LAURENCE NADEL
Assistante de Direction, Groupement les Mousquetaires
Bras droit et « complice » du directeur, ma principale mission consiste à optimiser la gestion du temps de mon PDG. L’ADD prend les RDV, filtre les visites et les communications téléphoniques, organise les repas d’affaires, prépare les réunions puis rédige les comptes rendus. Je peux également représenter la direction auprès des clients.
Mon rôle
Organiser pratiquement et optimiser les journées d’un ou de plusieurs directeurs qu’ils soient présents dans l’entreprise ou en déplacement. Préparer au maximum les dossiers pour que ces professionnels disposent au plus vite de toutes les informations dont ils ont besoin dans leur rôle de dirigeant.
Mon métier
Le métier de l’ADD se caractérise par une relation très personnalisée avec le ou les cadres auprès de qui je travaille. Il s’exerce dans un climat de confiance où la communication doit être permanente et maîtrisée. Compte tenu du statut de ces cadres et de leurs absences fréquentes, l’ADD assure un relais continu en centralisant puis en sélectionnant par ordre d’importance toutes demandes de consultation les concernant. Je gère pleinement leur agenda pouvant décider de prendre et de déplacer les RDV. Je prends en charge, en cherchant à optimiser, la logistique des déplacements (choix des horaires, des itinéraires, des sites d’hébergement).
Une bonne appréhension des orientations de l’entreprise, une connaissance des priorités définies par les dirigeants du service ainsi qu’une certaine affiliation avec les principales caractéristiques techniques des produits du service, me permettent de déterminer le degré d’urgence de chaque sollicitation et d’anticiper sur les dispositions à prendre au niveau de la préparation des dossiers notamment.
La capacité d’organisation est une dimension essentielle de ce métier car les intérêts économiques importants dépendent d’une transmission rapide et fiable des informations. L’ADD agit selon une intelligence des situations qui lui permettent de déterminer le degré de confidentialité à respecter.
En cas de crise et en absence des dirigeants, je peux avoir à prendre des dispositions provisoires conformes aux intérêts de l’entreprise. Compte tenu de la nature des informations que je gère, des plus courantes au plus stratégiques et de ma relation permanente avec les collaborateurs des cadres que j’assiste, je suis amenée à faire des diagnostics et peux avancer des propositions visant des gains d’efficacité en matière de communication. Souvent je rédige le relevé de décisions ou le compte rendu des réunions de services auxquelles je participe.
L’ensemble de mes activités implique un recours constant aux outils de la bureautique et ce aussi bien en langue française qu’en langue étrangère.
Mes activités s’inscrivent aussi dans un secrétariat courant : traitement du courrier, mise en forme de document, organisation des réunions … dont je peux déléguer une partie quand je travaille avec une collègue secrétaire.
Le poste désigné a atteint un niveau de responsabilités qu’il décharge les cadres environnants de tâches administratives lourdes, de gestion et d’organisation.
7 contactsPlanning de la direction Industrie dans sa globalité
Soutien administratif de la direction et des métiers
Préparation et organisation des réunions de la direction
Préparation et Organisation des CA et des tiers temps
Préparation et Organisation des déplacements de la direction et des adhérents
Préparation et Organisation des événements de la direction industrie
Appui sur la coordination et la synchronisation de toute l'équipe de la direction Industrie
Assistante de Direction, ITM Logistique Equipement de la Maison International (Groupement les Mousquetaires)
2010 - 2011Dossiers REQUETES Discoverer
1 fois par semaine:
- Suivi des OP
- Interbases
Tous les 1er du mois :
- Les Flux (procédure
Le 5 de chaque MOIS :
- Les Indicateurs Qualité base MG.
Dossier SV2 (retour de marchandes des PDV vers les bases)
1.Envoi par fax aux bases pour rapatriement de la marchandise
2.Mettre à jour le tableau – Services
3.Mettre à jour le tableau des retours de marchandises sur bases
Dossier ANOMALIES FOURNISSEURS
Mettre à jour toutes les anomalies fournisseurs
Dossier PAIEMENT DE LIVRAISON
Mettre à jour :
• Les ouvertures de PDV
• Les fermetures de PDV
• Les changements d’enseignes
• Les paiements à la livraison
• Les redressements judiciaires
Dossier INTEGRATION NOUVEL ARRIVANT
Mettre en place le parcours d’intégration sur 7 semaines (visites base, rdv avec tous les services Brico)
Présente à la REUNION DES SERVICES LEMI + Compte rendu
Etre en veille à la concurrence
- Faire des recherches sur Internet
- Alerter le DG de la concurrence
- Lire le journal de la logistique
Dossiers du Directeur Général
- Suivi véhicule de location en leasing
- Réaliser sa note de frais tous les 15 jours SUR ULYSSE + Mise à jour Tableau
- Récapitulatif NDF + Mise à jour Tableau Moyenne Consommation Péage annuel.
