Elodie BAILLIAT

Assistante de Direction du CEO et Responsable de l'évènementiel

Assistante de direction bilingue, département juridique international

Assistante de la vice présidente Application Solutions Centre du groupe Alstom, du directeur Alstom Shape et du directeur Transport d’Alstom ITC (les deux directeurs sont anglais et ne parlent pas français) : Management des agendas et des déplacements internationaux, obtention des visas pour les voyages internationaux, logistique des déjeuners d’affaires et réunions, accueil des visiteurs, filtrage des appels, saisie des notes de frais, rédaction et saisi des courriers, préparation des supports de présentation, suivi et mise à jour permanente de tableaux de bord et de documents de synthèse, mise à jour des organigrammes, commandes des fournitures des deux services, assurer la gestion des arrivées et des départs du personnel, demandes de recrutement, mise à disposition du matériel de travail et diverses tâches administratives. Participation à différentes missions lors du projet et de la réalisation du déménagement de la société (inventaires du parc informatique et téléphonique), participation à l’organisation des « petits déjeuners » mensuels. Différentes tâches administratifs pour les prestataires (IBM et Deloitte).

Création et diffusion des newsletters dirigeants et employés, mise à jour du site intranet, participation au blog de l’entreprise et du magazine interne, analyse des audiences. Participation à l’élaboration de la revue de presse électronique journalière. Aide à l’élaboration de différentes plaquettes internes, prise de bref marketing, bref agences de communication, élaboration de la création des supports de communication avec les agences, aide à la mise en place d’événements internes (séminaires, soirées de noël). Support administratif de l’équipe, gestion du courrier, commande de matériel, gestion des plannings, organisation des réunions et des déplacements de l’équipe, comptes-rendus de réunions.

Création des plannings employés, saisie des primes employés, reporting et analyse des ventes, suivi des objectifs, assistanat lors de la semaine de présentation de la nouvelle collection aux acheteurs mondiaux

Assistante marketing service achats: Chargée des études mondiales des business outsourcing process (BPO) et des technologies d’information (IT), recherche de fournisseurs mondiaux, collaboration à l’élaboration des contrats clients (Ernst & Young), saisie et présentation des différentes propositions fournisseurs, support administratif de l’équipe

Assistante relations publiques bénévole au sein du departement Expositions : Saisie de courrier, aide à la création du dossier de presse, recherche d’entreprises mécènes, gestion de la base de données des entreprises mécènes, gestion du fichier presse et des envois presse.

Assistante événementiel: Contribution à l’élaboration d’animations artistiques pour des événements prestigieux (soirée de clôture du 9ème championnat du monde d’athlétisme, garden party d’un parti politique…), prospection de clients, déclaration URSSAF et fiches de paie des artistes, saisie des contrats artistes, tâches administratives (gestion du courrier, des plannings)