Claire Courbet
Chef de projet congrès et événements internationaux, IPSEN PHARMA
Récemment diplômée d'un Master « Tourisme d’affaires, Congrès et Evénementiel » à l’université Paris-Est Marne-la-Vallée - je suis spécialisée dans le secteur de l'organisation d'événements au sens large (Direction Marketing et communication, RP, DMC, Agences événementielles: séminaires, congrès, réunions, voyages de motivation - entre autres).
Mes différentes expériences professionnelles, dans une agence événementielle du groupe Publicis et au sein des directions Marketing d'Ipsen Pharma et GMF Assurances, m’ont permis de m'exercer dans la logistique et l'organisation des maillons de la chaîne des événements d'entreprise de tout type (séminaires, réunions d'experts, voyages de motivation, assemblée générale et congrès pharmaceutiques). Cela m'a permis de perfectionner mes compétences linguistiques du fait d'environnements de travail multiculturels et mes compétences relatives aux tâches connexes des événements (gestion du matériel promotionnel, réservation de voyages, budgétisation et facturation, opérations de commandite, publipostage, entre autres)
Pourquoi la communication événementielle? Car j’apprécie mener à bien des projets en équipe, de l’organisation à la réalisation. C’est un domaine riche où il faut savoir, à la fois, anticiper, être curieux, créatif et proactif. L’utilisation de différents supports contribuent de diverses manières aux mêmes buts : transmettre des informations et au-delà, de rassembler tous les acteurs de l’entreprise autour des mêmes valeurs. De plus, je trouve que ce domaine correspond à ma personnalité.
Par ailleurs, je suis particulièrement sensible à la tendance du calcul du Retour sur Investissement (ROI) dans les événements, sujet que j'ai approfondi lors de la rédaction d'un mémoire de recherche.
Spécialités
Français, Anglais, Espagnol
MS Office (Excel, Word, Powerpoint, Outlook, Publisher)
Lotus Notes
File Maker Pro (Événements)
Notions de SAP
Internet et Réseaux sociaux
Sensible aux tendances du secteur MICE et des nouvelles technologies
Passionnée des voyages.
71 contacts- Relations avec les clients externes et internes
- Organisation et coordination logistique des congrès et événements internationaux
> Rédiger le brief à destination des agences événementielles, standistes et agences médicales
> Recommander, planifier et exécuter les stands
>Manager et contrôler les relations commerciales avec les agences événementielles et médicales
> Gérer la partie logistique (hébergements, dîners, réunions, orateurs)
> Transmettre les informations nécéssaires aux filiales
> Intéragir avec la direction marketing
> Coordonner la participation des différentes filiales aux congrès et événements internationaux
> Veiller au bon déroulements des événements
- Suivi de budget
- Respect des procédures réglementaires
2011 - 2011- Participer à l'organisation des événements internationaux du groupe (réunions d'experts, incentives)
- Gérer la participation du groupe aux congrès internationaux (inscriptions, opération de commandite, logistique, réservations et suivi des prestations)
- Gérer et suivre les participations
- Gérer l'événement sur place (encadrement des participants et suivi du bon déroulement de la manifestation)
- Avoir la capacité à gérer le stress et les imprévus
- Gérer la conception et les stocks du matériel promotionnel
- Participer à la conception de stand de congrès
- Concevoir des brochures, dossiers de voyages et présentations
- Rédiger des courriers et courriels
- Budgéter les postes de dépenses
- Gérer la facturation des prestations
- Réaliser des tâches administratives et de comptabilité
- Travailler en collaboration avec les acteurs internes de l'événement (Direction Marketing, Chefs de produits, Coordonateurs des événements des différentes filliales, Services des Affaires réglementaires, Comptabilité, Reprographie et Courrier)
- Travailler en collaboration avec les acteurs externes de l'événement (Agences événementielles, Hôteliers, Restaurateurs, Compagnies de tranports, Studios graphiques et son).
2010 - 2010- Répondre à des appels d'offre pour l'organisation de réunions et la participation de laboratoires pharmaceutiques à des congrès - avec symposium.
- Suivre des dossiers en France et à l'étranger selon tous les aspects de logistique (transport/hébergement/restauration/ administratif congrès)
- Participer à l'organisation de voyages de récompense (Incentives)
- Rédiger des courriers d'invitations et des courriels
- Gérer les participations au moyen de File Maker Pro
- Concevoir des brochures et de documents de voyage
- Répondre aux imprévus et aux changements
- Prendre les briefs du client
- Collaborer avec tous les acteurs de l'événement:
*Acteurs internes (Direction, Chefs de projets, Comptabilité, Service de réservation de billets de transports)
*Acteurs externes (Agences réceptives ou DMC, Hôtels, Restaurants, Compagnies de transport, entre autres).
- Relancer les participants pour le compte de laboratoires pharmaceutiques
2009 - 2009- Organiser et suivre des dossiers de séminaires et de formation interne
- Traiter des demandes de voyages des sociétaires (transport/hébergement)
- Collaborer avec des prestataires en direct (Hôteliers, Restaurants, Location de salles, Agence de réservation de billets de transports).
- Traiter et vérifier les factures
- Traiter le courrier
- Rédaction de courriers et de courriels
- Réaliser du publipostage
- Contribuer à l'organisation et à la réalisation de manifestations (Assemblée Générale annuelle à Marseille, réunions, cocktails, transferts