Dossiers du Responable des 3 Bases
- Taches administratives (courriers, notes de frais, voyages etc …)
Dossiers du Responsables Projets et SI
- Tenir à jour classeurs divers contrats et commandes techniques des bases
OUTILS :
- Valider les CP/RTT et autres absences des Collaborateurs (30) sous SELF Service.
- Saisir les CP/RTT sous SELF Service (Guide d’utilisation SALARIE)
- Valider les ODM et NDF sous ULYSSE.
- Imprimante et scanner (Guide d’utilisation Multifonctions Ricoh)
- Réservation salle de réunion sous LOTUS Notes en réseau
- Commande de fournitures de bureau sous OFFICE DEPOT (base documentaire)
- Mise à disposition des différentes trames avec nouveau logos, annuaire, organigrammes…
- Mise à disposition du Calendrier Réunions Direction ITM LEMI.
2008 - 2010ACTIVITES PRINCIPALES :
Elaboration et suivi des dossiers de l’enseigne,
Prépare et organise les supports des conseils d’administration,
Prépare les coordinations avec les services constituant ITM EP et les entités du Groupement (coordination ITME, réunions de service, réunions C.A. …)
Met à jour les différents fichiers liés à l’enseigne : organigrammes tiers temps, fiches techniques enseigne du développement …,
Aide la Direction dans la constitution de dossiers avec les services, ou vis-à-vis des entités du Groupement (logistique, développement…).
Assure l’interface entre son supérieur hiérarchique et les services ITM EP, ainsi que les entités du Groupement pour le bon suivi des dossiers
Elabore et suit le planning annuel du Conseil d’Administration ITM EP,
Organise les conseils d’administration : ordre du jour, convocation, préparation des supports, comptes-rendus.
VIE DE L'ENSEIGNE :
Organise l’évènementiel de l’Enseigne : réunions d’Enseigne, Régions, Séminaires,… :
Organise la logistique (invitations, traiteurs, informatique, ).
ADMINISTRATIF:
Saisit et envoie les compte-rendus des réunions aux personnes concernées,
Gère les appels téléphoniques : réceptions, filtrage, passation et transmission d’éléments de réponses,
Rassemble et met en forme des données liées au service et à l’enseigne (tableaux, graphiques, présentations Powerpoint),
Rédige les courriers et les notes d’information à partir de consignes orales ou manuscrites,
Assure l’organisation logistique des évènements de l’enseigne et des réunions : petits déjeuner, traiteur, commande de collation, plateaux repas…
Gère des accès accordés (Lotus, Internet, Salle de Collection, Badges etc ..)
Classe et archive des dossiers,
Réserve des billets de train, d’avion, location de véhicules, hotels, salles de réunion pour la Direction.
DOMAINES DES RESPONSABILITES :
Préparation et suivi des dossiers du pôle Direction.
Positionnement et rattachement dans la structure (hiérarchique et fonctionnel) :
Rattachement hiérarchique : Responsable ITM Métier EP.
Relations internes et externes :
Internes
Tous services de l’environnement ITM Équipement de la Personne,
Entités du Groupe : ITME, AFCE, UDM, Direction du Développement, ITM Régions, ….
Externes
Prestataires divers, points de ventes, etc…
Condition de travail particulières (mobilités, …) :
Visites ponctuelles de points de vente.
AUTRES MISSIONS HORS DE MA FICHE DE FONCTION
Organiser défilé de mode pour Réunion Nationale
Organisation entre :
L’agence Mannequins
Le Service évènementiels pour décoration salle, podium, son et lumière
La restauration
Coordination entre les services Achats, Lingerie, Commerce
Suivre le dossier Aménagement des nouveaux locaux VETI
Contacts architectes
Mise en place des bureaux sur plan
Prise de RDV et CR au responsable
Comparatif prix etc …
Etre l’interlocuteur représentant les RH pour les salariés de VETI
Organiser repas de fin d’année pour 100 personnes
Réduire les dépenses inutiles
ASSISTANAT POUR D’AUTRES POLES
Assister le POLE DAF
Prendre les appels du DAF durant son absence
Frappe de divers courriers
Envois contrats en AR
Envois mails, scan documents
Assister le POLE COMMERCE
Préparation plan d’intégration (location véhicule, resa hotel, planning stages, carte + plan des PDV)
Suivi des reclassements des salariés des PDV, envois courriers AR des licenciements et contrats d’embauche.
Mise en page des documents PowerPoint
Envoyer les convocations par @ pour les différents ateliers Merchandising et suivi des convocations
Rédiger, mise en page courrier d'avocat pour licenciement
Préparation Séminaire (120 personnes)
2006 - COORDINATRICE DE FORMATION - Services Pétroliers Schlumberger – Melun 77,
2002 - ASSISTANTE DE DIRECTION – CHARGEE DE MISSION - Partners – Avon/Fontainebleau 77
2000 - MERE AU FOYER - Naissance de jumeaux,
1999 - ASSISTANTE DE DIRECTION - SAS Institute – Grégy sur Yerres 77,
1998 - ASSISTANTE DE DIRECTION GENERALE - ASS.E.D.I.C. de Seine et Marne - Vaux le Pénil 77
1997 - CHEF DE SEC