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SYSTRA - Direction Urbaine France
- Assistante de Direction puis Assistante de projet d'infrastructure de transport
2015 - maintenant
J'ai acquis de nombreuses années d'expérience en tant qu'Assistante de Direction puis Assistante de projet d'infrastructure de transport. J'interviens aux différentes phases des projets, aussi bien auprès de l'équipe de management que des équipes de production.
Département AMO Système
Contrat d'Assistance à maîtrise d'ouvrage (AMO) Systèmes du projet de la 3ème Ligne de métro de Toulouse.
Depuis Juin 2018, j'assiste l'équipe de Management du projet d'AMOS Système 3ème
ligne du Métro de Toulouse mais également pour la ligne 15_T2 Grand Paris Express
Département Infrastructures MOE Ligne 15_T2
Contrat de maîtrise d'œuvre infrastructure d'un projet de métro automatique de grande capacité en rocade proche de Paris, cotraitant avec des cabinet d'architecture pour la conception et le pilotage des travaux de 21 km de tunnel, 8
gares et des ouvrages annexes.
Assurer le Secrétariat de la Direction de Projet et la Gestion de documentation administrative
Accompagnement, conseil et assistance auprès de la direction de projet et du management au quotidien notamment sur les aspects organisationnels, administratifs (Rédactions des communiqués depuis la direction projet vers les équipes, notes des nouveaux arrivants, gestion des organigrammes, préparation des entretiens de performance et de développement)
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Systra
- Assistante de Direction
Paris
2013 - 2014
Interlocuteur privilégié des collaborateurs du projet, assurer un lien de qualité avec les Services SYSTRA (DSI / Finances / Moyens Généraux / Ressources humaines /
Achats ....) en vue d'optimiser le travail de chacun.
* Elaboration et mise à jour des tableaux de suivi d'activité (effectifs ; budget logistique ; parc auto...) en lien avec le gestionnaire de projet
* Planification et organisation des opérations de communications externes, manifestions événementielles,
* Pilotage et coordination entre les différentes bases vies depuis les déménagements jusqu'aux installations,
* Référente métier auprès des 3 assistantes sur 2 bases vies
SYSTRA - Direction des Projets Nationaux
Département AMO MOE - Projet MEP Maroc
Assurer l'animation de la gestion documentaire (GED) pour l'ensemble du projet MEP.
* Correspondant du MEP auprès de FUSIONLIVE et du MOA
* Gestion des entrées/sorties des documents nécessaires à la production du MEP
* Etablir let suivre le tableau de bord relatif à la production du MEP
* Veiller à ce que les trames de des documents issues de l'équipe projet soient établies dans la charte imposée par le Client.
Etablir et suivre le tableau de bord relatif à la production du MEP
* Assurer le suivi des demandes de prestation émanant du MOA,
* Solliciter les contributeurs en relation avec les Chefs de Projet
* Suivre les échéances de production des contributeurs
* Assurer l'envoi des livrables officiels au Client. Assurer le suivi administratif des demandes de prestations extérieures à l'équipe MEP
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Systra
- Assistante de Direction
Paris
2013 - maintenant
Accompagnement, conseil et assistance auprès de la direction de projet du management au quotidien notamment sur les aspects organisationnels, administratifs (rédactions des communiqués depuis la Direction de projet vers les équipes, notes des nouveaux arrivants, gestion des organigrammes, préparation des entretiens de performance et de développement.
Je suis également l'interlocuteur privilégié des collaborateurs du projet, j'assure un lien de qualité avec les services SYSTRA (DSI / Finances : Moyens Généraux / Ressources Humaines / Achats...) en vue d'optimiser le travail de chacun.
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Systra
- Gestionnaire de projet
Paris
2012 - 2013
* Mise en place d'un tableau de suivi, 2012 - 2013 * Formaliser les fiches affaires à partir des informations communiquées par les Chefs de projets et le
* Veiller à leur acceptation par les prestataires
Assister le Directeur de Projet ainsi que les Chefs de Projets dans l'organisation des déplacements au Maroc, les démarches administratives éventuelles, en veillant ce qu'ils
soient organisés le plus en amont possible et au meilleur coût.
