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NUMSCALE
- Assistante polyvalente
GIF SUR YVETTE
2017 - maintenant
Compétences en RH :
- Organisation des déplacements (réservation train, hôtel,…) des collaborateurs,
- Suivi et intégration des nouveaux entrants (demande de badge d’accès, collecte et archivage des différents documents, organisation de la visite médicale d’embauche, déclaration urssaf,…),
- Gère la validation des congés des salariés,
- Commande et distribution des tickets restaurant,
- Gère le suivi des visites médicales.
Compétences administratives :
- Assure la signature, le suivi et l’archivage des NDA (Non Disclosure Agreement)
- Assure la mise à jour de la base de données clients/prospects,
- Gestion des agendas,
- Gère les feuilles de temps des salariés en fonction des projets en cours,
- Passe les commandes de fournitures.
Compétences en comptabilité :
- Assure le traitement des commandes client jusqu’à la facturation,
- Réceptionne et envoi les bulletins de paie aux salariés.
Compétences en Marketing/Communication/Formation :
- Promouvoir l’image de la société en participant à différents salons,
- Gère le planning et le suivi des formations en Intra et en Inter (bon de commande, conventions de formations) ainsi que des différents documents afférents.
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Télécom Ecole de Management
- Chargée de scolarité au Département Langues et Sciences Humaines
2017 - 2017
- Programmation des cours de langues en LV1, LV2 et LV3 (Anglais, Espagnol, Allemand, Italien, Chinois, Japonais, Arabe) et des cours de Sciences humaines.
- Gestion des agendas, organisation des contrôles finaux (CF) pour les étudiants de 1ère année de TEM (élèves Managers) et de TSP (élèves ingénieurs) soit 440 étudiants.
- Organisation et gestion de 2 sessions du TOEIC (Test Of English for International Communication).
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Télécom Ecole de Management
- Chargée des admissions
2015 - 2016
Travaille au sein du Service A.I.S:
• Admissions : Gérer les centres d'écrits des concours internes et externes (soit 1350 cnadidats pour Passerelle).
- Gérer la planification et le déroulement des oraux de concours (soit 1600 candidats pour BCE et Passerelle).
- Assurer le suivi des affectations des candidats.
- Établir les statistiques des différentes phases de recrutement jusqu’à intégration de l’école.
- Assurer la mise à jour des informations sur le site internet.
• Inscriptions : Réceptionner et procéder aux inscriptions dans le Système d'Informations (S.I), des étudiants de TEM toutes promotions confondues.
- Faire la saisie des dossiers, assurer le traitement complet des dossiers de bourse sur critères sociaux des étudiants de TEM (soit 400 dossiers).
• Scolarités : Gestion de l’emploi du temps des 2ème année en apprentissage, ainsi que des 4 majeures en apprentissage. Organisation des contrôles finaux, réception des notes et saisie dans le S.I.
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Université d'Evry Val d'Essonne
- Secrétaire administrative
2008 - 2014
Gestion de 5 filières de Master en Droit et de l'Institut d'Etudes Judiciaires (soit 290 étudiants). assurer la communication avec les partenaires externes: Tribunal de Grande Instance d'Evry, Cabinets d'avocats, Ecole de Formation au Barreau de Paris. Alimenter et actualiser le blog de l'IEJ. Rédiger des notes à partir de consignes orales. Réceptionner, traiter et orienter les appels téléphoniques.
Gestion de plusieurs plannings, organisations des examens dont l'examen d'entrée à l'école d'avocats (CRFPA). Réceptionner, étudier, trier les dossiers de candidatures à soumettre au responsable.Centraliser, trier, classer et archiver les dossiers.
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CFA Evry Val d'Essonne
- Secrétaire administrative
2005 - 2006
Gestion de plusieurs planning en alternance, préparation des réunions avec les chefs d'entreprises, réalisation et suivi d'enquête sur l'insertion professionnelle des anciens diplômés, recherche de poste pour les apprentis, gestion et suivi des absences des apprentis sur intranet, participation à l'organisation d'un voyage d'échange à New York.
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Université d'Evry Val d'Essonne
- Secrétaire administrative
2002 - 2005
Passation de commande auprès des fournisseurs, négociation des délais de livraison de commandes, vérification des accusés de commandes, relance des commandes non livrées, gestion des incidents livraison fournisseurs, gestion des annulations de commandes.
Relation avec les services internes: services des tarifications, assistantes commerciales et les représentants.
