Cathy MOISSON

Assistante de Direction au sein du Cabinet Cereza Conseil (70 collaborateurs environ), j'ai eu à gérer différents aspects comme :

La gestion administrative des Appels d'Offres : constitution du dossier conformément au règlement de consultation.

L'administration RH :
Envoi de la Déclaration Unique d'Embauche pour chaque salarié.
Accueil des nouveaux collaborateurs et communication des différentes procédures, démarches administratives et informations liées à l'entreprise (Affiliation à la Mutuelle, Régime de prévoyance complémentaire, Visite médicale, Procédures de note de frais, Procédure de remboursement trajet domicile-lieu de travail, outil de pointage interne...).
Gestion de la communication au Département Social du Cabinet d'Expert Comptable des variables administratifs sous forme de tableau récapitulatif pour prise en compte sur les salaires (Congés payés, RTT, Nombre de tickets restaurant par jour travaillé, remboursement des frais de mission).

L'organisation de la participation du Cabinet à différents Salons (Forum Trium, Forum Arts & Métiers, Forum Telecom) et des événements internes (séminaires, petits déjeuners salariés et un événement client)

La gestion de la relation fournisseurs (liée à l'aspect services généraux), la prise en charge des appels téléphoniques, le traitement du courrier, la mise sous pli des factures et la rédaction de courriers.

- Réalisation des contrats de missions temporaires et des contrats de mises à dispositions (logiciel Tempo).
- Envoi des déclarations uniques d’embauches (DUE), du fichier UNEDIC et DADS (1 fois par an).
- Gestion des paies de la saisie des heures dans logiciel Tempo (relances pour obtention les relevés d’heures - utilisation logiciel Banco pour calcul des paies et éditions des bulletins) jusqu’aux factures clients – 70 intérimaires en moyenne.
- Relances clients au niveau de la facturation (relances téléphoniques et par courrier si nécessaire).
- Prise en charge des demandes de rdv pour visites médicales pour les intérimaires.
- Gestion des arrêts maladie et accidents de travail, envois des attestations Assedic et certificats de travail.
- Gestion des acomptes (des demandes aux virements bancaires).
- Envoi des bilans de fin de mission aux clients.
- Réalisation des demandes de remboursements des formations auprès du FAF TT et également de la demande de fonds mutualisés (1 fois par an).
- Organisation des invitations afin de remercier les intérimaires de leur fidélité (invitation à l’agence et gratification via chèques cadeaux).
- Réalisation des tests Oraux en anglais auprès des candidats (soit par téléphone soit lors de leur rdv à l’agence).
- Création pour la Direction d’un tableau de suivi des coûts de gestion de l’agence, mise sous pli et envoi des règlements factures fournisseurs, gestion des délais de paiement Pôle Emploi, Urssaf pour les permanents et les intérimaires, création de présentations Powerpoint et rédaction de courriers divers et prise en charge du standard téléphonique.

Assistanat du Comité de Direction. Mission de travail temporaire.
- Gestion agenda du Directeur Délégué.
- Participation et réalisation du compte-rendu du Comité de Direction sur base hebdomadaire.
- Participation et réalisation du compte-rendu du Comité Ressources Humaines sur base bimensuelle.
- Gestion des prises de rendez-vous des entretiens candidats, envoi des réponses négatives et des réponses vivier.
- Gestion des demandes de déplacements des Directeurs et des Consultants.
- Prise en charge de la partie administrative liée aux Appels d’Offres.

Expérience au Grand Duché du Luxembourg.
Prise en charge de l'organisation des formations pour les Auditeurs jusqu'aux Associés selon planning ou demandes ponctuelles de formation en respect des procédures internes.
Learning & Development Administrator (CDI)
- Gestion de l’organisation des trainings internes de la création du Planning Annuel des formations offertes au personnel KPMG Audit, à l’envoi des invitations aux participants, à la gestion des salles de formations et du matériel technique, aux résumés des évaluations des cours par les participants (communication aux formateurs des résumés concernant l’évaluation du cours qu’ils ont donné) et à la mise à jour de la base de données intranet concernant les formations suivies par chacun des participants.
- Gestion de l’organisation des cours externes du personnel : cours de langues ou tout cours ou formation répondant à la demande effectuée et approuvée par le Learning & Development Partner.

Expérience professionnelle au Grand Duché du Luxembourg
- Rédaction et suivi des différents contrats de travail et avenants (renouvellement des contrats à durée déterminée, affiliation et sorties au centre commun de la sécurité sociale).
- Mise à jour des données concernant le personnel et prise en compte de tous les documents ayant une répercussion sur la rémunération (par exemple : changement de classe d'impôt suite à un mariage et/ou une naissance et congés légaux qui y sont liés).
- Gestion des salaires des agents télémarketing sous contrats, du personnel d'encadrement ainsi que l'envoi des relevés d'heures concernant le personnel intérimaire soit un effectif total de 95 personnes en moyenne de différentes nationalités et prise en charge des virements des différents salaires via outils multiline à notre disposition ou édition de chèques et cela en collaboration avec une fiduciaire.
- Prise en charge du secrétariat classique comme la réservation de chambres d'hôtel, la prise en charge des appels entrants et plus particulièrement de ceux destinés au General Manager, dispatching du courrier et point avec le General Manager sur les courriers et les points importants liés au personnel ou tout autre éléments (gratifications, cadeaux de fin d'année pour les clients et le personnel, différents litiges), gestion des différentes commandes fournisseurs.

- Gestion des demandes d'opérations (Réception par email des demandes d'interventions des différents départements sur le réseau, validation ou invalidation planning en collaboration avec les équipes techniques et le Manager, mise à jour du planning général des opérations programmées sur l’Intranet, prise en compte des comptes-rendus d'interventions).
- Réalisation de statistiques hebdomadaires des opérations programmées pour diffusion au client Noos et en interne.
- Diffusion en interne et externe (vers clients de Noos) de messages concernant les perturbations qui risquent d'avoir lieu suite aux différentes opérations prévues.

Assistante Administrative et Commerciale au sein de l'Unité d'Affaires Intranet Ventes Ile de France (équipe de 7 ingénieurs d'Affaires):
- Saisie des contrats clients dans base de données.
- Suivi de l'état d'avancement jusqu'à la mise en production des services souscrits.
- Suivi des prises de commandes des ingénieurs d'Affaires.
- Prise en charge des appels clients (problèmes de facturation et problèmes liés aux délais de mise en production).

7/1996 - 12/1998 Assistante administrative (CDI)
- Gestion du tableau de service du personnel du Centre Support Internet de France Telecom Transpac (20 personnes).
- Gestion du planning des salles de réunion.
- Réservation billets de train pour l’équipe d’Ingénieurs lors de leurs déplacements pour Centre Technique de Rennes.
- Traitement du courrier.
- Prise en charge du standard téléphonique.
- Suivi des demandes clients relatives aux noms de domaines Internet, en liaison avec les administrations de l'Internet et avec les Agences Commerciales Transpac.