Valérie Ballester

Les tâches administratives vous font perdre votre temps ?
Pendant que vous vous occupez de ces papiers, vous n'êtes pas chez vos clients !
Pire ! Vous perdez une clientèle potentielle car vous n'êtes pas assez disponible...
Pourtant, quelques minutes auraient suffi pour vous dégager de cette corvée, en confiant vos tâches administratives courantes ou exceptionnelles à ValOffice77.
Notre personnel, fort de 25 années d'expérience en secrétariat de direction, soulage grâce à son expertise, un grand nombre de chefs d'entreprise et d'artisans.
Il suffit d'un coup de fil, un mail, un fax de votre part et ValOffice77 se charge de vos courriers, devis, factures, rapport de réunion, tableaux reporting, mailing etc..
ValOffice77 se déplace même chez vous pour faire le classement de vos dossiers que vous laissez de coté depuis si longtemps !
Pendant que ValOffice77 se charge de vos tâches administratives, vous pouvez enfin vous consacrer à votre cœur de métier et à vos clients.

Vous n'aurez pas à recruter de personnel administratif, pas d'intérimaire ou de CDD à former. Pas de charges de personnel. Le personnel de ValOffice77 est opérationnel immédiatement et vous, vous restez libre : pas de contrat de travail, pas d'engagement de durée.
A la carte ou au forfait, ValOffice77 étudie avec vous la formule la plus économique et la mieux adaptée à vos besoins.
Ne laissez plus aucune affaire vous échapper, contactez nous dès maintenant !
Pour tous travaux dont le devis sera accepté entre le 15 décembre 2009 et le 15 février 2010, vous ne serez facturé qu'en mars 2010 !
Alors, n’hésitez-pas, essayez nous, testez nous et vous aurez en main une nouvelle solution pour votre administratif.

Société de transport en messagerie et affrètement
Responsable du service ADV
Assistante de Direction Commerciale.
Contrôleur de gestion commerciale
Je menais ces trois postes de front avec beaucoup d’investissement personnel.
Tout en assurant l’assistanat du Directeur commercial France (Organisation et création de supports de réunion, organisation des déplacements, frappe de rapports de réunions, courriers, etc.), j’avais, sous ma responsabilité, quatre assistantes au service ADV. J’ai créé ce service à mon arrivée dans l’entreprise, j’ai créé les matrices de propositions commerciales, mis au point les CGV de l’entreprise et créé les outils de gestion des offres ainsi que les tableaux de reporting. J’ai aussi assuré le recrutement et la formation des quatre assistantes en place.
J’ai pris le poste de contrôleur de gestion au pied levé, suite au départ de celui-ci.
En collaboration avec le service informatique, j’ai développé un programme parallèle à celui de la comptabilité, permettant la gestion commerciale au quotidien et ainsi, avoir un calcul précis des commissions dues aux commerciaux mensuellement et trimestriellement.
Ce système permetait aussi d’obtenir une analyse précise des ventes par produit et par mois.
Les tableaux reporting ont aussi été créés par mes soins permettant une analyse par commercial, par produit et par zone commerciale.
Elaboration du budget commercial 2007 puis 2008.
J'ai fait partie de séances de travail interservices pour la mise en place du système de relance client externalisé.

Société de transport en messagerie et affrètement
Assistante de Direction Commerciale.
J’étais chargée de l’assistanat de 5 Grands Comptes et du Directeur Commercial.
Création de bilans d’activités complets pour la clientèle, comparatifs avec les chiffres de l’année précédente.
Simulations, propositions commerciales et élaboration de propositions tarifaires pour les grands comptes.
Frappe de différents courriers, fax, emails et rapports de réunions, réservations.
Etudes de rentabilité, études de marge, études tarifaires.
Création de supports de réunions sur PowerPoint.
Traduction de cahiers des charges et d’autres documents français / anglais et français/italien et inversement

Société suisse de négoce de matériaux et de produits finis dans les domaines techniques et industriels de l’étanchéité, l ‘anti-vibratoire et des matières plastiques Techniques.
Le poste que j’occupais, était consacré pour deux tiers du temps à la partie technique qui consiste :
A réaliser les fax et courriers de deux techniciens, ainsi que ceux du directeur technique.
Effectuer les traductions des catalogues de nos partenaires anglophones, de les remanier pour consultation interactive des collaborateurs A+P par le biais du logiciel PowerPoint.
Reproduction sous EXCEL, des schémas de principe de pièces finies, élaboration et traduction des fiches techniques des différents produits.
Réalisation de tableaux pour la détermination de joints et de bagues avec mise à jour automatique des cotations des plans en fonction du choix.
Conception et mise au point d’un tableau de détermination de matières plastiques en fonction des critères d’utilisation du client.
Mise en place de procédures et gestion des retours marchandise, établissement des bordereaux de retours, création d’un classeur EXCEL pour le suivit et inventaire permanent du stock quarantaine. Suivi des notes de crédits fournisseurs.
Réception des réclamations qualité de la part des clients et des agences, établissement des bordereaux administratifs liés à la procédure de réclamation, transmission des informations aux responsables qualité en Suisse et communication des mesures correctives engagées, aux agences.
Pour la partie Comptable :
Facturation quotidienne des expéditions.
A la demande de ma direction, j’ai mis en place sur Excel, une étude de marge quotidienne automatique avec mise en évidence des anomalies pour chaque expédition ainsi qu’une analyse du chiffre d’affaire comparé au budget par produit et par secteur géographique mettant en valeur par le biais de graphiques la progression de la réalisation du budget au jour le jour.

· Gestion des flux de véhicules abandonnés en France et des véhicules français à l’étranger.
Organisation du ramassage par transporteurs des véhicules français à l’étranger.
Assistance téléphonique auprès des clients en panne, en vue de leur trouver, dans les plus brefs délais, un véhicule de remplacement.