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SADIV
- Assistante opérationnelle
2015 - maintenant
Assistante opérationnelle :
- Mission de base :
• Secrétariat classique des responsables d'opérations ainsi que l'assistanat administratif, financier et commercial durant toutes les phases de la réalisation de l'opération.
- Responsabilités :
Secrétariat classique
• Assurer les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l'accueil avec les tiers (Maître d'œuvre, collectivités locales, administrations, clients futurs, …),
• Saisir et/ou rédiger les documents,
• Courrier entrant et sortant, organiser et traiter le classement, archiver les dossiers selon la méthode définie,
• Gérer les agendas et rendez-vous, organiser les déplacements et réunions.
Commercialisation :
• Accueillir et orienter les interlocuteurs,
• Recueillir les données pour la vente des lots libres, préparer les contrats de ventes,
• Suivre les différentes étapes du contrat de vente jusqu'à la signature de l'acte authentique chez le notaire (signature du compromis de vente, projet de permis de construire, visa de l'architecte conseil et des bureaux d'études, suivi du permis de construire, acceptation ou refus bancaire, implantation de la construction, réception du lot avant signature de l'acte, relances, clôture vente),
• Suivre les demande ou réclamation des acquéreurs.
Suivi administratif des opérations :
• Suivre les marchés (GESPRO, ODBC et EXCEL) : acte d'engagement, CCAP, CCTP, DPGF,
• Contrôler les situations de travaux et d'honoraires et les mises en règlement,
• Etablir et suivre les échéances relatives à chaque dossier,
• Informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations, effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter, …),
• Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers (notifications, ordres de services, avenants, …),
• Réclamation des assurances et des pièces administratives,
• Suivre les états de solde, quitus, mains levées bancaires et dossiers de clôtures.
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SOTRAV
- Secrétaire assistante technique
2014 - 2015
Terrassement, Assainissement, Voirie, Travaux Publics, Démolition
• Appel d'Offres : Dématérialisation, contribution aux préparation et montage pour le Candidat suivant règlement (récupération des pièces administratives, mise à jour des références),
• Suivi des Appels d'Offres (établissement d'une feuille de pilotage EXCEL avec liens vers supports EXCEL et WORD pour automatisation de documents, alertes tâches),
• Assitante des directeurs et chargés d'opérations : devis, DICT,
• Gestion des agendas de la direction et des conducteurs de travaux,
• Accueil physique et téléphonique.
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SA HLM LES FOYERS
- Assistante technique
2014 - 2014
Entreprises sociales pour l’habitat (filiale du groupe CIB) - 3 agences, 50 personnes
ASSISTANTE
• Assitante du directeur du patrimoine et de 3 chargés d'opérations : préparation tous documents administratifs et déclaratifs,
• Suivi avancement des projets avec support de suivi (feuille de pilotage EXCEL personnel incluant alertes tâches, liens et VBA),
• Publication appels d'offres,
• Etablissement bases ACCESS et saisies des données pour alimentation des supports WORD et EXCEL de la société (détaillé ci-dessous),
• Réalisation des commandes de travaux d’entretien et suivi administratif,
• Mise à jour de différents outils internes de gestion/reporting,
• Réalisation des courriers, compte-rendu, notes, rapports avec graphiques, tableaux croisés dynamiques, powerpoint …,
• Montage des panneaux de chantiers,
• Fournitures de bureau du service.
• OPTIMISATION BUREAUTIQUE INFORMATIQUE
Structuration bureautique en usitant les compatibilités des logiciels WORD, EXCEL et ACCESS
ACCESS VBA 2010 : conception, développement et aménagement d'une base hébergée sur Serveur et permettant recherches, sélections et distributions d’informations vers leurs supports WORD et EXCEL ou états internes à la base : entité, nom, service, adresse des destinataires - détails opérations - Initiales, noms et fonctions des expéditeurs - dates - évènements - totalisations - chiffres convertis en lettres, totalisations,…
WORD : fusion, publipostage, fonctions avancés, quickpart, mise en forme ...,
EXCEL : RechercheV, Connexions externes), fonctions avancées. Feuille de pilotage de suivi opérations avec alertes couleurs pour programmation et réalisation des tâches (mises en forme conditionnelle, liens).
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D2L BETALI
- Assistante technique
2003 - 2012
5 agences, 65 personnes - Selarl de Géomètres experts, BET VRD, Environnement, Hydraulique et Urbanisme
SECRETARIAT ET ASSISTANAT
• Assistance de direction, des directeurs de service, des chargés d’opérations et des chefs de chantiers : préparation et montage de supports administratifs, financiers ou techniques,
• Suivi et gestion administrative des dossiers de marchés privés ou publics : tous documents administratifs, contractuels et comptables conformément au Cahier des Charges Administratives Particulières,
• Lien avec l'extérieur (entreprise, client, administration, ...) et Chargés d'opérations,
• Contribution à la préparation et au montage des appels d’offres selon leur règlement (pièces administratives, devis, note méthodologique, références…),
• Etablissement, gestion et aménagement des bases ACCESS avec rapatriement et/ou saisies des données (détaillé ci-dessous) pour alimentation :
- de supports WORD et EXCEL de la société,
- d‘états et documents à établir suivant le cahier des charges de la maîtrise d’ouvrage (captage d’eau).
