MY SUPPORT SERVICES
- Directrice Administrative
TOULOUSE
2015 - maintenant
Organisation, procédures, système d’information :
• Elaborer et optimiser les outils et procédures liés au bon fonctionnement de l’entreprise (process, procédures, courriers, notes internes, tableaux de bords, fiches actions, classement, archives, etc.)
• Veiller au suivi de la logistique bureautique (fournitures, bureaux, etc.)
• Gérer les équipements et le matériel
• Définir les besoins et moyens nécessaires à l'optimisation des systèmes d'information et de gestion
• Piloter l'implantation de nouveaux outils de gestion
Gestion comptable et fiscale, gestion de trésorerie :
• Assumer ou superviser la gestion comptable et fiscale en lien avec le cabinet d’expertise comptable missionné par la société
• Superviser la trésorerie et les relations avec les banques,
• Veiller au respect des échéances des déclarations administratives et fiscales.
Gestion du personnel :
• Encadrer, gérer, planifier et contrôler l'activité du personnel administratif,
• Elaborer les actes relatifs à la gestion du personnel (contrat de travail, déclarations d’embauche, fin de contrat, etc.)
• Garantir le respect des obligations sociales et de la législation en vigueur
• Assurer le suivi des données relatives à la paie, aux congés, aux remboursements des frais de personnel et à la médecine du travail
• Assister la direction dans les phases de recrutement
• Assister la direction dans le suivi des collaborateurs, de leurs évolutions, de leur besoin de formation
• Assurer la mise à jour régulière du tableau des effectifs
• Assurer la gestion administrative des stagiaires et de la formation interne
• Assurer la diffusion des informations vers le personnel
• Évaluer, développer et valoriser les compétences de ses collaborateurs
• Gérer les relations avec les instances représentatives du personnel
Gestion des affaires juridiques :
• Assurer la responsabilité des procédures juridiques en lien avec le cabinet d’avocats missionné par la société
• Assurer une fonction de veille juridique sur les différents domaines de sa responsabilité (droits du travail, aspects comptables, etc.).
Participer aux comités de direction :
• Suivant les directives de la Direction, s'acquitter de missions engageant la responsabilité de l'entreprise
• Vérifier et analyser les différentes données recueillies au sein de l'entreprise et du monde extérieur,
• Elaborer de nouveaux projets, de mettre en place de nouvelles activités
• Répartir les tâches entre les membres de son équipe et suivre l'évolution du projet jusqu'au bout
Relations extérieures :
• Animer et superviser les relations avec les partenaires et différents organismes : banques, caisses de prévoyance, retraite et mutuelles, inspection du travail, etc.