Assurer le suivi :
* Santé au travail en relation avec les RH du personnel affecté à l'équipe projet
* Sûreté en relation avec la Direction de la sûreté du personnel SYSTRA et des prestataires amenés à effectuer des missions au Maroc.
INEXIA puis SYSTRA (depuis juillet 2012)
Direction des Projets
Département Projets Infrastructures Entreprises
Assistante de Direction du Sous Groupement Conception
* LIGNE A GRANDE VITESSE SUD EUROPE ATLANTIQUE,
Réalisation de toutes les opérations nécessaires au bon fonctionnement de la Direction, aux relations internes et externes
* Suivi et centralisation partie RH SGC en lien avec le siège
* Gestion : Agenda - Courrier - plannings
* Organisation : réunions - déplacements - manifestation
* Saisie de documents : Lettres - Compte-rendu
* Mise en forme et diffusion de documents
* Suivi logistique : réservation de salles, matériels, travaux de reprographie
* Documentation : GED Lascom - DMO - Classement sous P -
* Gestion des notes de frais
* Gestion des heures Qualiac
* Contrôle imputation des agents sur le projet
* Assistance aux reporting
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Filiale INEXIA AFACOR - Acquisitions Foncières - Projet SEA
- Assistante
2011 - 2012
Appui administratif des procédures engagées dans l'exécution des enquêtes parcellaires en relations avec les Préfectures afin d'obtenir dans les délais les arrêtés ainsi que les rapports des Commissaires Enquêteurs
Expropriations, notifications des offres, respect des procédures administratives de la phase judiciaires jusqu'à la mise en mise en paiement des jugements via un logiciel spécifique permettant ainsi une date de libération des terrains
Rédaction des dossiers de consignation et mise en paiement avant envoi à la caisse des dépôts et conisgnations.
Suivi des opérations préalables aux demandes d'arrêtés de cessibilités et des ordonnances d'expropiration. Vérification de l'ensemble des propriétaires à prévoir dans cet arrêté.
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INEXIA - Filiale INEXIA AFACOR basée
- Assistante
2011 - 2012
INEXIA - Filiale INEXIA AFACOR basée à POITIERS ayant pour activité les
acquisitions foncières pour le projet SEA - Assistante Opérationnelle
Suivi administratif des procédures engagées dans l'exécution des enquêtes parcellaires en relation avec les préfectures afin d'obtenir dans les délais requis les arrêtés administratifs ainsi que les rapports des Commissaires Enquêteurs puis diffusion aux différents opérateurs fonciers dans le cadre de l'AMO (Assistance à maîtrise d'Ouvrage).
Expropriations, notifications des offres, respect des procédures de la phase judiciaire, jusqu'à la mise en paiement des jugements (provisionnels ou définitifs) via le logiciel BRAMS permettant ainsi une date de mise à disposition des terrains.
Rédaction des dossiers de consignation et mise en paiement avant envoi à la Caisse des
Dépôts et Consignations.
Suivi des opérations préalables aux demandes d'arrêtés de cessibilité et des ordonnances d'expropriation. Edition et vérification de l'ensemble des propriétaires à prévoir dans les arrêtés, (il s'agit de dossiers en cours de négociations, pouvant ou non aboutir à un accord amiable). Mise à jour de ce suivi dans la base de données SCRIBE.
Assistance logistique et organisationnelle (moyens généraux) du site Inexia Afacor de Poitiers. Mise en place et gestion du courrier, des contrats avec les prestataires (La Poste, nettoyage des locaux, fournitures diverses etc. Suivi du parc des véhicules en liaison avec le service logistique d'Inexia
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INEXIA - Filiale de la SNCF ayant pour activité la conception et la réalisation d'insfrastructure
- Assistante de Direction
2008 - 2011
Réalisation de toutes les opérations nécessaires au bon fonctionnement de la Direction, aux relations internes et externes et à l'organisation de l'emploi du temps,
Traitement des dossier confiés, en liaison avec la Direction.
Prépartions des réunions et déplacments,
Suivi administratif des contrats clients en lien avec les différentes Directions et le contrôle de gestion.
Formation de statgiaires en contrat de professionnalisation.
