Aurélie Touchard

Mois de juillet 2011, CDD au service de la Scolarité.

Inscriptions "en direct" des premières années (qui viennent d'obtenir leur baccalauréat).

J'ai surtout géré la photographie des étudiants puis l'impression de leur carte sur un matériel spécifique à la nouvelle carte d'étudiant Monéo qui commence juste à être mise en place. J'en profite pour expliquer aux étudiants le fonctionnement, comment la recharger, que faire en cas de perte ou de vol, etc.

(CDD : 23 août 2010 - 30 juin 2011)


service de la scolarité des ingénieurs :

- saisie des inscriptions et vérification des dossiers,
- participation à la préparation des dossiers en vue de la cérémonie de la remise des diplômes,
- participation à la cérémonie de remise des diplômes,
- tri des copies des devoirs par groupes, ordre alpha, avant correction,



service de la scolarité des doctorants :

- saisie des inscriptions sur logiciel interne + base Excel,
- vérification des emails des nouveaux doctorants,
- aide à la mise en page et à la conception d'un diaporama,
- saisies diverses (score TOEIC,... ) sur la base de données Excel,
- centralisation de choix de formations (réception des réponses des doctorants par mail, et réalisation d'un récapitulatif sur Excel pour comptabiliser),
- centralisation des données et réalisation du planning des cours des doctorants (Publisher),
- préparation des feuilles de pointages pour les cours d'anglais, espagnol...
- récupération de ces feuilles pour vérifier le nombre d'heures de formation de chaque doctorant.
- préparation du séminaire des 2èmes années :
1) livret séminaire : centralisation de données, contact avec les doctorants (une centaine pour le séminaire), uniformisation de la mise en page,...
2) organisation de l'ordre de passage devant les jurys en fonction des possibilités de chacun

- début de préparation des éléments pour l'année scolaire 2011-2012, afin d'avancer le travail de la rentrée

(liste non exhaustive... )

- Ouverture des dossiers en informatique
- Préparation des dossiers avant l'expertise
- Frappe des rapports d'expertise
- Frappe des divers courriers liés aux expertises
- Frappe des états de perte
- Facturation des dossiers d'expertise
- Archivage

Juin 2009 (vacation)

- Enregistrement de congés sur logiciel interne,
- Calcul manuel et saisie sur logiciel des primes de crèche,
- Archivage,
- Divers...

Mission intérimaire de 2 mois, liée à la forte activité d'avril/mai (fin des exercices au 31.12.2008).

Site internet de la société : http://www.rsm-france.com/

- Relecture, correction, mise en page de rapports de gestion, assemblées générales ordinaires (annuelles ou non) / ou extraordinaires.

Vérification des montants indiqués, à l'aide des comptes annuels (bilans actifs/passifs, comptes de résultats... ).

Préparation du nombre d'exemplaires nécessaires pour l'envoi.


- Correction et mise en page de courriers divers liés à l'année (TVA, impôt sur le revenu, taxe professionnelle, envoi de bulletins de paie, contrats de travail... ).

début septembre - fin décembre 2008

Service Régional de l'Information Statistique et Economique (SRISE) de la DRAF, à Nantes. Même poste qu'en 2007.

- Distribution du courrier du service
- Rédaction de courriers et documents divers
- PAO : Mise en page des documents Agreste, logiciel Publisher(*)
- Diffusion des documents Agreste
- Réception, tri et saisie des retours d'enquêtes
- Mise en place d'un fichier Excel pour gérer les frais de déplacements du service. Il comprend une feuille par agent, pour toute l'année, et un récapitulatif pour le service. Le tout est automatisé au maximum.


(*) exemple de document réalisé en 2008, sur le site de la DRAF (mon nom apparaît en bas de la dernière page du document)

http://www.ddaf.loire-atlantique.agriculture.go...

janvier - mai 2008 :

Mission intérimaire chez Ponticelli / ATIM.

Il s'agissait d'un remplacement congé maternité.

Je gèrais :

- l’accueil physique et les deux standards téléphoniques,
- le courrier, que j'allais chercher le matin et postais le soir,
- le contact avec les agences d’intérim, lorsque nous avions besoin de main d’œuvre : je les contactais par téléphone, triais les CV qui nous étaient envoyés, pour soumettre les plus intéressants au choix de mon supérieur,
- les plannings de congés,
- les pointages par chantier. Je faisais ensuite le point pour savoir combien d’heures avaient été consacrées à chaque chantier.
- la mise à jour des CV internes du personnel ATIM,
- les visites médicales et le suivi des formations, par l’intermédiaire d’un fichier Excel que je devais consulter régulièrement et mettre à jour,
- les déplacements,
- le suivi des formations. Lorsqu’une formation n’était plus à jour, j’envoyais les demandes de devis aux différents organismes de formation, avant de proposer les différents tarifs à mon supérieur, qui sélectionnait selon les informations collectées,
- la saisie des commandes fournisseurs sur le logiciel LESUCOM (interne),
- la saisie des devis et la mise à jour d’un suivi de devis,



liste non exhaustive…

août - début septembre 2007

- Deux standards
- Plannings de chantiers
- Pointages par chantiers
- Courriers divers
- Commandes fournisseurs
- Réponses à des appels d'offres

mi-avril - fin juin 2007

De nouveau en poste en CDD, au sein de l'équipe d'experts comptables de L.P.A.

