Martine COLOMBANI
Gestion d'archives d'entreprise
L'archivage d'entreprise, c'est transformer une contrainte en une opération rentable pour l'entreprise.
Je vous propose d'adopter de bonnes pratiques archivistiques pour un gain financier, un gain de temps et un gain de place.
LES ENJEUX POUR L'ENTREPRISE :
- Réduction des coûts de stockage et des frais généraux dus à l'encombrement des espaces : limitation de la surface et du mobilier dédiés aux archives
- Maitrise des risques financiers : (coût d'une amende, d'une condamnation judiciaire) les archives ont une valeur probante
- Gain de temps : accès facile et rapide à l'information
- Respect des obligations légales de conservation des documents
MON METIER
Mise en place de systèmes d'archivage rationnels permettant la conservation de documents probants, le repérage rapide de l'information, la gestion de locaux de stockages à moindre coût.
MES PRESTATIONS INCLUENT :
- Réalisation d'audits (analyse des besoins, états des lieux, mise en avant des écarts avec les normes archivistiques, identification des risques)
- Recensement des documents produits et reçus par l'entreprise
- Traitement d'archives (tri, inventaire, conditionnement)
- Mise en conformité des archives avec les bonnes pratiques archivistiques
- Mise en place de procédures
- Actions de sensibilisation et de conseil auprès des personnels
- Aménagement de locaux d'archives conformément aux normes techniques de conservation
- Résorption d'arriérés d'archives
- Analyse d'offres de prestataires extérieurs (rédaction de cahiers des charges)
56 contacts2011 - 2011Collecte, description et communication des archives intermédiaires : contrôle des bordereaux de versement, accompagnement des services versants sur la mise en place des procédures de versement, alimentation du SI archives, organisation de la collecte et du transfert chez le prestataire, recherche et communication aux services des documents archivés, répondre aux questions relatives aux DUA.
Traitement des archives définitives et contrôle des éliminations : contrôle des bordereaux d'élimination en vue de l'obtention des visas réglementaires et transmission aux Archives départementales concernées.
Contribution au bon fonctionnement du SNA : établissement du tableau de bord trimestriel, récupération et transmission des éléments de facturation.
2009 - 2009Traitement d'antériorité de fonds d'archives
Gestion des prêts et des retours
Sensibilisation aux archives des nouveaux arrivants
Indexation de dossiers de documentation
Désherbage de la documentation
2007 - 2007Avr. 2007- Août. 2007
Prestation d’audit et de conseil sur les archives du service des installations de Grenoble :
- Inventaire des documents nécessaires à l’analyse historique de certaines installations
- Etat des lieux listant (en vue d'une préparation à une prestation de récolement) : la localisation des archives, les plans des salles, la volumétrie par bâtiment et par salle, les types de documents archivés, les types de support, les types de conditionnement
- Réalisation de tableaux de gestion
2006 - 2007Nov. 2006 – Janv. 2007
- Organisation du déménagement d’un fonds d’archives de 220 ml
- Aménagement d’une salle d’archives de 50 m2
- Initiation du personnel aux techniques d’archivage
2006 - 2006Juil. 2006 - Sept. 2006
Traitement d’antériorité de fonds d’archives (166ml)
- Réalisation d’audits d’archives (analyse des besoins, état des lieux)
- Suivi des prestataires (prestataires de services d’archives présents sur d’autres sites de la société)
- Animation de revues de projet
- Management de 6 saisonniers pour le tri des archives et la réalisation d’inventaires de fonds d’archives
2004 - 2006Juin. 2004 – juin 2006
- Traitement d’antériorité de fonds d’archives (300 ml) : tri, élimination, rédaction d’un inventaire, conditionnement en boîtes
- Mise en place d’un système de gestion des archives (rédaction de procédures d’archivage)
- Intégration de la charte d’archivage au système qualité de l’entreprise
- Rédaction d’un cahier des charges pour le choix d’un prestataire dans le cadre de l’externalisation de la conservation des archives.
- Rédaction d’un cahier des charges concernant la numérisation des bulletins de paie et le choix d’un prestataire.