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INEXIA
- Direction Administrative
CHAMBRAY LES TOURS
2008 - 2010
Réalisation de toutes les opérations nécessaires au bon fonctionnement de la Direction, aux relations internes et externes et à l'organisation de l'emploi temps,
* Traitement des dossiers confiés, en liaison avec la direction
* Préparation des réunions et déplacements
* Rédaction et frappe de documents divers en fonction des directives données
* Constitution et mise à jour des dossiers
* Suivi administratif des contrats clients en lien avec les différentes Directions et le contrôle de gestion,
* Assurer le suivi administratif et financier des contraventions de l'ensemble du personnel d'Inexia,
* Mission de Tutrice dans le cadre d'une formation en apprentissage (BTS
Assistante Gestion)
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SIEMENS STS - Projet Toulouse
- Assistante documentaliste
2003 - 2007
Siemens Transportation Systems est spécialisé dans les automatismes de transport urbain. L'entreprise assure la commercialisation de l'ensemble de ces produits pour ma part je me trouvais dans les projets VAL clefs en mains.
Poste occupé :
Assistante documentaliste de la ligne B du métro de Toulouse qui consiste à la mise en place de GED et gestion documentaire, mise en ligne de la documentation technique (intranet documentaire), formation et assistance aux différents utilisateurs, veille économique, respect des engagements contractuels, sens de l’organisation, autonomie et rigueur dans l’exploitation de l’information.
Activités :
- Gestion des plans et des procédures techniques(infrastructures, intégration, essais des projets de la ligne A et de la ligne B de l’agglomération toulousaine,
- Contrôle et diffusion de plans, notes techniques entre les différents Groupes d’ouvrages,
- Alimentation et gestion de la base Access (GED), archivage papier au dernier indice,
- Conversion des plans DWG et documents Word sous les formats TIF et PDF, protection des documents,
- Constitution du fichier informatique de toute la documentation Ligne B,
- Mise en place et gestion du site intranet documentaire projet (Application spécifique Société « Livelink Rhapsody ») assistance aux différents utilisateurs,
- Support secrétariat du centre STS de Toulouse.
Réalisations :
- Respect des engagements pour la remise de la documentation contractuelle en 2 phases (Zone Nord à fin février 2007, Zone Sud à fin Mai 2007),
- Mise en ligne et découpage par entité de l’ensemble de la documentation du projet sur l’intranet accessible à tous.
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Siemens Transportation Systems
- Documentaliste
Saint-Denis
2003 - 2007
Projet en charge de la conception du Prolongement de la ligne A et Ligne B de Toulouse
Documentaliste
- Gestion des plans et des procédures techniques (infrastructures, intégration, essais des projets de la ligne A et de la ligne B de l'agglomération toulousaine,-
- Contrôle et diffusion de plans, notes techniques entre les différents Groupes d'ouvrages,
- Alimentation et gestion de la base Access (GED), archivage papier au dernier indice,
- Conversion des plans DWG et documents Word sous les formats TIF et PDF, protection des documents,
- Constitution du fichier informatique de toute la documentation Ligne B
* Mise en place et gestion du site intranet documentaire projet (Application spécifique Société « Livelink Rhapsody ») assistance aux différents utilisateurs,
* Support secrétariat du centre STS de Toulouse.