• Collecte d'informations, préparation, insertions diverses et mise en forme de tout type de documents,
• Facturation, saisie fiche semaine, mise à jour des différents outils internes de gestion,
• Organisation des réunions, déplacements du personnel, gestion fournitures de bureau,
• Affranchissement automatique : machine à affranchir, système MAILEVA (La Poste).
OPTIMISATION BUREAUTIQUE INFORMATIQUE
Structuration et organisation informatique en usitant les compatibilités entre WORD, EXCEL et ACCESS
ACCESS : conception, développement et aménagement de bases permettant, sélections et distributions d’informations vers leurs supports WORD et EXCEL ou états internes à la base :
- base géomètre pour alimentation de divers courriers et suivi,
- Consolidation de leur base de gestion PRC-FAC (ACCESS VBA) ainsi que divers aménagements demandés,
- Utilisation d'ACCESS ou EXCEL avec leur logiciel de gestion GENESYS pour une automatisation des courriers WORD pour les secrétaires du site (via le gestionnaire ODBC présent sur les systèmes Windows),
- Base Captages d’eau avec rapatriement de données externes existantes,
• GENESYS : Fonction administrateur sur cette même base GENESYS : aide à la mise en route, adaptation des devis et factures, dispatching de nouvelles données externes suite à rachat de sociétés via gestionnaire ODBC et requêtes ACCESS,
• Fonctions EXCEL : Power Query, Fusion, publipostage, organisation courriers à l’unité et/ou en nombre, présentation, tableau croisé dynamique, formule, mise en forme conditionnelle …,
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Cabinet LE TRIONNAIRE - TASSOT
- Secrétaire assistante
2001 - 2002
• Assistance de direction et du chef de chantiers : préparation et montage de supports administratifs, financiers ou techniques,
• Gestion administrative des dossiers de marchés privés ou publics : tous documents administratifs et comptables, et étapes à suivre conformément au Cahier des Charges Administratives Particulières,
• Contribution à la préparation et au montage des appels d’offres selon leur règlement (pièces administratives, devis, note méthodologique, références…),
• Préparation et mise en forme diverses (frappe 300 CPM) : rapports, notes, plaquettes de présentation,
• Accueil, filtrage et gestion du standard téléphonique,
• Constitution des déclarations d’assurances annuelles par chantier,
• Classement, archivage,
• Collecte et saisie d’informations : tableaux de bord, plaquettes de références, …,
• Gestion comptable et salariale : actuellement en formation comptable auprès du CNAM, Travaux déjà réalisés : écritures comptables, TVA, saisie fiches de semaine, suivi visite médicale,
• Organisation des réunions, des déplacements du personnel,
• Gestion fournitures de bureau,
• Affranchissement courrier.
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Cabinet BIHEL-SCHEILCH & DEBURGRAEVE
- Secrétaire médicale
1999 - 2001
CABINET DE NEUROLOGIE
• Standard,
• Prise de rendez-vous,
• frappe du courrier,
• Courrier.
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Cabinet Rémi PIERRE
- Assistante
1996 - 1999
• Assistance de direction et du personnel,
• Gestion des dossiers de bornage,
• Préparation et mise en forme diverses (frappe 300 CPM) : rapports, notes, factures
• Accueil, filtrage et gestion du standard téléphonique,
• Etablissement d'états descriptif de division,
• Classement, archivage,
• Collecte et saisie d’informations : tableaux de bord,
• Ecritures comptables, TVA, suivi visite médicale,
• Organisation des réunions, des déplacements du personnel,
• Gestion du courrier,
• Conception, développement et aménagement de bases ACCESS (1 base archivage et 1 base pour la gestion des dossiers "Loi Carrez").
Gestion des données suivant cahiers des charges clients (formulaires et sous-formulaires de saisie, états imprimables (avec regroupements de données selon divers critères - totalisations, sous-totalisations, conditionnelles ou non)) et expertation des données vers supports internes à la société.
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BCIG
- Responsable gravure
BASTIA
1988 - 1994
BCIG - 35 LIFFRE - Câblage et gravure (15 personnes)
• Gravure de plaques plastiques en nombre
• Usinage et gravure de façade avant de prototype,
• Etablissement des devis et factures,
• Suivi clientèle.
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AES
- Prestataire de services
1987 - 1987
AES - 35 COMBOURG - Matériel et produits médicaux (15 personnes)
• Intégration des données de base avant utilisation du logiciel de gestion.
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SCORE ETT
- Secrétaire d'agence
1985 - 1987
• Standard, accueil,
• Etablissement des contrats et certificats de travail, salaires,
• Classement,
• Courriers.
