Sophie THOMAS

- Gestion de l'agenda du directeur et des chefs de services, prise de rendez-vous.
- Organisation des voyages d'affaires,
- Organisation des événements du département (réunions d'encadrement, réunions bi-annuelle d'objectifs, incentive)
- Gestion des notes de frais,
- Organisation et participation aux réunions, établissement des comptes rendus et suivi des actions,
- Enregistrement des commandes d'achats et validation des factures afférantes,
- Suivi de Budget,
- Support logistique de 4 attachés scientifiques (force de vente),
- Encadrement d'une stagiaire en contrat de professionnalisation.

Assistante du Directeur de la Division Installations, Support Technique et Maintenance.
· Préparation de l'agenda de la division pour le directeur et les chefs de service.
· Préparation des réunions : transparents, compte-rendu, diffusion et suivi des actions.
· Etablissement des faits marquants en français pour le comité d'entreprise
· Etablissement du rapport mensuel d'activités en anglais, en relation avec les chefs de service et les ingénieurs.
· Organisation de séminaires.
· Mise à jour de l’Intranet de la division.
· Gestion des dossiers du personnel : contrats, formations, entretiens individuels, augmentations, primes.
· Gestion du mail pendant les déplacements de mon supérieur hiérarchique.
· Secrétariat : filtrage des appels, organisation des voyages d'affaires et des réunions, rédaction de notes d'organisation, gestion : notes de frais, voitures de service, matériel bureautique, salles de réunion, fournitures.

Assistante de deux ingénieurs (Gestion de contrats, SAV), poste à 95% en langue anglaise.
· Suivi de l'avancement des projets
· Etablissement des rapports mensuels d'activités.
· Suivi des points techniques et commerciaux non résolus durant la période du contrat.
· Organisation des réunions avec les clients de toutes nationalités : rédaction de l’invitation, réservation de l’hébergement, réservation et organisation des moyens logistiques (cars, secrétariat, traducteurs, matériels, repas, pauses), organisation de dîners officiels, préparation des cadeaux clients et création de press-book souvenirs.
· Gestion du mail pendant les déplacements des supérieurs hiérarchiques.
- Présentations animées sur Power Point (musiques et effets).
· Secrétariat classique : filtrage des appels, organisation des voyages d'affaires, gestion des notes de frais et des fournitures, maintenance du matériel bureautique.

Assistante Commerciale Export.
· Analyse de la demande client et réponse par une offre avec spécification technique.
· Enregistrement et suivi des commandes.
· Interface avec les unités de production (bureau d'études, planning, qualité).
· Traitement des situations critiques (délais, non conformités, logistique).
· Relances (offres clients, retards de paiement, bureau d'études, planning).