Bénédicte RUAU

- Gestion administrative des appels d'offres : préparation des documents administratifs, mise en forme du dossier technique et commercial, envoi
- Support administratif : demande de subventions, demande d'avenant au marché, envoi des rapports, courriers
- Enregistrement des devis et commandes dans l'outil de gestion, classement
- Gestion du stock papier et des fournitures de bureau
- Gestion des photocopieurs : commande des consommables, demande d'interventions
- Rédaction des comptes-rendus de réunion
- Gestion de l'agenda du Directeur Technique, réservations des déplacements et repas, organisation de réunions, accueil téléphonique

- Assistante du Directeur Commercial
- Organisation, réservation et saisie des déplacements professionnels,
- Organisation de réunions, gestion d’agendas électroniques, réservation de salles,
- Saisie et validation des notes de frais et des congés de l’équipe commerciale, planning des congés,
- Gestion des appels téléphoniques de l’équipe commerciale, traitement du courrier, classement, archivage, commandes de fournitures
- Gestion administrative des appels d’offres (environ 50/an) : retrait des dossiers de consultation, préparation des documents administratifs, mise en forme du dossier technique et commercial, centralisation des documents pour envoi des plis ou dépôt électronique,
- Mise à jour des documents contractuels et financiers de l’entreprise
pour les appels d’offres (assurance, bilans, KBIS,…).

- Traitement et suivi administratif, commercial et logistique des commandes clients
- Renseignement des clients sur l'état d'avancement de leurs commandes (délais, disponibilités,...)
- Traitement des litiges clients et fournisseurs avec la France et l'étranger (retard, retours,...)
- Facturation, classement
- Gestion et mise à jour de la base articles fournisseurs (création de références,...)
- Traitement des remises arrière fournisseurs

- Prise des commandes téléphoniques et saisie informatique
- Renseignement du client sur les délais
- Préparation des commandes
- Gestion du transport des commandes et organisation des livraisons
- Secrétariat classique