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ACM Agence commerciale
- Secrétaire administrative
Administratif | Anzin (59410)
2021 - 2021
Gestion des commandes des clients (téléphone, messagerie) et envoi aux fournisseurs
Saisir et éditer les éléments nécessaires à la livraison et à la facturation
Gestion dossiers clients et fournisseurs (facturation, retours, bons de livraison, commande échantillons)
S'assurer du parfait règlement des factures par les clients
Traitement des mails et courrier
Réception de colis
Mise à jour de tableaux excel (dépenses et recettes)
Transmettre des informations au cabinet comptable (factures, arrêt de travail, frais des commerciaux ..)
Classement et archivage de tout type de documents
Travail en étroite collaboration avec les commerciaux
Commande de consommables, fournitures
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Administratif | Valenciennes (59300)
2021 - 2021
Aide dans le domaine du secrétariat médical, création des dossiers patients Français et Anglophones. Enregistrement systématique des dossiers lors de l'opération détection du génome de SARS-CoV2 au centre de dépistage.
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INSITU Hôtel
- Réceptionniste de nuit
Autre | Valenciennes (59300)
2020 - 2021
Accueil clients et veiller à la qualité des prestations offertes aux clients.
Préparation des petits-déjeuners
Gestion planning des femmes de chambres
Comptabilité de la réception : la validation des factures, l'encaissement des règlements, l'établissement du rapport comptable de la journée pour la direction.
- Il garantit le calme et la sécurité de l'hôtel pendant la nuit et prend toutes les décisions importantes en cas d'urgence (procédure incendie ...)
- Au petit matin, un compte-rendu de la nuit et transmet les demandes éventuelles des clients au réceptionniste qui prend sa relève.
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AFPI
- Assistante administrative
Administratif | Valenciennes (59300)
2020 - 2020
Accueil physique et téléphonique, préparation des dossiers stagiaires et formateurs
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Toyota Motor Manufacturing France
- Assistante administrative Anglais (lu, écrit, parlé)
Onnaing
2019 - 2019
Mise à jour de dossiers et vérification de procédures de détachement de travailleurs en France.
Correspondance téléphonique et mail.
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sadis (groupe sorédis)
- Assistante administrative
2018 - 2018
Utilisation d'un logiciel de gestion
Refacturation, facturation et suivi des paiements fournisseurs / clients
Effectuer la fin de mois (la situation comptable)
Annulation de factures et faire les avoirs
Lettres de relances impayés et de mise en demeure
Analyse de documents et traitements des demandes par mail
Contacter les prestataires de services
Transmettre des documents et des informations à sa hiérarchie et aux collaborateurs
Recueillir des informations à partir du logiciel
Créer des documents word et des tableaux sous excel
Suivre les dossiers clients, classer des documents
Transmettre les documents comptables nécessaire à la comptabilité du client
Traiter des demandes d'intervention chez le client
Faire le rapprochement entre facture et devis
Création et modification de tarifs
Effectuer un point balance et administratif avec les commerciaux
Envoyer par courrier les paiements des avoirs par chèques aux clients et le relevé de factures si nécessaire.
