Eliane Pollet

. Interface entre la DRH et le personnel, les membres du Comité de Direction, les agences d'intérim et les cabinets de recrutement
. Assistanat classique : tenue de l’agenda, organisation de réunions et déplacements, filtrage téléphonique, présentations PowerPoint, notes de frais, classement, archivage, etc.
. Elaboration des contrats de travail, avenants, suivi des fins de période d’essai, etc.
. Organisation des formations management/entretien annuel et des journées découverte de l’entreprise destinées aux nouveaux collaborateurs
. Mise à jour mensuelle de l’organigramme de l’entreprise et des 8 filiales étrangères
. Saisie des factures sur un logiciel interne et suivi des dépenses de la direction ainsi que du budget

80% du travail fait en anglais

. Interface entre le Directeur Juridique, son équipe, les nombreuses filiales étrangères du groupe et les clients
. Assistanat classique : tenue d’agenda, traitement des e-mails et du courrier, organisation de réunions, déplacements et séminaires internes, filtrage téléphonique, présentations PowerPoint, notes de frais, classement, archivage, etc.
. Rédaction de procurations en français et anglais
. Saisie de nombreux actes juridiques en anglais
. Demandes de notarisation, de légalisation de documents nécessaires à la vie des filiales du groupe, etc.
. Reporting mensuel en anglais des litiges du groupe, destiné au PDG (environ 35 pays)
. Traduction de contrats, pouvoirs et procès verbaux de l’allemand vers l’anglais et le français et de l’anglais vers le français
. Mise en place des garanties bancaires pour les filiales étrangères : vérification des garanties rédigées par la partie tierce et négociation avec celle-ci et la banque
. Etablissement des contrats intra-groupe à partir de modèles (répartition des coûts centraux, contrats de licence de marque, convention de prêt, etc) et suivi des signatures
. Suivi des 5 principales marques du groupe, dépôt, renouvellement de marques
. Répartition des primes d’assurances sur les filiales du groupe, conseils aux filiales sur les assurances du groupe et interface avec le courtier du groupe
. Participation à la mise en place et tenue à jour d’une base de données des sociétés françaises et étrangères (plus de 500) sur SharePoint Portal Server

. Interface entre le Secrétaire Général, les 50 membres de l’équipe (sur Paris et sites étrangers) et les autres directions
. Encadrement fonctionnel d'une équipe de 8 secrétaires
. Assistanat classique
. Participation aux réunions hebdomadaires des juristes
. Traitement du courrier et, en cas d’absence du Secrétaire Général, distribution du travail aux juristes
. Synthèse en anglais du rapport d’activité destiné au PDG
. Suivi du budget de l’équipe (16 millions de francs) et consolidation des 12 sections budgétaires en Europe, Asie et Amériques pour présentations destinées au PDG

Secrétariat trilingue pour deux chefs de service
Traduction en anglais et allemand (dans les 2 sens) de contrats commerciaux internationaux
Rédaction du rapport d'activité mensuel
Filtrage téléphonique