FLEX Secrétariat

DIRECTION
Filtrage des appels, interface avec les services
Gestion du courrier, de l’agenda du Responsable
Organisation des déplacements, de réunions
Rédaction et diffusion de documents (rapports, présentations, comptes-rendus, mise à jour de tableaux de bord, notes de service, mailings, …)
Audio transcriptions
Contrôle et suivi des procédures administratives et qualité

COMMERCIAL/ORGANISATION
Préparation de dossier de référencement ou appel d’offres, sélection des offres
Mise en forme et envoi de maillings
Aide à la rédaction des propositions, contrats
Suivi de commandes, suivi et mise à jour des reportings, préparation de tableaux de bord

GESTION
Suivi des dossiers client : charge, délai, affectation
Suivi des relevés de temps et des notes de frais
Traitement de la facturation, suivi des règlements clients, relances des impayés
Préparation et suivi du budget, suivi des indicateurs
Interface avec les services comptables et le contrôle de gestion

RESSOURCES HUMAINES
Suivi des dossiers du personnel (recrutement, contrat)
Gestion des absences
Suivi des visites médicales, entretiens annuels
Suivi des missions et gestion des déplacements
Recrutement de personnel administratif