mécénat.
• Constitution de dossiers de subventions.
• Création de supports de communication et multimédia.
• Elaboration du plan média et de la campagne de communication.
• Coordination de la logistique.

Gestion de la scolarité :
• Gestion des inscriptions aux examens.
• Gestion des convocations, relevés de notes, attestations, diplômes.
• Organisation mensuelle des cours en collaboration avec la direction.
• Répartition des étudiants par niveaux.
• Conception des listes de cours.
• Gestion des salles de classe.

Gestion de la communication commerciale :
• Envoi des brochures.
• Collaboration à des articles et envoi du magazine AF Toulouse.
• Participation à la création et traduction de supports publicitaires.
• Création et gestion de l’interface Facebook.

Gestion administrative :
• Diffusion d’informations en français, anglais, espagnol, portugais et italien.
• Gestion des inscriptions.
• Gestion des courriels et du courrier.
• Gestion des enquêtes de satisfaction.
• Gestion de dossiers concernant des accords spécifiques et conventions.
• Organisation voyages direction : vols, hôtels.


Gestion comptable :
• Facturation clients.
• Enregistrement de factures.
• Suivi des paiements, relance des clients et fournisseurs.
• Edition de devis et factures.
• Encaissement des paiements.
• Gestion des commandes de fournitures, suivi du stock.

Gestion des ressources humaines :
• Gestion de la communication des notes de service.
• Accueil et formation des nouveaux employés.

Accueil du public :
• Standard classique.
• Diffusion des informations en français, anglais, espagnol, portugais et italien.
• Gestion des inscriptions.
• Correction tests de niveaux et orientation des étudiants.
• Diffusion de l’information générale.

Gestion des étudiants :
• Inscriptions, cartes étudiants.
• Mise à jour de la base de données.
• Gestion des prêts de livres.

Gestion administrative :
• Traitement du courrier.
• Rédactions de courriers administratifs.
• Gestion des demandes d’informations.
• Gestion des inscriptions en ligne.
• Contribution à la gestion des examens en collaboration avec l’Attachée de Direction.
• Gestion des courriers du service logement.

Gestion animation culturelle :
• Communication des documents et de l’information.
• Projection de films.
• Encadrement de sorties culturelles.
• Relais de l’information et de la publicité sur Facebook.
• Organisation de soirées
• Interprète lors de visites culturelles