Cathy DEBLOIS / ex. HENNEQUIN

Assurer l’accueil des visiteurs (clients, fournisseurs, personnel) et réaliser certaines tâches administratives « interservices » pour l’ensemble du site (Philagro, SCAE) tel que l’achat de fournitures de bureau.
En collaboration avec les assistantes sur le site, participation à des opérations spécifiques ( organisation d’évènements ou de réceptions, déménagements, etc.)

- Accueil et orientation des visiteurs.
- Gestion des demandes de taxis, plateaux repas, réservation de restaurants et accès Wifi.
- Standard : filtrage et orientation des appels, organisation de conférences téléphoniques.
- Réception, répartition et envoi du courrier (PHF, SCAE et Nissan), gestion des livraisons (signatures BL etc.), des expéditions. Gestion des dossiers / contrats fournisseurs liés à ces postes
- Réappros distributeurs de boissons (machines à boissons froides et chaudes). Gestion des contrats fournisseurs liés à ces postes.
- Gestion et suivi :
. Des différents plannings Philagro et SCAE : Emploi du temps, réservations de salles, réservations de matériels etc.
. Des flottes mobiles Orange Philagro et SCAE.
. Des clés du bâtiment.
. Des coûts liés au site
- Action de formation : réservations d’hôtel.
- Achats - assurer les commandes de :
. Fournitures de bureau pour Philagro et SCAE (remontées des besoins stocks et équipes par les assistantes de direction / de services)
. Imprimerie : Papiers à en-tête, enveloppes à en tête, cartes de visite Philagro et SCAE + suivi facturation
. Recherche de prestataires et gestion achats divers (mobilier, …)
- Maintenance :
. machine à affranchir, à plier, balance
. photocopieurs / fax (relevés, demandes d’interventions)
. petits travaux sur le site (demandes interventions techniques)

ASSISTANTE DE DIRECTION depuis plus de 17 ans

Responsabilités et qualités requises (et acquises) que je pratique au quotidien ( La liste est non exhaustive ! )

Savoir-faire :

• prise de rendez-vous, gestion et prétraitement (en ligne) de l’agenda et de la boîte mail
• organisation et suivi de réunions/séminaires/événements (jusqu’à 400 personnes, voire plus)
• organisation de déplacements et/ou de réservations, que ce soit en France ou à l’étranger (hôtel, train, avion, voiture, taxi, EuroStar, etc.. (par Internet ou en collaboration avec une agence)
• filtrage téléphonique
• bon niveau d’anglais courant (+ nov. 2008 immersion 100% anglais en Irlande)
• création, rédaction, et élaboration de documents divers, à la demande
• interface interne et externe
• centralisation et dispatching des informations, et/ou messages téléphoniques, fax, etc…
• gestion et suivi des dossiers en cours, ou de facturation
• élaboration des notes de frais de la direction, papiers et/ou rendez-vous à titre personnel
• classement et archivage
• accueil téléphonique et physique
• gestion de l’intendance, entre autres…

Qui je suis :

• opérationnelle de suite, efficace,
• polyvalente, autonome,
• créative, réactive,
• honnête, fiable, dévouée,
• bonne capacité d’adaptation, sens de l’initiative,
• rigueur, organisation, dynamisme,
• discrétion, goût du service et du travail bien fait,
• patience, très bon relationnel,
• rapidité, bonne gestion du stress et des priorités, sens de la confidentialité
• grande disponibilité,
• extrême souplesse, entre autres…


Connaissances en bureautique :

o Pratique quotidienne du Pack Office 2003/2007, sur matériel PC, et ce depuis 1998 (Macintosh de 1988 à 1997) + rapide adaptation pour l’utilisation d’appareils divers de bureautique : photocopieurs, fax, machine à affranchir, appareil visioconférence, machine à café, etc…
o Pratique quotidienne d’Internet, Outlook + bonne connaissante (de 1998 à 2002) du logiciel de messagerie LOTUS NOTES version 5 - avec prise en main et lecture des PALM Vx
o Pratique régulière de photos numériques (diaporama auto/sono) – Standard téléphonique