Sophie THOMAS
Assistante de Direction Bilingue en recherche active d'emploi
Organisée et rigoureuse, je suis une battante disposant d'une bonne compréhension des milieux techniques. Je suis passionnée par la gestion de projets et l'organisation d'événements. J'ai commencé ma carrière professionnelle en Angleterre en qualité de secrétaire de direction au sein d'une PME.
6 contacts- Gestion de l'agenda du directeur et des chefs de services, prise de rendez-vous.
- Organisation des voyages d'affaires,
- Organisation des événements du département (réunions d'encadrement, réunions bi-annuelle d'objectifs, incentive)
- Gestion des notes de frais,
- Organisation et participation aux réunions, établissement des comptes rendus et suivi des actions,
- Enregistrement des commandes d'achats et validation des factures afférantes,
- Suivi de Budget,
- Support logistique de 4 attachés scientifiques (force de vente),
- Encadrement d'une stagiaire en contrat de professionnalisation.
2002 - 2009Assistante du Directeur de la Division Installations, Support Technique et Maintenance.
· Préparation de l'agenda de la division pour le directeur et les chefs de service.
· Préparation des réunions : transparents, compte-rendu, diffusion et suivi des actions.
· Etablissement des faits marquants en français pour le comité d'entreprise
· Etablissement du rapport mensuel d'activités en anglais, en relation avec les chefs de service et les ingénieurs.
· Organisation de séminaires.
· Mise à jour de l’Intranet de la division.
· Gestion des dossiers du personnel : contrats, formations, entretiens individuels, augmentations, primes.
· Gestion du mail pendant les déplacements de mon supérieur hiérarchique.
· Secrétariat : filtrage des appels, organisation des voyages d'affaires et des réunions, rédaction de notes d'organisation, gestion : notes de frais, voitures de service, matériel bureautique, salles de réunion, fournitures.
1998 - 2001Assistante de deux ingénieurs (Gestion de contrats, SAV), poste à 95% en langue anglaise.
· Suivi de l'avancement des projets
· Etablissement des rapports mensuels d'activités.
· Suivi des points techniques et commerciaux non résolus durant la période du contrat.
· Organisation des réunions avec les clients de toutes nationalités : rédaction de l’invitation, réservation de l’hébergement, réservation et organisation des moyens logistiques (cars, secrétariat, traducteurs, matériels, repas, pauses), organisation de dîners officiels, préparation des cadeaux clients et création de press-book souvenirs.
· Gestion du mail pendant les déplacements des supérieurs hiérarchiques.
- Présentations animées sur Power Point (musiques et effets).
· Secrétariat classique : filtrage des appels, organisation des voyages d'affaires, gestion des notes de frais et des fournitures, maintenance du matériel bureautique.
1992 - 1998Assistante Commerciale Export.
· Analyse de la demande client et réponse par une offre avec spécification technique.
· Enregistrement et suivi des commandes.
· Interface avec les unités de production (bureau d'études, planning, qualité).
· Traitement des situations critiques (délais, non conformités, logistique).
· Relances (offres clients, retards de paiement, bureau d'études, planning).
