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Assistante Administrative / Office manager (H/F)

21000 Dijon, France CDI Bac +2
Publié le 19/09/2019 - REF biloot

Description du poste


Description de l'entreprise :

"Acteur majeur dans le secteur de l'intérim et du recrutement, Supplay poursuit sa croissance en gardant une culture d'entreprise fondée sur le respect et l'exigence.
Chaque jour, nous concilions les attentes de nos clients à celles de nos collaborateurs intérimaires avec agilité et les accompagnons dans leurs recrutements.
Supplay, est la première entreprise de travail temporaire à être évaluée "exemplaire " pour sa politique RSE 26000 par AFNOR certification."


Missions :

Nous recherchons pour le compte de notre client basé à Dijon un/une Assistant(e) Administratif(ve) en CDI avec une période de 1 à 3 mois en intérim.

Vous aurez pour missions :

FONCTION ADMINISTRATIF
- Planification et organisation des réunions
- Gestion des agendas, des salles de réunion
- Organisation des voyages des associés et des salariés
- Soutien dans certains besoins : préparation de dossiers (impression, scan, recherche...), traduction de documents, mises à jour du site internet de la société, réalisation de mailings, des cartes de visite...
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion du courrier, emails
- Réception et redirection du courrier et des colis
- Intégration des nouveaux contacts et vérification que la base est à jour (rappels aux managers, vérification des incohérences)
- Assistance aux associés sur la rédaction des dossiers de
subventions
- Accompagnement de l'organisation des événements
d'entreprise
- Gestion des notes de frais des associés

FONCTION RESSOURCES HUMAINES
- Mise en ligne des offres de poste et suivi des recrutements
- Préparation de l'arrivée des nouveaux arrivants et accueil administratif le jour de leur arrivée
- Gestion des dossiers administratifs du personnel
- Gestion des visites médicales et de la médecine du travail
- Contact avec les organismes externes : Mutuelle, prévoyance, médecine du travail, organismes de formation

FONCTION OFFICE MANAGER
- Gestion des locaux et des travaux y afférant
- Garantie de la propreté et du bon ordre des locaux : gestion du prestataire de nettoyage, garantie du respect des consignes de propreté en interne, surveillance de la gestion des déchets généraux
- Réalisation et suivi des achats des fournitures de bureau
- Suivi des clés et badges






Profil du candidat :

Formation : Bac + 2 ou plus, assistanat de direction ou équivalent
Expérience professionnelle : 5 ans minimum

Des connaissances en informatique et en logiciels de bureautique (Suite LibreOffice et Google Office) sont requis.
Compétences dans l'organisation de voyages et d'événements, autonomie, discrétion, rigueur et avoir le sens des responsabilités sont nécessaires pour le poste.

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