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Groupe Portageo
- Assistante administrative bilingue
Toulouse
2016 - maintenant
Gestionnaire de dossiers :
■ Administration de dossiers de 60 salariés portés
■ Gestion du relationnel du portefeuille avec les différents clients associés
■ Contrôle et validation des commandes clients du portefeuille
■ Suivi des dossiers au niveau poste clients
■ Facturation clients mensuelle (grands comptes, PME, TPE, en France et à l’étranger)
■ Etablissement des formalités obligatoires liées à l’activité de formation (gestion des conventions de formation, feuilles de présence, bilan pédagogique et financier de l’entreprise)
■ Gestion des règlements et des retards de règlements des clients
■ Préparation et envoi des contrats de travail pour les salariés portés en gestion
■ Réponses aux questions de niveau 1, liées à la gestion des clients et des salariés en gestion
■ Gestion des appels entrants
■ Préparation de courriers demandés par la Direction par rapport aux dossiers suivis
■ -> Utilisation de la langue anglaise
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ADEFIM Picardie
- Conseillère en gestion de la formation
2015 - 2016
- Suivi administratif et financier des dossiers engagés en Adefim
- Instruction et traitement des dossiers de financement, en veillant à leur conformité et au respect des obligations légales
- Réception et vérification des éléments obligatoires pour l’instruction du dossier (convention de formation, programme et demande de prise en charge)
- Traitement des factures provenant des organismes de formation et/ou des entreprises
- Traitement et remise en banque des versements volontaires
- Suivi et gestion des enveloppes financières attribuées
- Aide aux entreprises dans l’optimisation des financements des actions de formation de leurs salariés
- Conseils de premier niveau après des entreprises (formation professionnelle continue, alternance, formation des demandeurs d’emploi)
- Collecte, auprès des entreprises, des fonds de la formation professionnelle continue
- Gestion de la collecte 2015 (Formation professionnelle continue) sur la masse salariale 2014
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PORTAGEO
- Assistante administrative bilingue
Toulouse
2012 - 2014
Gestionnaire de dossiers :
■ Administration de dossiers de 60 salariés portés
■ Gestion du relationnel du portefeuille avec les différents clients associés
■ Contrôle et validation des commandes clients du portefeuille
■ Suivi des dossiers au niveau poste clients
■ Facturation clients mensuelle (grands comptes, PME, TPE, en France et à l’étranger)
■ Etablissement des formalités obligatoires liées à l’activité de formation (gestion des conventions de formation, feuilles de présence, bilan pédagogique et financier de l’entreprise)
■ Gestion des règlements et des retards de règlements des clients
■ Préparation et envoi des contrats de travail pour les salariés portés en gestion
■ Réponses aux questions de niveau 1, liées à la gestion des clients et des salariés en gestion
■ Gestion des appels entrants
■ Préparation de courriers demandés par la Direction par rapport aux dossiers suivis
■ -> Utilisation de la langue anglaise
Assistante du Superviseur des Gestionnaire de dossiers :
■ Coordination et contrôle sur le plan technique et organisationnel des activités des autres gestionnaires de dossiers, en liaison avec la Direction
■ Contrôle du bon suivi des procédures de travail avec et par la Direction
■ Gestion des consignes, des moyens humains et techniques internes et externes quant à la réception des appels
■ Représentation physique de la Direction au sein des locaux en cas d’absence de cette dernière
■ Action de superviseur et de gestion de niveau 2 quant aux difficultés et interrogations des autres gestionnaires de dossiers
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IRIS TRAINING
- Assistante Formation
Toulouse Cedex 1
2012 - 2012
Administation et gestion logistique de la formation
Administration et gestion logistique de la formation
Réception des demandes clients
Planification des actions de formation
Relation avec les formateurs externes, gestion des plannings
Gestion des demandes sous PRO6 (logiciel de gestion des formations - IRIS)
Envoi des offres de prix et convocations
Mise à jour des plans de cours IRIS
Mise en chantier des formations
Déploiement de formations ITIL V3 (Foundation et Intermédiaires) sur les sites d’Airbus (FR, GE, UK)
Accueil des stagiaires
Gestion de la salle de pause (gestion des stocks)
Assistanat commercial
Gestion d'un portefeuille client (+/- 10 entreprises) Rédaction d’offres de prix (proposition technique et financière)
Négociation tarifaire
-> Utilisation quotidienne de la langue anglaise
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ANOTECH ENERGY
- Assistante Gestion du Personnel
LABEGE
2010 - 2010
Administration du personnel
Entrées : élaboration des contrats de travail, déclaration unique d’embauche
Sorties : soldes de tout compte, certificat de travail
Gestion de la mobilité internationale
Procédure d’obtention des visas, logistique des déplacements des consultants (anglais)
Relations avec les clients, ambassades et consulats étrangers (anglais)
Traitement des congés, absences maladie, notes de frais
Contrôle des éléments variables de la paie : congés, primes, augmentations
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ALIAGE en sous-traitance pour CONTINENTAL AUTOMOTIVE FRANCE
- Assistante Formation
2010 - 2011
Administration de la formation
Planification des actions de formation
Relation avec les organismes de formation et envoi des commandes
Constitution des dossiers formation (commande, convention de formation, programme, attestation de présence et facture)
Saisie et suivi des dossiers sous le logiciel GESTFORM (stagiaires inscrits, coût, absences et présences)
Constitution des demandes de prise en charge auprès de l’OPCAIM et suivi des financements.
Mise à jour du catalogue formation Continental
Relance et suivi des demandes de formations « hors catalogue »
Mise en place du Catalogue DIF 2011 et suivi des actions (inscriptions, réservations auprès des organismes, suivi logistique des actions de formation)
Gestion logistique de la formation
Réservation des salles formation
Gestion de l’agenda formation et envoi des convocations aux stagiaires (Outil interne Gestool)
Préparation des salles de formation et accueil du formateur
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ALTEN SUD OUEST
- Assistante Gestion du Personnel
Boulogne-Billancourt
2009 - 2009
Administration du personnel
Entrées : élaboration des contrats de travail, déclaration unique d’embauche
Sorties : soldes de tout compte, certificat de travail
Vérifications des relevés mensuels d’activité et des notes de frais
Traitement des absences : congés, arrêts maladie (attestations de salaire et dossier prévoyance), congés maternité et paternité
Contrôle des éléments variables de la paie : vérification des bulletins de salaires, congés, primes, augmentations
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HYDRO BUILDING SYSTEMS
- Assistante formation
2008 - 2009
Administration et logistique de la formation
Administration de la formation : inscription des salariés, relations avec les organismes de formation, élaboration des conventions de formation, envoi des convocations (anglais)
Suivi logistique : réservation de salles, élaborations de plannings
Elaboration des dossiers de formations : conventions de paiement, demande de remboursement ADEFIM Midi-Pyrénées
Communication et gestion des manifestations relatives aux différentes actions de formation (anglais)
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EADS Astrium
- Assistante de direction
Blagnac
2006 - 2008
Gestion des relations : traitement du courrier et correspondance, filtrage téléphonique, notes, mails rapports (anglais)
Gestion de l’information : organisation et traitement de l’archivage
Gestion d’agenda et de déplacements professionnels (anglais)
Organisation de réunions et conférences téléphoniques
Gestion des temps et saisie de l’activité mensuelle des commerciaux (SAP)
Elaboration et suivi de tableaux de bord
