IME / SESSAD du Carembault
- Assistante de Direction
Administratif |
2015 - maintenant
Institut Médico-Educatif (IME) et Service d’Education Spécialisée et de Soins A Domicile (SESSAD) du Carembault-APEI d’Hénin-Carvin, Structures médico-sociales accueillant et accompagnant des jeunes atteints de déficience intellectuelle. Eff. : 123 jeunes et 60 professionnels.
En plus des tâches "classiques" de secrétariat, mes compétences spécifiques en tant qu'Assistante de Direction sont :
• Le Secrétariat de Direction : assister le Directeur dans ses différentes missions, organiser la gestion du secrétariat et coordonner les tâches confiées à l’agent administratif, participer à l’élaboration et la rédaction de dossiers spécifiques (Projet d’établissement, Rapports d’activités, d’évaluation interne, etc. ;
• La gestion administrative des usagers : en respect des procédures associatives, gérer les dossiers des usagers ;
• La communication : interface entre l’établissement, le siège et les partenaires extérieurs, orienter et informer les familles des usagers, … ;
• La gestion RH, administrative et financière : gérer les dossiers du personnel (congés, éléments de préparation à la paie, …), la tenue de la caisse de l’établissement, la campagne de la taxe d’apprentissage, les commandes et la facturation.
Egis
- Secrétaire Administrative
Wasquehal
1996 - 2015
Egis International est spécialisée dans l'ingénierie des transports et du développement urbain, et le conseil économique et institutionnel. La société intervient chaque année dans plus de 100 pays à travers le monde et elle accompagne le développement du groupe Egis à l'international.
Mes missions ont consisté en :
• la participation au montage des dossiers de projet (APS , APG, APTCFH , DCE…), en partenariat les Directions de Projet, les clients (Sanef, APRR, Vinci, etc.),
• la saisie et mise en forme des documents du service dans le respect des standards internes,
• le recensement et enregistrement des pièces administratives et techniques sous GED,
• la participation au montage des dossiers d’Appels d’Offres : anticipation, relance des différents intervenants et sous-traitants, relecture, vérification des devis, correction et envoi des dossiers),
• la mise à jour de bases de données (temps de travail, absences et CP, notes de frais, formations, plan de charge…),
• la gestion des temps passés,
• la tenue des agendas, l’organisation de réunions, missions et déplacements,
• la collecte, tri, classement et archivage de documents,
• le suivi des dossiers du personnel,
• le suivi des stocks, la gestion des budgets et commandes des fournitures, la réception et le contrôle des factures,
• l’accueil physique et téléphonique.
