Catherine CAQUELOT
Assistante de direction
Champs de compétences
Assistanat de direction
Organisation de repas d’affaires. Organisation de déplacements, sur plusieurs jours, avec contraintes budgétaires. Organisation de Conseils d’Administration, d’Assemblées Générales. Prises de notes et établissement des PV d’Assemblée.
Assistanat commercial
Définition de cahiers des charges.
Sourcing et prospection commerciale.
Suivi de livraisons à l’international, et des marchandises en transits.
Secrétariat classique
Très bonne orthographe Rédaction et saisie de documents. Tenue d’agendas, gestion de salles de réunion. Réception des appels téléphoniques (internes, externes). Tri et classement de courrier.
Gestion des ressources humaines
Recrutement, encadrement et animation d’équipes (5 à 10 personnes). Gestion des plannings et des congés, en fonction des impératifs commerciaux. Gestion administrative du personnel (permanent et intérimaire), commandes de renforts.
27 contacts1990 - 2002Réceptionniste Hotel IBIS GRENOBLE(1990/1992), puis, Adjointe du Directeur 1992/1996 (Hôtel IBIS Nemours 77), puis Adjoonte de direction Hôtel IBIS Versailles (85 chambres). Gestion du back office et d'une équipe de 5 réceptionnistes et une gouvernante et 5 femmes de chambres. Optimisation démarche qualité, remises en banque, caisses, débiteurs, salaires, commandes, suivi et gestion des stocks, mise en place des ILV et PLV, et mise en place des politiques commerciales. Gestion des services annexes (location de voiture...). Suivi des budgets et reporting au siège. Prospection et organisation de séminaires d'entreprise : Centrale d'achat ATAC, Carrefour, L'OREAL, ST GOBAIN Bouygues, Giat Industries. Suivi et respect des audits financiers et de la certification Iso 9002..
Assistante Administrative URSSAF du Puy de Dôme Prise en charge des
appels entrants, sur plateforme téléphonique, pour PAJE Emploi, réponses aux questions par utilisation de scripts. Assistance au Conseil Général pour les Allocataires APA. Comptabilité de base, prise de RDV, Offres de
Service, Pré-accueil des cotisants, collecte des DUCS, appels de cotisation RSI, appels sortants pour promotion CESU. Rédaction de courriers (loi TEPA, anomalie CRAM...).
De Mai 10 à Août 10 : Assistante RH : Office du Tourisme de Vichy, Gestion administrative d'une équipe de 40 permanents (volet social, CP, Formation). Gestion et recrutement d'intérimaires.
Gestion des dossiers clients, saisie informatique, secrétariat classique
Tenue agendas du Directeur et du Président, filtrage des appels, gestion du personnel (gestion des paies, CP, formations, relations avec les administrations), gestion des fournitures, centralisation du courrier entrant et dispatch dans les différents services après contrôle, vérification du courrier sortant, contrôle de la communication interne et externe, suivi des tableaux de bord (CA, contrôle qualité). organisation et participation aux Conseils d'Administrations et Assemblées Générales (prise de note, rédaction et approbation des comptes rendus et PV). gestion des commandes (fournitures).