PAULA ANEB

PAULA ANEB

Gestionnaire Administrative, Institut National de la Recherche Agronomique

Rennes, France

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Son parcours

  • Aujourd'hui
    2017
    Mars 2013

    GESTIONNAIRE ADMINISTRATIVE

    1000 - 4999 employés

    Gérer le bon déroulement du 64eme congres international de zootechnie EAAP 2013 qui aura lieu en août à Nantes (inscriptions, accueil, facturation)
  • Aujourd'hui
    2017
    2013

    Gestionnaire Administrative

    Institut National de la Recherche Agronomique

    l'imagerie multi-modalités appliquée au modèle porcin - Collaboration
    avec le Directeur de l'Unité

    Gestion des déplacements :
    * Organisation des déplacements Nationaux et Internationaux :
    Saisie des ordres de missions sur ConcurUlysse, achat/annulation de
    billets de train/avion, Réservations d'hôtels (Albatros) / Inscriptions aux
    congrès / Vérification des dépenses cartes bancaires sur l'outil Difag

    Gestion des Appels d'Offres :
    * Rédaction et publications des appels d'offres sur le portail achat INRA ;
    * Analyse des offres à réception, rédaction des avis et des courriers
    d'attribution et d'information pour les candidats non retenus
    * Elaboration des contrats : conseils aux chercheurs en adjudication de
    l'attribution du marché

    Gestion des Stocks et Commandes et relations Fournisseurs :
    * Gestion du stock de produits pharmaceutiques à usage unique et
    médicamenteux sur FileMakerPro
    * Demandes de devis, gestion des commandes et suivi, création SEQ (code
    produit)
    * Suivi des prestations de maintenance : rédaction des contrats d'entretien et
    des avenants fournisseurs

    Gestion financière :
    * Traitement des immobilisations et de l'inventaire ;
    * Saisie des recettes, vérification des factures et suivi des règlements
    fournisseurs
    * Relances des impayés ;
    * Contrôle des engagements et du budget sur l'outil S2Ifinances
    * Relations clients/fournisseurs, français et internationaux

    Gestion Administrative/Communication:
    * Organisation et planification des réunions : réservations de salles,
    rédaction des ordres du jour et des comptes rendus
    * Gestion des dossiers des personnels temporaires ;
    * Gestion des contrats scientifiques ;
    * Gestion de planning d'expérimentations
    * Gestion du site intranet et internet de l'unité

    Prise d'initiative, sens des responsabilités, Aptitudes à la négociation, à
    l'argumentation, force de proposition, qualités relationnelles, d'écoute,
    goût pour l'apprentissage.

    Animatrice Cellule Qualité - Plate-forme rennaise d'imagerie et
    spectroscopie multi-modales PRISM - certifiée ISO9001 et labélisée IBISA
    (7 pers.)

    Qualité :
    * Vérification de la mise en œuvre de la stratégie définie et de l'utilisation
    des outils de travail préconisés
    * Veille d'évolution de la norme et mises à jour ;
    * Sensibilisation des pilotes de processus à la qualité et accompagnement
    dans la mise en œuvre et l'amélioration de leurs processus
    * Communication des décisions prises au sein de la plate-forme, aux pilotes
    des processus
    * Mise à jour du plan d'actions QSE et suivi des fiches anomalies
    * Animation des réunions - rédaction de l'ordre du jour et du compte rendu
    * Métrologie : vérification des pipettes et des prestations de maintenance
    des balances et climatiseurs
    * Organisation des audits
    Maîtrise du système documentaire
    Auditée par LRQA : obtention de la certification trisannuelle

    Organisation du congrès annuel de la Fédération Européenne de
    Zootechnie pour l'unité mixte de recherche Physiologie, Environnement
    et Génétique pour l'Animal et les Systèmes d'Élevage - Cité des congrès -
    Nantes -150 pers. - Mission de 8 mois
    Congrès International : échanges en anglais et au cas par cas en
    fonction des interlocuteurs (italien, espagnol, allemand) :

    * Gestion et suivi des inscriptions des scientifiques : 30 pays représentés
    * Intermédiaire entre l'association FAZ France et EAAP Italie pour la
    vérification des adhésions
    * Enregistrement et contrôle des paiements- relances ;
    * Gestion au cas par cas des demandes des participants, afin de faciliter le
    bon déroulement de leur séjour
    * Elaboration et envoi des factures avec attestations de participation
    * Création des badges à mon initiative (économie générée)
    * Gestion des sponsors : vérification de la livraison des matériels
    publicitaires prévus
    * Accueil des participants au congrès : échanges et adaptation des
    programmes en fonction des demandes
    * Organisation logistique

    Félicitée par les participants et le comité d'organisation pour le record de
    participation au congrès : 1400 participants (800 attendus)

