ISTIA - Université d'Angers
- Responsable secrétariat Master 2 Innovation
2001 - maintenant
Mission(s), profil du poste que j'occupe :
Corps, Grade : Adjoint Technique de Recherche et de Formation
Composante/service : Institut des Sciences et Techniques de l’Ingénieur d’Angers (ISTIA) – Ecole d’ingénieur de l’Université d’Angers - Service Scolarité Master 2 Technologies innovantes.
Recrutée dans un premier temps en qualité d’agent contractuelle à l’Institut des Sciences et Techniques de l’Ingénieur d’Angers (ISTIA) de 2001 à 2005, je suis reçue au concours d’adjoint technique de recherche et de formation en 2006 et affectée dans cette composante. L’ISTIA l’une des huit composantes de l’Université d’Angers, devenue Ecole d’Ingénieur interne de l’Université d’Angers en 2007 accueille aujourd’hui 623 étudiants, 27 doctorants, 3 HDR, 54 enseignants, 33 BIATOSS.
J’exerce au sein de la scolarité, les fonctions de responsable du secrétariat du Master2 Technologies Innovantes. J’effectue la gestion administrative et logistique de ce Master. Cela représente par année universitaire, 65 étudiants (incluant le Master délocalisé à Yaoundé au Cameroun) et 80 enseignants, dont 60 intervenants professionnels extérieurs à l’établissement.
Sous l’autorité fonctionnelle du responsable du Master Innovation, sous l’autorité hiérarchique du directeur des études et de la responsable administrative de l’Ecole, mes missions consistent pour la partie étudiante à accueillir, informer, orienter les futurs étudiants et assurer le suivi des procédures de recrutement de l’inscription à la délivrance du diplôme. A ce titre, je suis chargée de :
- Traiter et assurer le suivi les dossiers d’admission, des dossiers de validation, préparer les plannings pour les entretiens, envoyer les convocations d’entretien, organiser les journées de recrutements, envoyer les courriers d’acceptation et de refus (2 sessions),
- Gestion des inscriptions administratives et pédagogiques comprenant le Master2 délocalisé de l’IFTIC-SUP à Yaoundé au Cameroun (logiciel Apogée),
- Réservation des salles du planning des enseignements de l’année en cours (logiciel Celcat V6),
- Organiser le voyage d’études annuel des étudiants à Bruxelles (promotion avec 35 étudiants), gérer l’hébergement et le transport, planifier les réunions et les conférences (Commission européenne, Parlement européen…)
- Préparer les soutenances de stages, plannings et convocations,
- Organiser les sessions d’examens : demande et réception des sujets d’examens, préparation du planning, envoi et suivi des copies pour correction.
- Saisie des notes, édition des procès-verbaux, édition des relevés de notes (logiciel Apogée),
- Envoi des bulletins de notes et attestations de diplômes des étudiants du Master 2 Technologies innovantes de l'ISTIA et du Master 2 du Cameroun.
Concernant les intervenants, je suis plus particulièrement chargée de :
- Contrôler le suivi les déplacements des intervenants : réservations des hôtels et restaurants,
- Accueillir des intervenants extérieurs,
- Contrôler le planning et le suivi (modifications cours),
- Assurer la logistique des cours : préparation des matériels, réception et photocopies des supports de cours.
Dans mes fonctions, je prends également en charge les relations extérieures et la communication du département innovation. Pour cela, j’ai pour missions de :
- Réceptionner et répondre aux courriers de demande d’informations liés au Master.
- Assurer l’accueil téléphonique et orienter les correspondants,
- Participer à des salons, forums, séminaires et journées « portes ouvertes » de l’ISTIA,
- Organiser le cocktail de parrainage anciens-nouveaux étudiants Master 2 Innovation (100 personnes),
- Traiter le courrier (réception, enregistrement)
Classer et archiver les documents et informations.
