Florence GALVAN

Adminitratif :
Envoi de la documentation aux futurs stagiaires
Mailing (attestation de formation, conventions...)
Préparation et suivi des dossiers stagiaires
Labellisation AREPPAL

Communication :
Opérations marketing direct
Enquête satisfaction et d'insertion
Organisation des Portes Ouvertes

Accueil clientèle
Opérations bancaires courantes

Assistante administrative à La Roche sur Yon Jeux Distribution (Filiale de la Française des Jeux)

Validation des lots
Chèque de valorisation
Édition des factures
Traitement des annulations
Préparation des tournées des commerciaux

Assistanat du Directeur de la Business Unit VIH :
- Agenda, déplacements, note de frais
- Organisation des réunions et conférences téléphoniques

Gestion administrative de la force de vente (24 délégués et 3 directeurs regionaux) :
- Envoi des dotations, du courrier et du matériel
- Suivi des procédures réglementaires
- Déclaration à l'ordre des projets de manifestations et suivi administratif
- Mise en place de procédures internes

Organisation de manifestation :
- Symposia de lancement (contrats et déplacements des orateurs, matériel, suivi administratif)
- Séminaires des ventes
- Congrès internationaux

Administrateur CRM Siebel :
- Traitement des incidents (erreurs de saisie, modifications fichiers...)
- Suivi des demandes de suppressions ou d'informations du fichier

Assistanat du formateur :
- Organisation des sessions de formation
- Suivi du E-learning des salariés

Gestion des Congrès (environ 100 par an) de 10 à 1000 participants par congrès

Coordination entre les médecins, les prestataires et les services internes
Négociation avec les fournisseurs
Déclaration au Conseil de l’Ordre des Médecins (constitution de dossier, conventions des Orateurs)
Suivi du budget, des règlements des prestataires et des remboursements de frais des médecins

Mailing jusqu’à 2000 courriers par congrès (invitation, relance, confirmation, carnet voyage)
Gestion des bases de données des médecins invités (de 10 à 1500 médecins)
Organisation des déplacements (billetterie, transferts, inscription aux congrès, hôtel, restauration)

Formation des stagiaires et intérimaires
Elaboration de documents « type » (devis, étiquettes, badges, courriers divers, carnet voyage)
Assistanat de direction

Gestion des contrats Carte bleue commerçant
Suivi des installations des stocks et des installations des Terminaux de Paiement Electronique (TPE) en location

Suivi comptable des Distributeurs Automatiques de Billets
Traitement de réclamations clients

Commandes des cartes bancaires
Réception des cartes avalées par les distributeurs
Déclaration des interdits cartes

Fabrication et distribution de rayonnages

Service clients : mise à jour de dossier client

Centre de formation - service commercial

- saisie des propositions commerciales
- mise à jour des supports de cours

- mise à jour des dossiers clients
- envoi des bilans

Service Clients

Accueil téléphonique et physique des clients
Gestion de la clientèle (facture, échéancier, prélèvement automatique, saisie des devis)
Rédaction et mise en page d'un article de presse
Compte rendu de gestion annuel

- Montage d'un diaporama

Service du Personnel (processus de recrutement – jusqu’à 200 candidats par jour)

Sourcing et présélection des candidats
Correction des tests et étalonnage des profils
Formalités liées à l'embauche (Planification des visites médicales, déclaration d'embauche, création des dossiers des nouveaux agents)
Mailing des convocations et des réponses

Service Technique Gaz

- Assistanat de direction
- Mailing

Direction Travaux Etudes

- mise à jour et création des dossiers clients
- saisie informatique

Activité principale : vente (muguets et buis) pour financer les séjours des jeunes du quartier. (Gestion des activités, du budget et organisation des voyages)

- un séjour de 10 jours à Belle-île en mer
- un séjour d'une semaine au sport d'hiver

Autre activité :
- organisation de spectacle pour les personnes du 3ème age (chorégraphies, animation, jeux)
- organisation de rencontres sportives inter quartier pour les enfants et les ados