Nathalie Laurent

ADMINISTRATIF :
Veiller à une prise en charge de qualité des visiteurs. Filtrer et dispatcher les appels. Trier et dispatcher le courrier et mails. Gérer des agendas en anticipant les besoins. Prendre les rendez-vous en fonction des priorités et dossiers en cours. Frapper et mettre en page des courriers et/ou supports divers. Mettre en place et suivre des tableaux de bord. Recueillir et fournir une information fiable et régulière au(x) responsable(s) de service et collaborateurs. Veiller à la confidentialité des informations. Assurer la diffusion des rapports, compte-rendus, dossiers. Constituer, mettre à jour et archiver les dossiers. Préparer des dossiers spécifiques et confidentiels. Organiser les réunions en interne et à l'extérieur. Prise de notes. Rédaction et diffusion de compte-rendus. Préparation de supports d'intervention pour le Comité de Direction. Mise en place et suivi des fournisseurs. Suivi des notes de frais. Mise en place et suivi des fournisseurs.

SOCIAL & COMPTABILITE :
* Gestion du personnel : due, rédaction contrats de travail & avenants, suivi des dossiers salariés (médecine du travail, congés, maladie, maternité). Mise en place mutuelle et prévoyance cadre. Calcul des commissions, préparation des éléments de salaires pour le cabinet social. Recrutement et management des stagiaires. Elaboration de fiches de poste pour le recrutement, passage d'annonces et suivi des candidatures.
* Comptabilité : établissement et suivi des factures. Suivi des encaissements & décaissements. Suivi des CB professionnelles & notes de frais. Etablissement des règlements. Suivi et préparation TVA, URSSAF, Impôts société en étroite collaboration avec le cabinet comptable.

Assister au quotidien le Membre du Directoire en charge du Pôle Ressources : RH, Direction technique, Direction des services bancaires & Direction Maîtrise d'Ouvrage)
En assurant la qualité du secrétariat
En assurant le reporting dans le respect des délais
En assurant un accueil de qualité pour le Directoire
En Garantissant l'élaboration des outils, la diffusion et la qualité de l'information en internet et en externe.
En Tenant l'agenda en fonction des priorités, préparation des dossiers pour des Comex.
En mettant en place et en suivant des tableaux de bord
En Organisant des réunions, voyages ou repas d'affaires.
En faisant le relais avec les différentes Direction
Mission d'intérim de 4 mois.

Assister le Directeur Général et Cofondateur dans le développement
de son entreprise et ses tâches quotidiennes.
Tenue de l'agenda, organisation déplacements,déjeuner & dîner d'affaires.
Accueil & filtrage téléphonique, prise de rdv stratégiques, relais quotidiens avec les équipes commerciales, collaborateurs du sièges, fournisseurs, clients, banque, assurance... Tri & suivi du courrier, mail, prise & diffusion compte-rendu, archivage, notes de frais, fichier adresses, création & mise à jour bible commerciale, création & mise à jour de tableaux de bord, secrétariat personnel, élaboration d'un journal interne, organisation & participation à des salons professionnels, organisation de séminaires & congrès, organisation & accompagnement de voyages pour la force de vente, relations presse, management de la secrétaire d'accueil, gestion de la flotte automobile, de la flotte téléphones, remplacement pendant 8 mois de l'assistante commerciale avec le management de 4 personnes et toutes demandes liées aux activités du DG

Gestion de l'agenda, organisation des déplacements, conseil d'administration, et séminaires, relais quotidien (personne du siège, clients, filiales, membres du comité de direction, actionnaires, collaborateurs, managers), participation aux comités de direction & prise de compte-rendu, prise de rendez-vous stratégiques (prospects, grands comptes, avocats, juristes, experts comptables, commissaires aux comptes), gestion dossiers spécifiques, prise & diffusion de compte-rendu, secrétariat personnel du Président, management de 7 personnes, préparation de dossiers stratégiques, recherches internet, classement, archivage. notes de frais et toutes demandes liées à une Présidence et Direction Générale.
Responsable des équipes «hôtesses d’accueil/agents de courrier/coursiers
/chauffeur»(7 personnes)

Assister au quotidien le Directeur Général & Commercial

Tenue de l'agenda, relais quotidien avec la force de vente, mise en place et suivi de tableau de bord des résultats commerciaux, organisation de challenge pour la force de vente en collaboration avec les opérateurs.
Organisation de repas d'affaires, accueil & filtrage des appels téléphoniques, préparation de dossiers stratégiques et toutes demandes liées à une Direction Générale doublée d'une Direction Commerciale.