Analyser et saisir des données
Rédiger et / ou remplir une convention de mise à disposition
Monter une avance automatique et / ou une aide de marché
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Menissez
- Hôtesse d'accueil
2017 - 2017
• L’accueil téléphonique incluant les contacts internationaux) en assurant le transfert vers les bons interlocuteurs de l’entreprise et le filtrage des appels,
• L’accueil de personnes se présentant dans les locaux (enregistrement informatique), le renseigner et, si nécessaire prévenir la personne concernée qui se chargera de venir la chercher au RDC, l'orientation des visiteurs (fournisseurs, attachés commerciaux, intervenants externes, etc…) qui peuvent être également anglophones, création des badges,
• La bonne tenue du hall d’accueil et du poste de travail ,
• Taches administratives diverses,
• Classement et archivage de documents,
• Ouverture de la barrière à l’entrée du site,
• Réception de colis et orientation des livraisons à l’entrée du site,
L'ouverture et la fermeture du standard
• Prise en charge de l’Accueil Physique de l’ensemble de nos visiteurs (Accueillir, Orienter, Informer le destinataire, Prendre congé, etc…), création des badges,
• Connaissance des structures internes et des différents services,
• Connaissance et mise en place des consignes de sécurité,
•Préparation de colis d'échantillon et effectuer les envois
• Faire le rapprochement facture et bon de livraison
• Codifier des factures
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IBIS
- Adjointe de direction(stagiaire)
Paris
2014 - 2014
- Présentation au personnel
- Inventaire denrées par produit et fournisseurs, boissons soft, alcool et vin/bière/champagne
- Rapprochement bancaire (suivi des prélèvements, versements)
- Caisse, (suivi et clôture), télécollecte
- Enregistrement de factures (journal des achats), encaissement par VAD
- Gestion des débiteurs (relances, règlements, lettrage, régule et création de comptes), règlements fournisseurs (sur Sharepoint) et imputation des factures sur VG et/ou Tableaux excel
-Rapprochements des paiements en ligne OGONE/APOL (TARS)
- Prise de réservations : segmentation, informations clients (téléphone, Front desk, fax, internet)
- Allotements (fermeture sur le web TARS), partenaire (Résidence Orféa), délogement (VG) et alternative clients (autres hôtels du groupe)
-Rapprochement Gouvernante (étage) / Réception
- Application des procédures (normes HACCP, traçabilité des produits, First-in &first-out, DLC-DLUO),
- Audit (qualité du personnel, produit, matériel)- Formation SSI
- Planning du personnel , renouvellement de contrats (Extras), DUE (l'URSSAF), mise à jour du RUP
- Installations des lits SWEET BED et la nouvelle carte des petits encas
- Envoi postal de courriers : INSEE (Fréquentation), CRT (règlements des chèques vacances, de table...), débiteurs
- Aide au service restaurant et petit-déjeuner (mise en place, nettoyage et rangement)
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Groupe SNCF
- Agent commercial voyageurs
Marketing | Douai (59500)
2013 - 2013
Contribuer par différentes actions, à la satisfaction de nos clients, à la réalisation des objectifs de qualité de service, de fidélisation de la clientèle et à la conquête de nouveaux clients.
Orientée vers des objectifs de service au client, la relation client (accueil, anticipation du besoin client, information, conseil, faciliter le voyage et prise en charge)
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SERIS SECURITY (site de PPG-Marly)
- Hôtesse d'accueil
2012 - 2012
• L’accueil téléphonique incluant les contacts internationaux) en assurant le transfert vers les bons interlocuteurs de l’entreprise et le filtrage des appels,
• L’accueil de personnes se présentant dans les locaux (enregistrement informatique), le renseigner et, si nécessaire prévenir la personne concernée qui se chargera de venir la chercher au RDC, l'orientation des visiteurs (fournisseurs, attachés commerciaux, intervenants externes, etc…) qui peuvent être également anglophones, création des badges,
• La gestion et la réservation des salles de réunion,
• La bonne tenue du hall d’accueil et du poste de travail ,
• Taches administratives diverses,
• Classement et archivage de documents,
• Ouverture de la barrière à l’entrée du site,
• Réception de colis et orientation des livraisons à l’entrée du site,
L'ouverture et la fermeture du standard (répartie entre les 3 hôtesses) ;
• Prise en charge de l’Accueil Physique de l’ensemble de nos visiteurs (Accueillir, Orienter, Informer le destinataire, Prendre congé, etc…), création des badges,
• Connaissance des structures internes et des différents services,
• Connaissance et mise en place des consignes de sécurité,
• Gestion du planning de réservation,
• Actualisation de fichiers clients,
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Résidence universitaire Jules Mousseron
- Agent Chef
2012 - 2012
Diriger et animer une équipe (9 personnes)
Travailler en collaboration avec tous les services (Comptabilité-Technique-Responsable hébergement-l'Accueil)
Participer aux réunions dans lesquelles ma compétence était demandé.
Elaborer le planning des agents de service (chambres, collectivités, hall d'accueil..),
Etablir l'état des présences et le relevé des absences, Accueillir et renseigner le public,
Assurer exceptionnellement les états de lieux d'entrée et de sortie
Vérifier les chambres et les collectivités tout en veillant au respect des règles d'hygiène et de sécurité.
Rapporter au service technique les problèmes décelés en vue de réaliser les réparations/travaux nécessaires.
Effectuer la mise à jour du planning des chambres,
Détecter les besoins en matériels, produits et équipements et je gérais également leur stock.
