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SARL ACCESS
- Assistante de direction
2013 - maintenant
Accueillir, renseigner et conseiller la clientèle ou les différents services.
Présenter les services de l’établissement aux personnalités. Rassembler, mettre en forme les différents travaux de secrétariat : tableaux de bords, graphiques
Assurer à la demande du hiérarchique la totalité du traitement d’informations particulières : frappe, mémorisation sur ordinateur, diffusion
Rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites.
Réceptionner le courrier et les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission.
Gérer matériellement les contacts de son responsable hiérarchique : prise de RDV, organisation de réunions, déplacements, voyages
Relance règlement client, mise en demeure, remise règlements en banque, saisie comptable facture fournisseurs, règlement fournisseurs et commandes fournisseurs
Facturation clients, situations mensuelles et DGD, gestion des retenues de garantie
Préparation des dossiers d’appel d’offre
Gérer le planning clients (arrivées et départs).
Gérer le budget du service.
Tenir la comptabilité journalière
Former ou adapter le personnel au poste de travail.
Gestion du personnel (déclarations embauchage, accident de travail, mutuelle)
Gestion du parc véhicule (crédit, assurances, géolocalisation), Gestion du Parc téléphonie mobile et fixe
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CABINET SALMON
- Assistante de direction Agent de maîtrise
2005 - maintenant
Préparation des dossiers en informatique et en support papier. Organisation des rendez-vous, des réunions, des expertises, des réunions de chantier, visite d’immeuble, expertises judiciaires, conseil syndicaux, assemblées générales. Soumission des préparations d’assemblée générale au gestionnaire pour approbation. Organiser des dossiers pour transmission au secrétariat qui procèdera à la diffusion. Vérification de l’ensemble des dossiers de la semaine. Gestion des divers dossiers en cours ou à avenir (traitement des dossiers, consultation des prestataires de service, organisations d’éventuels rendez-vous avec les architectes, les bureaux de contrôles,…) Accueil des clients et des fournisseurs
Gestion des cas d’urgence (lors d’une urgence dans une copropriété (important dégât des eaux, incendie, détachement d’une partie de la structure de la façade) prise en compte de l’importance des dégâts, demande d’intervention du prestataire (plombier, maçon, peintre, électricien) prise de position, assistance du service sinistre, préparation des circulaires pour l’information des résidents, pour une réunion déclenchée dans le cadre de l’urgence (soit seule et rédaction d’un compte rendu, soit en collaboration avec le gestionnaire)
Saisie de nouveaux dossiers (nouveaux immeubles) en informatique, organisation de la réception des nouveaux dossiers, rédiger le procès-verbal de l’assemblée générale prise en manuscrit, procéder à l’information de l’ensemble des prestataires de notre nomination, à la création d’une lettre dite de bienvenue, donner les instructions à la secrétaire pour l’ouverture des dossiers, des registres.
Mise en place des procédures judiciaires : préparation des dossiers de procédure en recouvrement de charges (remise entre les mains d’un huissier, ou dépôt du dossier entre les mains d’un avocat)
Traitement des avis de mutation préparation des états datés à remettre au notaire avant la vente, passation des écritures comptables relatives aux honoraires, saisie du nouveau propriétaire, lettre de bienvenue.
Traitement du courrier journalier, distribution du courrier à chaque responsable
Soutien à la communication et aux relations externes et internes.
Rédaction des marchés de travaux Soutien à l’information Organisation de l’action
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Cabinet salmon
- Assistance gestionnaire copropriété
2005 - maintenant
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AZURMER
- Agent de Maîtrise
2002 - 2005
Accueil des clients et des fournisseurs, gestion des cas d’urgence, saisie de nouveaux dossiers (nouveaux immeubles), ouverture et gestion des sinistres, visite d’immeuble, traitement du courrier journalier, négociation des devis, saisie des factures, déclarations sociales, paye des gardiens et employés d’immeuble, rédaction des convocations et procès-verbaux d’assemblée générale, envoie des convocations et procès-verbaux
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SITA
- Secrétaire
Paris La Défense
2000 - 2002
service gestion : Accueil des clients et des fournisseurs, gestion des cas d’urgence, demande de devis, commande de travaux, ouverture et gestion des dossiers sinistres, rédaction des courriers.
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Martine WOLFF
- Secrétaire juridique
1985 - 1995
Accueil des clients, tenue de l’agenda, rédaction des actes juridiques, saisie comptable, déclarations sociales, TVA, traitement du courrier, classement
