Dominique ROSTREN
Assistante de Direction
15 années d’expérience « terrain » en assistanat de direction m’ont permis de comprendre l’attente des directeurs d’entreprises. Maintenir la croissance de l’entreprise tout en étant compétitifs doit rester leur priorité et leur seule préoccupation. La pression économique est telle qu’ils doivent obtenir au plus vite l’ensemble des données nécessaires à leurs activités.
Je sais également la nécessité pour l’assistante d’un manager de répondre efficacement à ses attentes. Superviser les services administratifs opérationnels, contrôler et commenter les résultats comptables « clés », être l’interface entre les services administratifs, financiers, commerciaux sont les tâches récurrentes dont j’ai acquis la maîtrise pendant mes expériences professionnelles.
Mon parcours professionnel s’est enrichi, en outre, de tâches polyvalentes entrant dans le domaine des Ressources Humaines : grâce à ma maîtrise du langage juridique, certains de mes employeurs me confiaient la rédaction des contrats de travail, l’organisation et le suivi des formations des techniciens.
Ayant un bon relationnel et dotée d’une aisance en relations humaines, la Direction Générale de mon ancien employeur m’avait confié, en plus, la gestion d’un portefeuille d’environ 1500 contrats de maintenance représentant un chiffre d’affaire d’à peu près 2 400 K €. Ceux-ci couvraient le secteur géographique grand ouest du territoire national.
Partenaire impliquée de l’équipe exécutive, il m’a été confié la responsabilité administrative et financière des 4 agences du grand ouest (Rouen, Rennes, Nantes et Blois). Manager de l’équipe administrative (4 assistantes, 45 techniciens), référant des relations clients, liaison entre les services opérationnels régionaux et les services fonctionnels du siège m’ont permis d’assister les dirigeants locaux à atteindre leurs objectifs commerciaux et financiers fixés par la Direction nationale et de maintenir le secteur grand ouest de l’entreprise en pôle position.
En termes de qualités personnelles, c’est grâce à la diversité de mes attributions durant mon parcours que j’ai pu développer : autonomie, organisation, rigueur et polyvalence.
Mon objectif professionnel : intégrer une entreprise dynamique et mettre à son service mes compétences organisationnelles de responsable administratif et financier.
10 contacts2007 - 2008Mise en place d'un nouveau process de suivi des chantiers internationaux - pilotage des nouvelles procédures - tests et corrections des différentes phases du process - saisie des nouvelles données
Pendant 3 mois : assistante au service de ALCATEL LUCENT UNIVERSITY : service de formation avec mise en place d'un nouveau process - création de sessions, saisie des stagiaires, tenue des heures de sessions par formateur, par session et par module - vérification des feuilles de présence - suivi des modules et/ou sessions par stagiaire
2000 - 2007Secrétariat général : assister les Directeurs d'agence dans les tâches opérationnelles - élaboration des états de gestion mensuels des 4 agences (Rouen, Rennes, Nantes, Blois) - élaboration du forecast ; tenue des tableaux de bord ; préparation du budget
Interlocuteur administratif : interface administrative avec les clients, techniciens et assistantes opérationnelles des autres agences et/ou des services fonctionnels du siège - facturation de 1500 contrats de maintenance à gérer représentant environ 2400K€ de CA
Gestion du personnel et Ressources Humaines : manager de 4 assistantes opérationnelles - recrutement et accueil des nouveaux employés - établissement des éléments variables de paie pour 45 personnes, commissions commerciales et frais - rédaction des contrats de travail - licenciement - suivi des plannings de congés payés et des RTT - gestion arrêt maladie -
Contrôleur de gestion : contrôle des factures fournisseurs et des sous-traitants - contrôle de la consommation matières et de la sous-traitance - comptabilité analytique
1998 - 2000Secrétariat général : assister le Directeur d'agence dans les tâches opérationnelles (filtrage téléphonique, tenues des agendas, rédaction et frappe des courriers usuels)
Comptabilité : facturations, comptabilité générale avant bilan - déclarations fiscale et sociale - suivi et relance clients - encaissements et rapprochements bancaires-
Contrôle de gestion : contrôle des factures fournisseurs et des sous-traitants en fonction de l'état d'avancement - contrôle de la consommation matières et de la sous-traitance - facturation par état d'avancement des chantiers en cours - comptabilité analytique des chantiers et des consommations
1997 - 1997Suivi des TPE-PME mises en redressement judiciaire ayant bénéficié de calendriers de paiement - recouvrement - intervention auprès des huissiers pour saisie - déclaration de créances auprès des mandataires liquidateurs
1988 - 1995Co-associée et assistante de direction
Fonctions de secrétariat général : gestion et traitement des courriers et factures
Fonctions de comptabilité : facturation, comptabilité générale avant bilan - déclarations fiscale et sociale (liasses URSSAF; déclaration mensuelle de TVA)- suivi et relance clients (mise en place d'une procédure de relance client ayant permis de ramener le temps de recouvrement de 75 à 32 jours) - encaissements et rapprochements bancaires - règlements des factures fournisseurs - interface relationnelle avec les instances fiscale, comptable et bancaire.
1984 - 1988Détermination des responsabilités ; règlement des sinistres matériels et corporels ; gestion des sinistres corporels et des incendies ; rédactions des directives aux avocats ; respect des procédures liées aux dédommagements des victimes ; détermination des montants des indemnisations contractuelles et conventionnelles ; connaissances juridiques requises : droit commun de la responsabilité civile, code de la route et procédures institutionnelles propres aux assurances (Convention IDA, ICA, Loi Badinter)