Sophie Malaurent
Assistante de direction confirmée - en recherche active
Une assistante de direction doit être une interface à haute valeur ajoutée.
L'organisation et l'implication sont des traits forts de ma personnalité.
Reconnue pour mes qualités relationnelles et mon sens du service, j'aime travailler avec des interlocuteurs de tous niveaux hiérarchiques.
La communication, sous différentes formes, est présente tout au long de mon parcours professionnel mais aussi dans mon goût pour les mots et la littérature.
106 contacts2006 - 2011- Interface interne et externe : gestion des urgences et priorités, tenue de l'agenda, organisation des déplacements et voyages, des réunion et séminaires, accueil physique et téléphonique, intendance du Siège social, rédaction des écrits (comptes rendus de réunions, correspondance, relecture, correction et présentation de documents).
- Participation au Comité de Direction, au Comité Stratégique, aux réunions de Responsables d’agence, suivi des relevés de décision.
- Encadrement de l’hôtesse d’accueil.
- Participation au recrutement et encadrement des stagiaires.
- Responsable d’un projet de changement total d’identité visuelle (nouveau logo, site web, charte graphique et modèles de documents, signalétique, papeterie…).
- Pilotage et gestion de prestataires (agence de communication, graphistes, photographes, traducteurs…).
- Conception - rédaction d’une newsletter, de publicités (print), de supports commerciaux (présentations, fiches projet, dossiers de référencement…).
- Mise à jour de site web (actualités et autres évolutions).
- Contribution à l'évolution d'un site intranet.
- Rédaction de communiqués de presse.
- Mise en place et tenue d’une revue de presse.
- Choix et commande d'objets publicitaires, cartes de voeux et calendriers.
- Choix et organisation des évènements clients.
- Rédaction des messages de communication interne.
2002 - 2005Assistante auprès de la Direction, de la Direction des missions et de l’équipe (15 consultants).
Responsable de la bureautique (matériels, modalités et règles d’usage) et de la téléphonie, secrétariat de projet, rédaction des contrats, recherche et réponse aux appels d’offre, contribution à la communication et à la diffusion de l’information, recherches documentaires, révision de la Charte graphique en lien avec l'agence de communication, assistanat classique.
2001 - 2001Managemnet de 2 responsables de rubrique et 6 opérateurs de saisie. Encadrement, mise en place de nouvelles procédures qualité, interface avec les clients (médias) et les partenaires (exploitants de salles de cinéma), documentation des procédures existantes, envois des données aux clients (34 livraisons hebdomadaires).
2001 - 2001Secrétaire de rédaction, correction des contenus dans le respect de la ligne éditoriale du site, rédaction d'accroches, enrichissement et entretien de la BDD, préparation de l'actualisation hebdomadaire, réponse au courrier des internautes, suivi administratif des piges et de leur livraison et du planning de production.
1998 - 2001Interface interne et externe en français et anglais : gestion des urgences et priorités, rédaction des écrits (comptes rendus de réunions, lettres et mails, relecture, correction et présentation de documents.
Organisation : tenue de l'agenda, organisation des déplacements et voyages en français et anglais, des séminaires, suivi des points d'action.
Ressources humaines : participation au recrutement, principalement des assistantes, rédaction des profils de poste, conduite des entretiens, formation des assistantes recrutées et accueil des nouveaux embauchés.
1995 - 1997Responsable des rayon Littérature & Beaux Arts
Accueil et conseil clientèle, relations avec les fournisseurs (achats, réassorts, relances, retours), gestion des stocks (10 000 livres), suivi des commandes clients, conception et réalisation des vitrines.
