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Office manager temps partiel H/F (CDI)

92100 Boulogne-Billancourt, France CDI
Publié le 21/02/2020

Description du poste

L'Office manager assure le bon fonctionnement général du bureau sous la supervision directe du Manager France et doit fournir un travail à la fois administratif, comptable et organisationnel.
Les tâches décrites dans cette fiche de fonction ne sont pas limitatives et pourront être modifiées par la Société par tous moyens à sa convenance, et notamment par notes de service, en fonction de l'évolution de vos compétences et des besoins de la Société.

Responsabilités générales
Administratif financier

- Vérifier les factures entrantes provenant de fournisseurs.
- Après avoir obtenu l'autorisation de son supérieur, procéder au paiement des factures selon la procédure de la société et assurer la liaison avec le Service financier basé en Angleterre.
- Enregistrer toutes les factures entrantes et assurer la liaison avec le cabinet comptable de la société pour la saisie des pièces comptables.
- Préparer les éléments de TVA à envoyer au cabinet comptable.
- Effectuer les rapprochements bancaires.
- Vérifier et traiter toutes les dépenses de la filiale et cela conformément à la politique et à la procédure de la société, après validation des supérieurs.
- Gérer les contrats avec les différents prestataires de service de la filiale, gestion des flottes de téléphone et de véhicules.
- Gérer la trésorerie et anticiper les règlements.

Gestion du personnel

- Assurer la liaison avec notre cabinet comptable pour leur fournir les informations exactes et à jour des informations de paies.
- Assurer les virements de salaires
- S'assurer que tous les Dossiers du personnel sont tenus à jour concernant les absences (arrêt maladie, congés ...).
- Collaborer avec les différents organismes de Santé afin de fournir et de s'assurer que tous les renseignements sur les employés sont corrects.
- Assistance pour la rédaction des contrats et autres documents nécessaires à la gestion du personnel.
- Faire le suivi des procédures d'accueil et le départ des salariés.

Gestion du Bureau

Superviser le bon fonctionnement du bureau, y compris:

- S'assurer, en lien avec le service de maintenance informatique de la maison mère basée à l'étranger, que tous les équipements électroniques du bureau fonctionnent.
- Gérer les commandes diverses liées au fonctionnement du bureau.
- Prise en charge du standard téléphonique et des messages.
- Gestion du courrier.
- Responsable de la gestion des demandes du personnel liées aux exigences du bureau.

Profil recherché

H/F Personne de confiance avec expérience sur un poste similaire souhaitée, vous devriez être en mesure de démontrer : - Un réel soutien et appui au coeur d'une équipe dynamique. - De bonnes aptitudes de communication, y compris au téléphone. - Une bonne connaissance du Pack Office et des notions de RH. - La pratique de l'Anglais courant (écrit et parlé) est indispensable - Une expérience Comptable serait appréciée ainsi qu'une connaissance de SAP. Poste basé à Boulogne Billancourt à pourvoir mi Avril 2020. Mise à disposition d'un parking si besoin.

Présentation de l’entreprise

Le groupe International Pentland, dont le siège est en Angleterre, est propriétaire de prestigieuses Marques dans le monde du Sport et du Lifestyle comme Speedo, Ellesse, Canterbury of New Zealand ou Berghaus. Nous renforçons l'équipe Française basée à Boulogne-Billancourt et recrutons notre Office Manager à mi-temps (24h00 / semaine) en CDI.
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