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Cités et Entreprises - Marcq en Baroeul
- Assistante des Groupements d'Employeurs
2001 - 2002
AENPDC est une association de groupements d'employeurs soit 17 Groupements d'Employeurs et 500 salariés
Poste occupé :
Assistante de Groupement d’employeurs (AENPDC) – Entreprises et Cités – Marcq en Baroeul
Activiés :
- Tâches diverses de Secrétariat
- Organisation et participation aux Conseils d'Administration, Assemblées générales, Votes et élections, CE et DP
- Gestion des démarches administratives lors de la création d'un Groupement d'employeurs (J.O),
- Suivi des demandes de subventions auprès des organismes de la Région Nord pas de Calais,
- Gestion Horaire et paie :
- Gestion des plannings (absences CP, maladie),
- Mise à disposition du personnel auprès des entreprises,
- Suivi et déclenchement de la paie de 50 salariés d'un groupement d'employeurs
Résultats :
- Obtention de 2 subventions auprès du Conseil Général, Conseil Régional, DDTEFF pour la création de 2 groupements d'Employeur
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SIEMENS STS - Lille
- Assistante de Projet
1994 - 2001
Siemens Transportation Systems est spécialisé dans les automatismes de transport urbain. L'entreprise assure la commercialisation de l'ensemble des produits "VAL"
Poste occupé :
Assistante du Directeur de Projet et de l’équipe projet en charge du métro de la ligne 2 de Lille « VAL »
Activités :
- Gestion administrative et du personnel (35 personnes)
- Organisation d’opérations de communication : visites de délégations françaises ou étrangères par exemple,
- Gestion de la logistique sur le chantier (locaux, équipements de sécurité…),
- Négociation de contrats d’achats prestations externes (flottes voitures, portables...),
Résultats :
- Organisation de la mise en service officielle de la ligne 2 du métro de Lille (27/10/00) en partenariat avec la CUDL et TRANSPOLE,
- Organisation d’une visite du VAL de Lille pour le Syndicat Mixte des Transports de l’agglomération Toulousaine dans la perspective de la réalisation de la future Ligne B.
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Siemens Transportation Systems
- Assistante du Directeur de Projet
Saint-Denis
1994 - 2003
Groupe projet en charge du métro de la ligne 2 de Lille « VAL »
Assistante du Directeur de Projet
* Gestion administrative et du personnel (35 personnes)
* Organisation d'opérations de communication : visites de délégations françaises ou étrangères par exemple,
* Gestion de la logistique sur le chantier (locaux, équipements de sécurité...)
* Négociation de contrats d'achats prestations externes (flottes voitures, portables...),
* Organisation de la mise en service officielle de la ligne 2 du métro de Lille
(27/10/2000) en partenariat avec la CUDL et TRANSPOLE,
* Organisation d'une visite du VAL de Lille pour le Syndicat Mixte des Transports de l'agglomération Toulousaine dans la perspective de la réalisation de la future Ligne B.
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Matra Transport International aujourd'hui Siemens
- Assistante Logistique
1988 - 1994
Matra Transport International était le concepteur du système VAL
Le poste occupé :
Assistante logistique au sein de la division Exploitation, Essais, Maintenance Matra Transport International
Activités :
- Gestion des plannings (50 personnes) et du secrétariat (budget, matériel et fonctions administratives),
- Organisation de réception dans le cadre de délégations étrangères, réceptions de travaux,
- Organisation des déplacements France/Etrangers (visas, passeports, devises),
Résultats :
- Conception et mise en place de la nouvelle infrastructure organisationnelle des bureaux en respectant le budget alloué,
- Organisation de l’inauguration de la mise en service officielle de la ligne 1 bis : Délégation ministérielle, Conseil régional
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Matra Transport International
- Assistante logistique
1988 - 1994
* Gestion des plannings (50 personnes) et du secrétariat (budget, matériel et fonctions administratives),
* Organisation de réception dans le cadre de délégations étrangères, réceptions de travaux,
* Organisation des déplacements France/Etrangers (visas, passeports, devises)
* Mise en place de la nouvelle infrastructure organisationnelle des bureaux en respectant le budget alloué,
* Organisation de l'inauguration de la mise en service officielle de la ligne 1 bis :
Délégation ministérielle, Conseil régional
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SA LA Nouvelle Holding
- Secrétaire
1986 - 1988
Communication : Organisation de shows, salons, stages
Recherche de modèle
Tenue du secrétariat et des objectifs mensuels des salons
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SA La Nouvelle Holding
- Secrétaire
1986 - 1988
Secrétaire au sein d’une Société spécialisée dans la coiffure – SA LA Nouvelle Holding – Michel Dervyn Coiffeur-Concepteur
Activités :
- Communication : Organisation de shows, salons, stages
- Recherche de modèle
- Tenue du secrétariat et des objectifs mensuels des salons
Résultats :
- Organisations de concours de coiffure inter salon et remise de prix
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CLID
- Secrétaire Commerciale
1984 - 1986
Comptoir Lillois Industriel de Distribution (CLID)
Suivi commercial, commande, devis, téléphone, telex, relances commandes
Suivi comptable, factures achats, règlements fournisseurs, relances clients.