Suivi de la lingerie
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SARL Nathéos hôtellerie (Les jardins de flore)
- Chef de réception
2008 - 2010
Ouverture d'un Hôtel-restaurant 3 ***.
Fidélisation et prospection de nouveaux clients, négociation tarifaire, mise en place partenariats, promotions, communication, suivi d'activités, analyses statistiques,suivi débiteurs (entreprises-particuliers),mise à jour des tableaux, planning,gestion du personnel (visite médicale.), accueil téléphonique , information, conseil clients, chek in- check out, management, gestion journalière des plannings réservation en intranet, former et déléguer,organisation et contrôle du bon fonctionnement des services, gestion des contrats avec les centrales de réservation,optimiser le taux de remplissage, veiller à la propreté des lieux
Gestion des appels d'offres en français et anglais (mail-fax)
Planification des réservations de chambres et de salles (restaurant-séminaire)
Encaissements,remises en banques,suivi trésorie (contact le comptable),rapprochement de caisses (journalier/mensuel)
Suivi fournisseurs (facturation-livraison-contrats)
Suivi contrats avec les prestataires de services
Traitement de courriers (Français/Anglais)Standard français/anglais (15 lignes) Gestion des stocks fournitures,Suivi administratif et commercial
Réception, suivi clientèle Check in et Check out,Encaissements et remises en banques,clôture mensuel, collaboration avec le cabinet comptable,
Planification des réservations de chambres et de salles (restaurant-séminaire)
Fidélisation et prospection de nouveaux clients, Négociation tarifaire, mise en place partenariats, promotions, communication, suivi d'activités, analyses, débiteurs, commandes, facturation,Accueil téléphonique , Information,
conseil clients, chek in, check out, Management, animation des réunions, gestion des plannings,former, déléguer,donner des directives
Anlyse des statistiques, Taux d'occupation, Yield management? allotements-délogement
Renseigner le client sur les prestations de l'établissement et les modalités de réservation
Enregistrer les réservations et actualiser le planning d'occupation des chambres
Accueillir les clients à leur arrivée et effectuer les formalités administratives liées à leur séjour
Répondre aux demandes des clients durant leur séjour
Etablir les factures liées aux frais de séjour, contrôler les moyens de paiement et effectuer l'encaissement
Renseigner les supports de suivi d'activité (réservations, annulations, ventes, ...) et éditer les rapports statistiques journaliers (taux d'occupation, prix moyen, ...)
Effectuer le suivi administratif des comptes clients (relances débiteurs, contrôle des paiements différés, ...)
Gestion du personnel (5 personnes)
Formation des nouveaux arrivants
Organisation et contrôle du bon fonctionnement des services
Suivi d’activités et analyses statistiques
Mise en place de partenariats (offices de tourisme, associations)
Négociation tarifaire (centres de réservation, entreprises et fournisseurs)
Contact avec les administrations publics et prestataires de services
Mise en place d’actions de communication et de promotion de l’établissement
Encaissements et remises en banques
Suivi fournisseurs (facturation-livraison-contrats)
Rapprochement de caisses (journalier/mensuel)
Interface avec le cabinet comptable
Relance des débiteurs, traitement des appels d'offres, rapprochement de caisses(journalier/mensuel),Gestion du personnel,Formation des nouveaux arrivants,Organisation et contrôle du bon fonctionnement des services,Suivi d’activités et analyses statistiques,Mise en place de partenariats (offices de tourismes, entreprises,associations),Négociation tarifaire (centrales de réservation et fournisseurs)Contact avec les administrations publics et prestataires de services Mise en place d’actions de communication et de promotion de l’établissement,Fidélisation et prospection de nouveaux clients
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Apis
- Hôtesse d'accueil (site deYoplait-Ressons-sur-matz)
2004 - 2006
Création du poste Accueil sur un site industriel pour 4 entités Yoplait-Candia-Elnor et Sodiaal. ( Ressons-sur-Matz.) Plan de Prévention
Effectif : 500 personnes-
Former une personne à l'accueil.
