Bettina PRAT
Secrétaire technique, Société TERRAGONE
BTS Assistante de direction et en poste depuis 1999 au sein d'un cabinet de géomètre expert en tant que Secrétaire technique. Mon poste a évolué avec l'ancienneté dans l'entreprise et l'expérience. J'aime travailler de manière autonome et organisée.
Je réponds essentiellement aux dossiers d'appels d'offres de maîtrise d'oeuvre et aux demandes de candidatures. Je m'occupe également des tâches administratives incombant au service urbanisme et diverses autres tâches d'assistanat administratif courant (courriers, scan, fax, courriels, standard). J'utilise quotidiennement les outils informatiques tels que word, excel, outlook (messagerie, répertoire et agenda), internet, powerpoint, etc...
18 contactsMission maîtrise d'oeuvre VRD :
1 / tenue d'un tableau d'opérations, affecter ces dernières aux agences correspondantes
2 / répondre aux dossiers d'appels d'offres et de candidatures sur la Bretagne et les régions avoisinantes pour l'ensemble des six agences
3 / assurer le suivi des dossiers et faire circuler l'information intra agences
4 / ouverture des dossiers pour les entreprises retenues (attribuer numéro de dossier, le transmettre à l'équipe correspondante, devis, facturation...)
Mission urbanisme :
1 / tenue d'un tableau de suivi des affaires et des tâches à effectuer
2 / faire le point avec l'équipe en place lors de réunion
3 / tâches administratives courantes dans le cadre de l'urba (constitution de dossier de PA, duplication, transmission de documents, classement, etc...)
Mission standard :
1 / prise du standard téléphonique les mercredis
2 / transmission des messages ou information des clients
Mission organisation :
1 / archivage des dossiers
2 / organisation des dossiers par rayonnage
3 / création de dossiers, etc...
1999 - 2009Gestion de toute la partie administrative et comptable des dossiers de marchés publics et privés de maîtrise d'oeuvre VRD, soit :
- estimation des opérations,
- constitution et publication des dossiers d'appels d'offres,
- parution d'annonces dans les journaux officiels suivant le montant estimé de l'opération immobilière,
- consultation d'entreprises par lots de travaux (voirie, assainissements, réseaux souples, espaces verts ...),
- ouverture des plis d'entreprises et vérification des offres,
- notifications des marchés aux entreprises retenues, ordres de service de démarrage des travaux, etc....,
- suivi des travaux primaires et différés (compte rendus, paiements, divers courriers relatifs au suivi, attestation de fonds consignés, demande d'arrêté pour différé des travaux de finition, gestion de désignation et numérotation de voirie, demande de certificat d'achèvement...),
- gestion comptable, vérification des factures d'entreprises et validation, établissement de certificat pour paiement et d'état des dépenses, élaboration de factures d'honoraires,
- gestion des dossiers de l'équipe VRD (voirie et réseaux divers),
- répondre aux attentes des clients par téléphone, courrier, fax ou mail, etc...,
- recherche de solutions optimales pour gérer les problèmes et les divers imprévus,
- mise en place de système de classement,
- élaboration de modèles de documents,
- maîtrise de divers logiciels (word, excel, access, ...) et d'internet,
- organisation d'évènements inter-agences (repas d'entreprises, départ en retraite, naissance, anniversaires, etc...)