Assistant de direction bilingue (F/H)

75009 Paris, France CDD / Intérim / Mission Bac +2 37000€ Annuel
Publié le 03/01/2019 - REF 307-O49-0000364_01C

Description du poste

Dans un contexte international et avec des équipes basées sur plusieurs géographies, apporter une
assistance au Deputy Head of Compliance, en charge de l'industrialisation de la fonction, de l'OP CIB
et du domaine KYC en termes de :
- Gestion de l'agenda
- Organisation des réunions ou comités (y compris steercos ou boards) avec réservation de
salles (et mise en œuvre de moyens comme la téléprésence ou la vidéoconférence) et avec
la gestion des supports et des minutes de ces réunions ou comités dans OneNote.
- Gestion des déplacements, incluant préparation de la feuille de route, l'organisation des rdvs
sur place avec des collaborateurs du Groupe (à l'intérieur et à l'extérieur de la compliance) et
tout dossier nécessaire à traiter pendant le voyage (ex : dossiers se rapportant à tout sujet
d'actualité, économique, politique, etc…)
- Préparation et facilitation du travail du responsable : préparation, diffusion et classement
des dossiers, mise à jour des bases de données confiées, gestion des services supports,
interne et externe, notamment informatiques pour le compte de son manager.
- Lecture et compréhension pour action des emails du Manager de l'entité
- Rédaction de courriers, emails à préparer pour le Manager de l'entité, le cas échéant à
traiter en son nom.
- Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques
- Accueil des visiteurs ayant un rendez-vous avec son manager et contribution à leur support
logisitique
- Gestion administrative : Gestion notes de frais, factures, cartes de visite, vœux, congés,
commandes de fournitures
- Relation étroite avec le Chief of Staff : savoir relayer l'information qui le concerne
- Insertion dans une équipe d'assistantes : pouvoir assurer un back-up quand nécessaire d'une
autre assistante ; savoir organiser son propre back-up par une autre assistante lors de ses
absences ou congés.

Profil recherché

De formation Bac+2, vous justifiez d'une expérience de 10 années minimum. Assistante de Direction confirmée, connaissances outlook, Word, Excel, OneNote - BTS Assistante de Direction bilingue Anglais - Expérience minimum 10 ans sur un même poste - Une connaissance des outils MS Sharepoint et OneCapp serait un plus. - Capacité à construire et à entretenir des relations avec un réseau d'Assistantes worldwide - Connaître les technique de secrétariat (outils bureautiques, classement…) - Savoir s'exprimer, comprendre et rédiger en anglais - Savoir rechercher et communiquer des informations - Savoir rédiger des correspondances simples, mettre en forme des documents - Savoir assurer le suivi de dossier

Présentation de l’entreprise

Nous recherchons pour le compte de notre client, un/une Assistant(e) de direction bilingue (F/H)
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