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Assistant administratif RH (F/H)

75013 Paris, France CDD / Intérim / Mission Bac +2 25000€ Annuel
Publié le 22/05/2019 - REF 307-RH1-R000286_01R

Description du poste

Vous serez amené à évoluer sur les tâches suivantes :

Assurer la gestion administrative, financière et pédagogique d'étudiants en Mastère Spécialisé ® du recrutement à la diplomation en utilisant les systèmes d'informations de la Direction de la Formation continue.

2.1.Assurer le suivi des opérations de promotion et de recrutement des stagiaires
2.2.Assurer la gestion administrative et financière des stagiaires en formations longues
2.3.Participer à la gestion de la scolarité et au suivi des formations longues


3. ACTIVITÉS PRINCIPALES :
3.1.Assurer le suivi des opérations de promotion et de recrutement des stagiaires :

•Participer à la préparation, à la diffusion et à la réalisation d'actions promotionnelles auprès des candidats et des prescripteurs (salons d'étudiants, journées portes ouvertes, etc.)
•Accueillir, renseigner et conseiller les prospects afin de les informer sur l'offre de formations et la réglementation relative à la formation professionnelle continue
•Mettre à jour la base de données des prospects et des anciens
•Préparer les entretiens de recrutement (constitution des dossiers des candidats pour le pilote de l'entretien, convocations, …)
•Suivre les retours des opérations de promotion (tenue des statistiques, relance, …)

3.2.Assurer la gestion administrative des stagiaires en formations longues

•Gérer les dossiers d'inscriptions, les demandes de financement et les relations avec les entreprises d'accueil
•Informer les entreprises d'accueil de la législation en matière de contrat de professionnalisation
•Établir les conventions de formation avec les entreprises clientes
•Établir les contrats de formation avec les « stagiaires payeurs » conformément aux modèles en vigueur
•Rédiger et transmettre les documents demandés par les organismes de financement et les stagiaires conformément aux conventions signées ou en cours de préparation
•Effectuer le suivi mensuel de la facturation des stagiaires et déclencher les émissions de titres de recettes conformément aux procédures de l'Ecole
•Tenir à jour les dossiers administratifs des stagiaires (états périodiques des inscrits, circuit arrivée et départ, attestations, suivi des absences, relevés de notes, etc.)
•Assurer le classement et la tenue à jour des dossiers administratifs (documents, mémoires, projets)

3.3.Participer à la gestion de la scolarité et au suivi des formations longues

•Assister les responsables de formation dans l'organisation et la coordination avec les intervenants (réservation de salles et d'équipements, gestion des intervenants …)
•Participer à l'élaboration des emplois du temps et en assurer les ajustements en collaboration avec les responsables de formation
•Le cas échéant, apporter un soutien et des conseils aux stagiaires pour leur recherche de stage ou de contrat en alternance, notamment en contactant les anciens et les intervenants afin de faciliter la mise en relation
•Réunir la documentation fournie par les intervenants et la distribue aux stagiaires
•Mobiliser les ressources nécessaires à la tenue des formations (commandes aux sous traitants, réservation salles, vidéo, etc.)
•Saisir les déclarations d'activités d'enseignement dans le logiciel prévu à cet effet, conformément aux plannings réalisés des formations, et tenir à jour la base de données des intervenants
•Préparer les fiches d'évaluation et les synthèses en fonction des demandes des Responsables pédagogiques
•Suivre les étudiants durant leur thèse professionnelle et produit les conventions de stage et les documents relatifs à la soutenance
•Participe au développement des relations avec les organismes de financement, les prescripteurs et les entreprises

3.4. Activités diverses

•Rendre compte des activités et des résultats qui relèvent de ses missions
•Assurer, en tant que de besoin, toute activité nécessaire à la continuité de service

Profil recherché

Niveau de formation et/ou expérience requis : •Diplôme Bac + 2 ou équivalent •Diplôme Bac avec expérience professionnelle = à 4 ans ou •Expérience professionnelle = à 8 ans Capacités et aptitudes : •Bonne aptitude à la communication et à l'établissement de relations de confiance avec ses interlocuteurs •Capacité à travailler avec une importante autonomie •Capacités rédactionnelles •Gestion des priorités •Aptitude à conduire des missions variées •Organisation et rigueur •Disponibilité et capacité d'adaptation

Présentation de l’entreprise

Nous recherchons pour le compte de notre client un assistant administratif Rh (F/H)
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