Hélène GENOT

Accueil physique et téléphonique : familles, résidents, fournisseurs, ambulanciers...
Renseignements divers
Création des menus & programmes d'animation...
Filtrage des appels & prise et transfert des messages sur Outlook
Gestion des stocks des vestiaires du personnel
Création des dossiers salariés suivant directives internes
Suivi des signatures des contrats de travail (CDD) et leur classement dans les dossiers salariés - Fax des DUE (déclarations faites par DRH)
Divers courriers & tableaux de bord
Classement. Appui à la Secrétaire administrative (facturation...)
Arrivée, départ et enregistrement du courrier et distribution aux résidents
Gestion des consommables de bureau

Logiciels : Word, Excel, Publisher, PowerPoint, Sphynx

Saisie des PA (Petites Annonces) "Rose" ainsi que le lien avec les clients, Devis , insertion & création pub (avec le le service) dans le journal; "breaking"...
En appui, saisie productive = au kilomètre des PA (immobilier, auto, moto)
Logiciels de presse : Publissimo et Publitoo

Service d'aide à la personne :

Responsable du standard (env 150 à 200 appels entrants et sortants par jour)
Prise des messages et transfert de ces derniers via un logiciel de messagerie interne, Lancelot = messages Pop'Up
Saisie des dossiers clients sur un logiciel spécifique : Perceval

Centre de Radiologie Mobile : dépistage

Envoi de confirmation de RDV auprès des demandeurs et dans les entreprises
Réservation des stationnements auprès des services ("Police")
Organisation de la tournée des équipages (chauffeur + manipulatrice radio)
Réservation et négociation des prix pour les chambres d'hôtels
Prise de RDV au siège pour les clichés radiographiques
Pré saisie et facturation
Départ du courrier

Logiciels : Word, Excel

Distribution de lunettes de protection

Saisie des commandes clients (produits techniques) : France et étranger
Saisie des commandes d'optique
Demande de renseignements par fax auprès des clients
Envoi & réception de fax
Téléphone : prise des messages, renseignements...
Classement

Logiciels : Word, Excel, EquaPRO gestion
Messagerie Outlook Express

Cet hiver, j'ai mis à jour les fichiers et bases de données du conseil et des adhérents ainsi que les différentes listes des fournisseurs avec un transfert de Works vers Excel.
J'aide à suivre les règlements : particuliers, CAF ...
Régulièrement, j'effectue les remises de chèques vacances.
J'enregistre les chèques sous Ciel Compta.
J'ai appris à faire les rapprochements bancaires.
DUE sur Internet
Plannings : suivi des inscriptions
Gestion des inscriptions camps de vacances
Comptabilité des camps (notions)
Suivi administratif de dossiers : clients, camps
Traitement du courrier (arrivée et départ) et renseignements téléphoniques
Je manage l'équipe de bénévoles lors d'envoi de mailing.
En ce qui concerne la partie commerciale, je fais connaître autour de moi cette association : les camps de vacances pour la jeunesse.

Bureau d'études (architectes)

Accueil téléphonique et physique
Gestion du courrier : arrivée, enregistrement et départ
Secrétariat 1er niveau
Gestion des fournitures

Suivi des dossiers clients (offres, commandes)
Gérer les commandes de A à Z (France & Export)
Exportation : DOM/TOM, SUISSE, MAROC, CEE : saisie, facturation, listes de colisage, codes douaniers, incoterms, suivi logistiques avec les transitaires et les transporteurs...
Suivi des règlements, remises en banque (export), CREDOCS
Suivi des litiges clients(bons de reprise, avoirs et courriers éventuels)
Plaquettes et tarifs promotionnels (photos inclues)
Référencements des centrales d’achats
Contact privilégié des centrales et jardineries
Capable d’anticiper la charge de travail : 3 directeurs et 8 commerciaux de terrain & assistanat du Directeur d’exploitation : suivi de la logistique et du SAV (articles techniques)
Gestion des dossiers clients et prospects en liaison avec force de vente
Contrôle et saisie des notes de frais
Suivi des CA et RFA (sous Excel)
Vérification et édition des BL et des factures
Traitement du courrier (arrivée et départ), stats..
Logiciels internes Unix, Tun Emul
Word, Excel
Windows Internet Explorer & Outlook Express

Secrétaire administrative chez 1 courtier indépendant : devis, frappe de contrats, courriers divers, classement, transferts de documents et contrats au siège social, arrivée et départ du courrier...

Accueil téléphonique et physique
Frappe des courriers
Sténo
Frappe des bilans et états financiers en liaison avec les comptables
Arrivée et départ du courrier

Machine à écrire

Vente des chariots élévateurs et suivi du S.A.V.

Accueil téléphonique et physique
Frappe des courriers divers et devis techniques (de réparation)
Planning des interventions
Classement
Arrivée et départ du courrier

Machine à écrire, télex, Fax

Accueil téléphonique et physique
Frappe de petits actes notariés
Courriers divers
Arrivée et départ du courrier
Machine à affranchir fiscale
Déplacements divers en vue enregistrement des actes et formalités : impôts, recettes...
Classement
Ré-organisation des archives et pré archives

en alternance avec les cours de l'Ecole de Notariat