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GDV
- Assistante de Direction
2016 - maintenant
Assistanat courant: accueil téléphonique et physique, correspondance, archivage et classement, diffusion des documents émis et préparés par la Direction, mise en page de documents, actualisation de documents.
Reporting: hebdomadaire: pour les 6 agences: commandes, préparations de livraison, stocks. Mensuel: chiffre d'affaires des agences et des commerciaux, bonification de fin d'année clients (BFA), ouvertures de comptes clients, consommations carburant. Annuel: tableau comparatif des résultats fournisseurs.
Suivi administratif: gestion des éléments variables de paie, flotte automobiles, rédaction et suivi des contrats de bonification de fin d'année (BFA).
Événementiels: suivi des devis et commandes, transmission des factures, suivi du tableau des dépenses.
Séjours à l'étranger: collaboration avec l'agence de voyage, complétion de la présentation clients, suivi administratif des participants (documents officiels, ESTA), suivi du tableau des dépenses.
Mise en oeuvre de la logistique des réunions: prises de notes, comptes rendus.
Mise en oeuvre de la logistique des déplacements: réservations des billets de train, place de parkings, trains, hôtels, restaurants.
Suivi de dossiers: ERP (mise en accessibilité des établissements recevant du public), Q4 (extincteurs), Q18 (installations des électriques), maintenance des installations (visites annuelles), suivi des demandes d'inscription en crèche.
Création de documents: livret d'accueil nouvel embauché, accords commerciaux, prise en charge des outils informatiques, chronos courriers.
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MISSENARD ENERGIE - Groupe Vinci Facilities
- Assistante d'agence
2015 - 2016
Secrétariat courant.
Reporting: élaboration des rapports annuels, ouverture et clôture de la saison de chauffe.
Réunions: animation des réunions hebdomadaires de travail, causeries sécurité.
Suivi administratif:
Coordination avec le service Qualité Sécurité Environnement (QSE): inscriptions aux formations et habilitations du personnel, suivi des retours de formations.
Gestion des données variables de paie.
Gestion des prises en charge techniciens: véhicules, cartes essences, matériel.
Suivi commercial:
Suivi des interventions terrain: coordination prestataires internes et externes, relance des sous-traitants, suivi et classement des états d'avancement.
Suivi clients.
Suivi des éléments commerciaux: devis, commandes et facturation (préparation à la facturation).
Suivi fournisseurs: gestion des litiges, réception des commandes de matériel.
Via la Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO): contrôle des prises en charge des urgences et de la clôture des interventions.
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HOUDRY GRENOT
- Assistante
2014 - 2014
Secrétariat courant: accueil téléphonique et physique des clients, des syndics, archivage sous cloud et papier, classement des contrats, des rapports de service.
Suivi commercial:
Suivi des interventions terrain: planification des interventions de plomberie, de ramonage.
Suivi des éléments commerciaux: rédaction et transmission des devis, des contrats, des factures.
Matériel: commandes fournisseurs.
Relances: syndics.
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MTO - Groupe Atalian
- Responsable SAV
2013 - 2014
Secrétariat courant: accueil téléphonique et physique, gestion des fournitures de bureau, correspondance.
Suivi commercial:
Via la Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO): planification de la maintenance préventive et curative, complétion et clôture des cas.
Suivi clients: suivi contractuel des contrats, retours des interventions, rédaction et transmission des rapports, devis, facturation (préparation à la facturation).
Suivi fournisseurs: gestion des litiges, commandes.
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SPIE
- Assistante de service - de site
Cergy
2007 - 2013
Secrétariat courant.
Mise en oeuvre de la logistique des réunions (jusqu'à 20 personnes).
Événementiels (jusqu'à 40 personnes).
Suivi administratif:
Gestion des éléments variables de paie.
Suivi des dossiers techniciens.
Suivi d'activité:
Pilotage d'affaires: participation à la planification de la sous traitance, collecte des rapports mensuels des autres régions, complétion du portail dédié, clôture des interventions.
Coordination avec le Service Qualité Sécurité Environnement (QSE): participation aux plans de préventions, au Plan particulier de Sécurité et de Protection de la Santé, causeries 15/15.
Coordination avec le service marché: contrôle annuels des comptes clients.
Déclaratif: déclaration de la sous traitance DC4.
Reporting.
Points de gestion: préparation des points de gestion.
Ressources Humaines: gestion du registre des entrées et sorties du personnel du site, renouvellement des accès.
Suivi commercial:
Appels d'offre.
Suivi des éléments commerciaux.
Suivi clients.
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FUTURELAB
- Assistant
2004 - 2007
Secrétariat courant: accueil téléphonique et physique des clients, partenaires du réseau, des fournisseurs.
Mise en oeuvre de la logistique des déplacements: réservation trains, hôtels.
Gestion de l'agenda de la Direction.
Suivi d'activité:
Dossiers d'adhésion: entretiens préliminaires
Interface avec les prestataires extérieurs: enseignistes, informaticiens.
Élaboration et rédaction: journal du réseau, supports de réunions.
Référencement: informatisation du stock produits.
Suivi commercial:
Suivi des sites de vente (FUTURELAB Muscle, FUTURELAB Endurance, FUTURELAB Silhouette): mise en ligne des produits, contrôle du taux de fréquentation et du référencement internet.
Suivi dépôt vente: inventaires mensuels en vue de la facturation.