Responsabilité du bureau accueil (ouverture/fermeture),
standard,
réservations hôtel-train/avion,
Gestion stock et commande fournitures (responsabilité du local et respecter le budget),
Gestion planning réunions-absences,
Faire appliquer des procédures de sécurité et d'hygiène (blouse,chaussures de sécurité,charlotte) ,Réceptionner et dispatcher le courrier,
Contrôle de factures, classement et archivage de documents administratifs et comptables
Aide aux services : Comptabilité,R-H et sécurité,
Préparation des salles de réunion et affichage journalier
Rechercher et transmettre les informations,gestion des mails/fax.
Création,suivi et mise à jour de dossiers-documents.
Reporting de la vente des tickets restaurant (mise à jour des tableaux)
Encaissement,remise de chèques mensuel.
Création du poste Accueil sur un site industriel pour 4 entités Yoplait-Candia-Elnor et Sodiaal. ( Ressons-sur-Matz.)
Responsabi.bureau accueil, standard, réservat°hôtels-train/avions, gest°stock commande fournitures,gest°planning réunions-absences,faire appli. des procédures de sécurité et d'hygiène,dispatcher le courrier,contrôle factures, classement-archivage de doc. admini. et compta.,aide aux servi:Compta,RH, Technique
Accueillir les personnes et identifier leur demande
Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs demandés ou prendre des messages
Renseigner les personnes et les orienter ou les accompagner vers l'interlocuteur, le service ou le lieu demandé
Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure, des sites, des locaux
Actualiser l'affichage, les informations, les plaquettes publicitaires mises à la disposition des visiteurs
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SA Dginie Scottage
- Secrétaire administrative
2004 - 2004
Mettre à jour des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques
Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer
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Bar-Brasserie aux Colonnes (SARL JGH)
- Serveuse
2002 - 2003
Ouverture de l'établissement.Mise en place du service.Accueil client, service en salle le midi, mise en place, facturation et encaissement, gestion stocks, contrôle des commandes..
Entretien des locaux,Suivre l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes
Accueillir le client et prendre la commande de boissons
Préparer les boissons et servir les clients au comptoir, en salle, en terrasse
Procéder à l'encaissement des consommations
Débarrasser les tables, le comptoir, et effectuer l'entretien et le nettoyage des équipements du bar, de la salle
Effectuer la plonge de la verrerie
Installer et remettre en ordre les locaux et le bar
Participation et mise en place d'évènements commerciaux : St Patrick-Beaujolais-fêtes de fin d'années..Accueillir le client et prendre la commande de boissons
Préparer les boissons et servir les clients au comptoir, en salle, en terrasse.
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Hôtel de Harley
- Réceptionniste
2000 - 2001
Ouverture de l'hôtel,accueil clients français et anglais,Réception téléphonique,Encaissement des frais de séjour.Gestion des réservations et des appels téléphoniques,Facturation et encaissement,Responsabilité de la caisse,Coordination et aide au service petits-déjeuners et dîners si nécessaire,Servir au bar,Vérification des chambres,Suivi de la lingerie,Accueillir les clients à leur arrivée et effectuer les formalités administratives liées à leur séjour
Répondre aux demandes des clients durant leur séjour
Etablir les factures liées aux frais de séjour, contrôler les moyens de paiement et effectuer l'encaissement.
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Ange Nettoyage
- Secrétaire
2000 - 2000
Accueillir les clients, fournisseurs, visiteurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous
Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques
Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer
Organiser les déplacements du responsable ou de membres de l'équipe
Suivre l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes.
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Château du Francport S.A
- Réceptionniste
1999 - 1999
Accueil clients,réception téléphonique
Répondre aux demandes (Franç./angl.s) par le fax et/ou le téléphone,Check-in/check-out-,Réception du courrier ,Transmettre les encaissements au service comptabilité,Préparer, organiser la venue et le départ des groupes,Vérif.chambres,Gestion du planning,Contact T.O Angleterre,Transmettre les messages
Accueillir les clients à leur arrivée et effectuer les formalités administratives liées à leur séjour
Répondre aux demandes des clients durant leur séjour
Etablir les factures liées aux frais de séjour, contrôler les moyens de paiement et effectuer l'encaissement.
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SARL Magni Tous Tex
- VRP-Hôtesse commerciale textile
1997 - 1997
Fidélisation et prospection clients, conseils et informations, promotion de gammes, facturation et réglement, suivi d'activité et analyses statistiques des ventes, communication, suivi des commandes et des livraisons.
