MICHELE BODIN

Assistance de direction :
Accueil
Gestion des agendas
Organisation et planification des réunions
Suivi et rédaction mails et courriers.
Achats travel (agences de voyages, compagnie aériennes, location de voiture, ....)
Classement, archivage.

Services généraux :
Commande fournitures et mobilier.
Contrôle des factures et des frais généraux, lien avec le service comptabilité
Surveillance des installations techniques du site, des travaux et entretien du bâtiment
Gestion et le suivi de la téléphonie
Planification et le suivi des interventions en relation avec les prestataires
Gestion et le suivi des différents contrats de maintenance
Suivi sécurité incendie et les contrôles périodiques obligatoires
Gestion des achats généraux et des différents matériels
Organisation et suivi déménagement des bureaux

Logistique et intendance : dans le respect du budget défini
- Assure l'entretien technique de premier niveau de l'immeuble (électricité, plomberie, travaux d'entretien,chauffage, climatisation, travaux de rénovation...) et fait appel à des sociétés spécialisées de dépannage ou des artisans.
- Veille à la sécurité des biens et des personnes : incendie, intrusion, contrôle d'accès, consignes de sécurité, organisation des stages de sécurité : SME, EPI, SST.
- Commande et gère l'ensemble des petites fournitures : fournitures de bureau, papier, petits équipements de bureau et provisions de bouche.
- Commande de mobilier de bureau
- Réalise les déménagements de bureaux au sein de l'immeuble.
- Organise l'apurement des archives par destruction des documents en veillant aux délais de conservation.
- Organisation de la logistique des assemblées générales et des conseils d'administration.
Courrier
- Assure la responsabilité du fonctionnement du service courrier : courrier arrivé (tri du courrier, distribution du courrier) courrier départ (mise sous pli, affranchissement), opérations de pliage de document.
- Gestion des stocks.
- Organisation des mailings internes et externes
- Gestion des contrats postaux et du matériel.
Management
- Responsable des services généraux (3 salariés), organise, coordonne les différentes activités du service, informe, conseille, forme le personnel placé sous sa responsabilité, distribue et contrôle le travail.
- Organise et anime les entretiens d'évaluation, attribue les primes.
Comptabilité
Imputation, saisie, paiement des factures fournisseurs
Informatique
World, Excel, Outlook, Internet, Sage

Assistante de direction :
Acueil, filtrage des appels, prise de rendez-vous, préparation des réunions, organisation des déplacements, séminaires, tenue d’agenda, rédaction des comptes-rendus de réunions, contrat, courriers, notes de services.

Comptabilité :
Facturation, saisie des écritures comptables (sur SAGE), rapprochement bancaire, contrôle de la caisse.

Responsable de la gestion du personnel :
Recrutement (annonces, entretiens, embauches), préparation des dossiers du personnel (établissement des contrats de travail, déclaration d’embauches, demande de carte journaliste), médecine du travail, suivi et contrôle des absences, préparation des salaires, déclaration d’accident du travail, gestion des congés payés, rédaction et suivi des courriers. Suivi procédure de licenciement.

Accueil, renseignement et saisie des adhérents (3500).
Gestion des associations (40).
Tenue du standard.
Frappe courrier.
Gestion des salles en location.
Facturation et règlement.

Chantier EOLE Gare Haussmann/St Lazare

Assistance responsable du matériel chantier et responsable achats :
Contacts fournisseurs, contrôle des factures fournisseurs, résolution des différents avec les fournisseurs, enregistrement des commandes, gestion du matériel en location.

Secrétaire polyvalente :
Accueil et renseignement, tenue du standard, courrier, classement des documents, archivage.

Gestion du personnel : demande de personnel auprès des sociétés associées au groupement (Bouygues, Fougerolle, GTM, Spie batignoles…) et agence Intérim. Suivi de la médecine du travail. Préparation des salaires. Déclaration d’accident du travail. Gestion des congés payés.

Suivi des litiges clients (en accord avec les commerciaux), interlocutrice entre les clients, la direction commerciale et le service technique, relance et suivi des impayés. Recrutement des distributeurs (annonces, entretien, embauche). Préparation des salaires.