Magali AMICABILE

En résumé

Entreprises

• Expleo - Assistante Chef de Projet

  Montigny-le-Bretonneux 2015 - maintenant EUROSUD-AIRBUS HELICOPTERS
  Support Administratif au sein du service outillage (EDMCO3).
  
  Mise en place de mon poste de travail en collaboration avec l'informaticien et les chargés d'affaires.
  
  En collaboration avec les sept chargés d'affaires:
  - Demande d'affectation et validation des unités d'oeuvre pour la prestation EXPLEO (Mail et SAP),
  - Création des request for quotation (Création des demandes d'achat sur le logiciel SAP),
  - Demande de validation des RFQ par mail,
  - Demande de réception des commandes pour libérer le paiement aux fournisseurs (Mail et SAP),
  - Archivage de documents sous le logiciel SAP,
  - Mise à jour en temps réel de l'outil de gestion des affaires intégrées à SAP,
  - Gestion de la pré-facturation et s'assurer de la clôture complète de l'affaire sous SAP,
  - Mise à jour de l'outil de suivi ADM des affaires en cours,
  - Suivi des litiges factures fournisseurs outillages (Tableaux Excel)
  
  En collaboration avec le manager:
  - Gestions des stocks des fournitures du plateau (Tableau Excel),
  - Gestion du personnel,
  - Suivi de la facturation,
  - Gestion des entrées physique sur le site D'EUROSUD.
  
  En collaboration avec le manager et le référent technique:
  Projet duplication des outillages FAL (Final assembly Line) en Roumanie.
  - Création des fiches de chiffrages,
  - Création de cahier des charges,
  - Présélection des fournisseurs outillages,
  - Consultation des fournisseurs par mail,
  - Echanges sur le besoin avec le fournisseur (Données d'entrée)
  - Création des RFQ sous SAP,
  - Mise à jour des tableaux de suivis,
  - Mise à jour en temps réel de l'outil de gestion des affaires intégrées à SAP,
  - Gestion et suivi de la facturation fournisseurs.

• AKKA TECHNOLOGIE - Assistante de Gestion & Administration des ventes

  2014 - 2015 Support des équipes commerciales et managériales
  
  Suivi administratif du personnel : 80 collaborateurs
  - Accueille les nouveaux embauchés
  - Etablit et envoi les ordres de mission
  - Gère les commandes et distributions des tickets restaurant
  - Collecte, saisie et contrôle les notes de frais et les rapports d’activité
  - Gère et suit les congés payés, les arrêts maladie, les JRTT
  - Déclare les accidents du travail
  - Saisie les autorisations d'absences
  - Organise la refacturation des frais de déplacements au client
  - Collecte et saisie les feuilles de temps
  - Prépare et transmet les éléments de salaire variable au service paie (primes, déclaration HS, etc...)
  - Informe la paie des changements d'adresses
  - Transmet les demandes d'avances sur frais/salaire
  - Gère les habilitations des consultants
  - Actualise mensuellement les diverses bases de données : suivi détachement - taxe transport
  - Création de tableaux de bord suivi des activités commerciales
  
  Suivi contractuel des affaires :
  - Saisie les offres commerciales et assure le paramétrage des dossiers d'affaires
  - Réceptionne et saisie les commandes clients (revue, envoi des AR, enregistrement, suivi, mise en paiement)
  - Procède au suivi des productions mensuelles réalisées
  - Est en charge de la pré - facturation puis de la facturation
  - Assure le suivi et la relance des règlements, mène les actions demandées par le service recouvrement
  - Est en charge du suivi du matériel informatique & téléphonie,
  - Vérifie les factures de voyages à partir des réservations effectuées par les consultants (Egencia) et saisie les coûts sur les projets
  - Valide la conformité des factures de sous-traitance avec les bons de commande et de livraison
  - Justifie les encours de production

• AIRBUS HELICOPTERS - Assistante de Direction

  2013 - 2014 Assistante du Directeur de Programme NH90 Naval-TFRA-TBEA.
  Gestion de 15 collaborateurs dans un environnement international:
  - Gestion des agendas
  - Filtrage téléphonique
  - Organisation de réunion (visioconférence)
  - Réservation de salle de réunion
  - Organisation des déplacements internationaux
  - Gestions des ordres de missions
  - Gestions des notes de frais
  - Mise en place d'un management visuel (war room)
  - Gestion des problèmes quotidien
  - Création et diffusion de la gazette du service
  - Gestions des mails du directeur
  - Mailing
  - Gestion des fournitures bureautique

• EUROCOPTER - Assistante Administrative

  2012 - 2013 Assistante Administrative / Support et Services des appareils gouvernementaux.
  Gestion de 45 collaborateurs dans un environnement international:
  - Organisation de réunion
  - Réservation de salle de réunion
  - Organisation des déplacements internationaux
  - Gestion de la logistique du personnel
  - Gestion des ordres de mission
  - Gestion des notes de frais
  - Mise en place d'un séminaire
  - Gestion des fournitures bureautique
  - Création d'un livret d'accueil en anglais du service

• EMIS - Secrétaire polyvalente

  2012 - 2012 - Accueil physique et téléphonique
  - Tenue du standard
  - Gestion du courrier
  - Rédaction de lettres
  - Gestion des fournitures bureautique
  - Gestion des commandes de l'activité,
  - Classement
  - Gestion des PV

• La Française des Jeux, Cegelec Sud-Est, Centrimex, Irestal Inox - Assistante de Direction, Secrétaire polyvalente, Assistante administrative et commerciale

  2010 - 2012

Formations

• Maestris

  Aix En Provence 2012 - 2013 - Licence : DEES (Diplôme européen d'études supérieures) Assistante de Gestion des Ressources Humaines
  - Bachelor Assistante de Gestion des Ressources Humaines
  - Qualification de la métallurgie Assistante de Direction.

• Lycée Emile Zola

  Aix En Provence 2008 - 2010 BTS Assistante de GestionPME PMI

Réseau

• Hugues HEQUET

• Jean-Claude RAZZINI

• Julien BOURGEOIS

• Philippe MECHIN

• Samuel CHEMIN

• Sophie ROQUES

• Stephane ROBIN

• Stéphane MATHET