Céline Balounaïck

Contact client, écoute, information, conseil aux clients, vente, prise de commande, gestion des retours...

Montage de dossiers en réponse à des appels d'offres. 86% de réussite sur les propositions client.

ORGANISATION D'UN CONGRES

1) Logistique inscriptions
Gestion financière : encaissement, facturation, suivi des paiements
Suivi des inscriptions groupes et individuelles: enregistrements, modifications, changements…
Etablissement d’une liste précise et évolutive permettant une vérification permanente de l’état des inscriptions ainsi que des différents changements effectués grâce à un code couleur.
Vérification régulière des listes pour s’assurer de la bonne tenue de celles-ci.

Etablissement d’un code couleur pour les badges par catégories d’inscriptions (orateurs, staff, inscriptions, étudiants…)


2) Logistique hébergement
Gestion des RL pour chaque groupe et pour les individuels avec 5 hôtels différents à Marrakech
Gestion des quotas de catégorie de chambres pour les groupes
Gestion financière avec les clients et les fournisseurs
Gestion des besoins en salle de réunion pour les groupes

3) Logistique congrès
Gestion des différents espaces de réunion au Palais des Congrès de Marrakech
Etablissement d’un planning de réunion
Gestion des pauses café et déjeuner
Etablissement de tickets de restauration quotidiens nominatifs pour les déjeuner
Gestion de l’accueil des participants et de la mise à disposition des badges et des pochettes congrès

TOURISME D’AFFAIRES

Création de mailings (d’invitations, de confirmation, et de convocation), de bulletin d’inscription, de convocation aéroport, de carnet de voyages, d’étiquettes bagages… en suivant une charte graphique et un code couleur définis, en rapport avec le congrès s’il y a lieu.
Gestion des participants (hébergement, restauration, animation, aérien, PPA si nécessaire, inscriptions au congrès…)
Vérification régulière des listes pour s’assurer de la bonne tenue de celles-ci.
Etablissement d’une liste précise et évolutive permettant une vérification permanente de l’état des participations ainsi que des différents changements effectués grâce à un code couleur.
De la liste générale, établissement de différentes listes tel que RL, liste des inscriptions, liste aérienne…
Contact client : accueil, écoute, conseil,
Gestion de l’hébergement (envoi et vérification des listes, paiements, gestion des salles de réunion si besoin, choix des menus pour petit-déjeuner, choix salle petit-déjeuner si besoin, vérification catégorie et emplacement des chambres…)
Gestion aérien (paiement, vérification régulière nb de personnes, envoi et vérification des listes, gestion des différés,…)

Création des courriers : courrier d’invitation, courrier d’information (confirmation inscription, demande de PPA, modalités d’entrée dans le pays…), courrier d’envoi des PPA, courrier de convocation (lieu, heure d’enregistrement, livret de voyage,…), courrier final

Réception réponses invités :
- gestion de la liste client : annulation, confirmation, en attente, informations supplémentaires, billets, hôtels, acco…
- envoi régulier de la liste au client en l’informant des nouveautés et changements

Recherche de billets en fonction demande des invités, heure départ vol groupe, budget client…

Gestion financière : encaissement, facturation, suivi des paiements
Suivi des inscriptions groupes et individuelles: enregistrements, modifications, changements…
Etablissement d’une liste précise et évolutive permettant une vérification permanente de l’état des inscriptions ainsi que des différents changements effectués grâce à un code couleur.
Vérification régulière des listes pour s’assurer de la bonne tenue de celles-ci.

Etablissement d’un code couleur pour les badges par catégories d’inscriptions (orateurs, staff, inscriptions, étudiants…)

Gestion des RL pour chaque groupe et pour les individuels avec des hôtels différents
Gestion des quotas de catégorie de chambres pour les groupes
Gestion financière avec les clients et les fournisseurs
Gestion des besoins en salle de réunion pour les groupes

Gestion des différents espaces de réunion au Palais des Congrès de Marrakech
Etablissement d’un planning de réunion
Gestion des pauses café et déjeuner
Etablissement de tickets de restauration quotidiens nominatifs pour les déjeuner
Gestion de l’accueil des participants et de la mise à disposition des badges et des pochettes congrès

TOURISME D’AFFAIRES

Création de mailings (d’invitations, de confirmation, et de convocation), de bulletin d’inscription, de convocation aéroport, de carnet de voyages, d’étiquettes bagages… en suivant une charte graphique et un code couleur définis, en rapport avec le congrès s’il y a lieu.
Gestion des participants (hébergement, restauration, animation, aérien, PPA si nécessaire, inscriptions au congrès…)
Vérification régulière des listes pour s’assurer de la bonne tenue de celles-ci.
Etablissement d’une liste précise et évolutive permettant une vérification permanente de l’état des participations ainsi que des différents changements effectués grâce à un code couleur.
De la liste générale, établissement de différentes listes tel que RL, liste des inscriptions, liste aérienne…
Contact client : accueil, écoute, conseil
Gestion de l’hébergement (envoi et vérification des listes, paiements, gestion des salles de réunion si besoin, choix des menus pour petit-déjeuner, choix salle petit-déjeuner si besoin, vérification catégorie et emplacement des chambres…)
Gestion aérien (paiement, vérification régulière nb de personnes, envoi et vérification des listes, gestion des différés,…)

Budget Lancôme :
Coordination d'une campagne publicitaire. Recherches de nouvelles égéries.
Suivie de la conception et de la fabrication.
Coordination des partenaires internes (créatifs, commerciaux...) et externes (clients, photographes...).

Organisation et animation d’un congrès médical : les 2e Rencontres de NeurologieConception et organisation de projets de formation infirmière pour les laboratoires Astra Zénéca Conception, élaboration et animation de stands pour les laboratoires Takéda (salons Cardiologie pratique, Société Française de Cardiologie…)
Conception et élaboration de divers outils de communication (dossiers sponsors, affiches, mailing, logo, journaux internes, livrets voyage, …)
Organisation et préparation des réunions, séminaires ou déplacements à partir d’un ordre du jour et d’orientation générale – Assure sur place ou à distance la logistique