    Qualités relationnelles, Sens du Service, Réactivité, Rigueur dans le
    suivi, endurante
  • Aujourd'hui
    Juillet 2017
    Mai 2015

    Animatrrice cellule qualité

    10 - 49 employés

    ISO 9001/2015
  • Aujourd'hui
    Août 2012
    Mai 2012

    Chargée du Développement et de la Gestion du personnel

    EFOR - Association de services à la personne http://www.eforservices35.fr/services-a-domicile.php

    et 200 adhérents)

    Gestion du Personnel :
    * Prospection et recrutement du personnel ;
    * Elaboration et gestion du planning avec le logiciel Perceval
    * Rédaction des contrats de travail et déclaration préalable à l'embauche
    DUE
    * Gestion des congés et organisation des remplacements ;
    * Saisie des heures travaillées, vérification des relevés d'heures sur Lancelot
    et Korrigan
    * Participation et contrôle d'opérations de la paye ;
    * Planification des réunions
    * Mise en place du plan formation

    Gestion des clients adhérents :
    * Traitement et analyse des demandes : priorisation en fonction des
    urgences
    * Rédaction et gestion de l'évolution des contrats adhérents
    * Médiation entre les salariés et leurs employeurs (adhérents)
    * Gestion des dossiers assurances et sinistres ;
    * Accueil physique et téléphonique ;
    * Réception et traitement des courriers, rédaction de courriers divers ;
    * Vérification des factures avant envoi aux adhérents

    Gestion Administrative :
    * Classement et archivage, affranchissements ;
    * Gestion des fournitures et mobilier de bureau

    Amélioration et optimisation des fichiers : Gain de temps - Ergonomie
    Appréciée pour ma qualité du traitement des demandes
  • Aujourd'hui
    2011
    2007

    ATTACHEE COMMERCIALE / ASSISTANTE COMMERCIALE INTERNATIONALE

    DEC/CELTIC FRANCE

    DEC /CELTIC FRANCE S.A.R.L. à Pacé de 2007 à 2011(Import export de pierre naturelle, négoce de matériaux de construction )
    Attachée commerciale internationale -Assistante commerciale et administrative
    -identification des clients potentiels grâce à des annuaires internationales ou des fichiers
    -détermination des secteurs d’activités et le type d’entreprises à prospecter
    -prospection de clients internationaux par mail et téléphone
    -mise en page de plaquettes, fiches techniques, création de catalogues virtuels
    -envoi de documentation et échantillons par courrier
    -suivi de clients internationaux: faire des devis, bons de commande , bons de livraison, gérer les litiges -négociation des prix, quantités et délais de livraison -assurer le suivi commercial des commandes et s’assurer de la satisfaction de ses clients -participation au salons professionnels internationaux
    -recherche des fournisseurs en France et a l’étranger grâce a des annuaires
    -suivi administratif: passer des commandes (en français, anglais, espagnol, turque),vérifier les factures, éditer bons des livraisons -suivre les relations fournisseurs: accueil physique et téléphoniques,résoudre les litiges
    -gestion des fournitures de bureau
    -gestion des appels d'offres: recherche annonces BOAMP dans les plateformes spécialisées, sélections, réponses
    -études des prix: études des consultations, identifier le type et la couleur du produit, chiffrage des devis
    -classement et archivage
    -organisation des voyages: réservation d’hôtels, choix du meilleur itinéraire, réservation billets d'avion
    -recrutement : préparer et passer l'annonce à Pôle Emploi,tri de CV, sélection des profils, entretien téléphonique et individuel, suivi des candidatures, formation des stagiaires
    -traduire des documents administratives ( contrats, commandes, factures et bons de caisses etc)
  • Aujourd'hui
    2007
    2005

    Gérante

    INTENSIV SRL

    INTENSIV SRL - Société de Transports en commun et Taxis -
    Gestion de l'entreprise :
    * Tenue de la comptabilité analytique ;
    * Traitement et paiement des factures et des impôts ;
    * Gestion bancaire : comptes bancaires et suivi des contrats de leasing ;
    * Relations avec les assureurs : conclusion des contrats, déclaration et
    règlement des sinistres

    * Recrutement de personnels et gestion des plannings d'activité

    * Gestion du parc automobile : entretien, contrôles techniques, ... ;
    * Constitution et suivi du dossier pour l'obtention de la licence taxi
    Création d'entreprise, connaissances juridiques et de la
    législation des transports
  • Aujourd'hui
    2005
    2000

    Responsable Administrative et Commerciale

    GRANITOS CELTAS GRANIT MERMER LTD. STI.