Je m'occupais avant tout de la mise en page et de l'édition des plaquettes comptables (comptes annuels), ainsi que de quelques dossier d'expertises judiciaires.

fin septembre - fin décembre 2007

Service Régional de l'Information Statistique et Economique (SRISE)

- Distribution du courrier du service
- Rédactions de courriers et documents divers
- Mise en page des documents Agreste (consulter le blogemploi pour obtenir les liens des documents)
- Diffusion des documents Agreste
- Réception, tri et saisie des retours d'enquêtes

mars 2007

J'ai apporté mon aide à la secrétaire habituelle, ses deux collègues étant absentes.

- frappe et mise en page de comptes-rendus de chantiers
- frappe de bordereaux de transmission pour accompagner les plans
- frappe de courriers, mails
- réalisation de dossiers et reliure de ceux-ci
- adaptation rapide à la méthode d'enregistrement des documents propre à l'entreprise

mai 2006

Suite à une candidature spontanée, la société Féérie a proposé de m'accueillir sous la forme d'un stage de quelques semaines.

J'ai pu réaliser un diaporama sur le thème de l'Indonésie qui a été projeté ensuite lors d'un spectacle pyrotechnique préparé par l'entreprise.

J'ai également aidé à la réalisation de dossiers de candidatures pour différents évènements demandant des spectacles pyrotechniques, et écrire des courriers en espagnol, le fournisseur principal de Féérie se trouvant près de Barcelone.

août - septembre

Durant cette mission qui devait à la base durer une semaine, j'ai tapé un cours que devait donner l'expert comptable, et qui était enregistré sur plusieurs cassettes.

Entre temps, je frappais bien entendu le courrier, ainsi que des résultats d'expertises comptables / judiciaires.

Suite à cela, j'ai également remplacé la secrétaire - standardiste qui devait s'absenter deux semaines.

La mission est donc passée d'une semaine à un mois.

décembre 2004 - février 2005

* Bureau du courrier :

- Installation d'un chrono sur Excel, afin de bien répertorier l'arrivée des recommandés et leur bureau de destination

- Participation au tri du courrier et à sa distribution

- Aide en reprographie



* Bureau des élections et de la règlementation générale :

- Gestion des créations / mises à jour / dissolutions des associations

- Accueil de public pour les créations d'associations

- Création de dossiers d'enquêtes pour le recrutement des personnels de gardiennage / sécurité

juillet - août 2004

- Prises d'appels
- Transmission des appels aux conseillers
- Réalisation de virements bancaires
- Réalisation d'oppositions sur cartes / chèques

novembre 2003 - décembre 2003

Durant ce stage au sein du bureau de la communication, j'ai eu le plaisir de m'occuper avec une autre stagiaire du concours de dessin "Dessine un timbre au Père-Noël", qui est organisé chaque année.

Il fallait d'un côté faire le tri dans les dessins, selon l'âge, voir si certains avaient décalqué ou avaient dessiné sans modèle. Ensuite, nous sélectionnions pour chaque catégorie d'âge. Puis nous allions porter les dessins du jour chez Ouest-France, qui les faisait paraître.

Nous allions exposer tous les dessins dans la galerie marchande de Carrefour, partenaire de la manifestation.

Les meilleurs dessinateurs ont gagné le droit de venir assister à un spectacle pour enfants à la Luciole, qui est aussi un partenaire, avec un goûter à la fin, offert par Carrefour.

A côté de cela, j'ai aussi dû m'occuper de l'organisation de la participation des employés au Téléthon, en les contactant via un publipostage.

J'ai aussi dû réaliser un diaporama expliquant les changements qui auraient lieu prochainement dans l'Orne au niveau des bureaux de Poste. Celui-ci demandait une forte discrétion, puisque cela ne plaisait bien entendu pas à tout le monde.

Enfin, j'ai écrit différents courriers, réalisé des cartes "souvenirs" pour les inaugurations de bureaux de Poste ou de distributeurs au nom de la Poste.

mai 2002 - juillet 2002

Vous pouvez trouver des renseignements sur cette entreprise sur ce site : http://www.pneus-lelievre.com/fr/

Cette entreprise familiale est spécialisée dans le rechapage des pneus poids lourds, génie civil. Cela signifie donner une seconde vie aux pneus qui ont déjà servi.

Durant ce stage, j'ai réalisé un site internet en français, anglais, espagnol. Le site a complètement été refait depuis, étant donné que l'informatique évolue rapidement ces dernières années.

J'ai également mis l'entreprise en relation avec des entreprises américaines (entre autres), par le biais de différentes recherches sur Internet. Je traduisais les mails que nous recevions de l'anglais au français, et inversement pour les réponses, étant donné que mon supérieur ne parlait pas cette langue.

J'ai aussi aidé la secrétaire qui est en poste dans l'entreprise pour différentes tâches, comme la vérification et le classement des factures et le standard.

novembre 2002 - décembre 2002

Vous pouvez trouver les différents produits de cette entreprise sur le site suivant : http://www.europerfil.es/

L'entreprise est tenue en grande majorité par des catalans, ce qui a rendu la communication et l'intégration relativement difficile.

Cependant, j'ai pu aider à envoyer un grand nombre de documents à des prospects catalans ou castillans.

J'ai également aidé une personne à réaliser une étude, pour voir si l'arrivée d'un nouveau commercial au sein de l'équipe avait réellement apporté un plus.


Durant ce stage, j'étais en collocation avec des personnes ne parlant qu'espagnol, ce qui m'a permis de faire de véritables progrès et m'amène aujourd'hui à comprendre facilement une conversation, les expressions qui ne sont pas traduites entièrement dans les sous-titres des films...