    Gestion Administrative :
    * Interprète du Directeur général, de nationalité espagnole, auprès des
    clients, des employés, des institutions et des fournisseurs (en anglais,
    italien, turc et français)
    * Représentante de l'entreprise en son absence ;
    * Organisation des déplacements professionnels : réservation d'hôtels, choix
    optimisé des trajets, réservation des billets d'avion
    * Négociation des contrats de services

    * Gestion financière et paiement des factures

    Appui à la production :
    * Responsable de la production et du contrôle qualité ;
    * Achat des outils et outillages
    * gestion des stocks et inventaires ;
    * Recrutements, établissement des contrats de travail, gestion des procédures
    de licenciements, calcul et paiement des salaires

    Commercial :
    * Commercialisation sur le marché turc, des produits non conformes à
    l'export
    * Chiffrage des devis en lien direct avec le service achats en France
    * Organisation et participation aux salons professionnels internationaux
    (interprète)
    * Rédaction des comptes rendus ;
    * Gestion des litiges

    Responsable Export et Logistique :
    * Suivi de la chaine logistique pour le transport maritime : informations sur
    le fret maritime et réservation des containeurs
    * En contact direct avec l'agent maritime et le service douanier
    * Organisation et planification des transports terrestre
    * Coordination du chargement des camions - pesage ;
    * Responsable d'achats de matériaux destinés à l'export

    Découverte des métiers du domaine de la pierre naturelle et des matériaux de
    construction
    Acquisition de solides connaissances sur la réglementation des
    transports maritime et terrestre
    Amélioration des conditions de travail et de vie des travailleurs
    détachés : Réaménagement des horaires de travail, installations de
    sanitaires, point T.V, cantine
  • Aujourd'hui
    1999
    1996

    Consultante en produits finnacieres et assurances

    HVB Banque pour Habitation

    Promotion et commercialisation d'un nouveau produit bancaire sur le
    marché Multi Level Marketing
    * Création d'un portefeuille clients ;
    * Prospection des clients et prise de rendez-vous ;
    * Commercialisation et rédaction des contrats bancaires ;
    * Animation de réunions marketing ;
    * Recrutement de collaborateurs, présentation du produit et de la stratégie,
    formation au poste et suivi
    Acquisition de différentes techniques de prospection et
    commercialisation de produits financiers
    Courtier en Assurances :
    * Montage du dossier administratif pour les clients ;
    * Négociation des conditions de garanties ;
    * Vente, conseil et proposition du type d'assurance adapté ;
    * Participation aux formations et séminaires

    Goût du relationnel, révélation de mes qualités managériales,
    initialisation du MLM (multi level marketing)
  • UNIVERSITE OVIDIUS

    Études Universitaires de Langues : français italien
  • Lycée «Grigore Moisil »

    HISTOIRE - ARCHEOLOGIE -SCIENCES SOCIALES

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Ses compétences

  • Voirie
  • Construction
  • Langues
  • Langues étrangères
  • Sage Accounting Software
  • Oracle, People Soft
  • Microsoft Word
  • Microsoft PowerPoint
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Excel
  • Langues: français, anglais, italien, spaniol, roum
  • ISO 9001 Standard
  • Import/Export
  • Audit qualité

Ses langues parlées

  • Roumain
    ****Langue maternelle
  • Anglais
    ****Bilingue
  • Français
    ****Bilingue
  • Italien
    ****Bilingue
  • Turc
    ***Courant*
  • Espagnol
    ***Courant*
  • Allemand
    **Intermédiaire**
  • Russe
    *Débutant***
  • Portugais
    *Débutant***
  • Arabe
    *Débutant***

    Ses centres d'intérêt

    Compétitions d’échecs - Archéologie - Jardinage - Lecture - Cinéma - Randonnée.

    Sa présentation

    LANGUES
    Français/Anglais/Italien/Espagnol/Roumain/Turc :Courants Allemand/Portugais : notions
    INFORMATIQUE
    Traitement de texte Word,tableur Excel,Outlook, Logiciel de gestion Apisoft, internet.

    COMPÉTENCES COMMERCIALES:
    Création de fichier clients potentiels internationaux
    Ciblage de la prospection
    Prospection de clients internationaux (mail, téléphone) Création et traduction de plaquettes, fiches techniques, selon la langue du pays
    Création de catalogues virtuels
    Propositions commerciales
    Suivi commercial de clients internationaux
    Gestion des litiges
    Négociation des prix
    Participation aux salons professionnels internationaux
    Recherche des fournisseurs et produits en France et à l’étranger
    COMPÉTENCES ADMINISTRATIVES :
    Accueil physique et téléphonique
    Edition des bons de commandes
    Facturation et vérification de celles-ci
    Edition des bons de livraison
    Suivi les relations fournisseurs
    Gestion des appels d'offres
    Etudes des prix: études des consultations
    Chiffrage des devis
    Classement et archivage
    Recrutement
    Traduction des documents administratifs
    Gestion des encaissements
    Gestion des stocks

    Son activité sur Viadeo

    Ses derniers contacts
    Eric Bompard
    Jude Lawrence
    Kieserg Hans
    Claudine Rodriguez

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