Paola Ramos

- Accueil téléphonique
- Suivi des stocks agences
- Réception des colis et expéditions
- Suivi des habilitations des techniciens, des visites médicales en liaison avec le service des Ressources humaines, suivi des mises à jour HSE papiers et informatique
- Suivi du planning des congés et absences des techniciens
- Rédaction des devis
- Passation des commandes de pièces détachées

Interface avec les services du siège Adecco Groupe France : Immobilier, Direction des travaux, Logistique
* Suivi des dossiers d’ouverture, déménagement et travaux des sites dans le respect des procédures
(68 sites Adecco Parcours et Emploi à ce jour)
* Relation avec les CMI (Chargés de Missions Informatiques) des régions concernées
* Veille à la conformité des sites en termes de sécurité et aspects légaux (conformités électriques, ERP, Sécurité) en contact avec les prestataires Bureau Veritas, Sicli.
* Interlocutrice des RD (Responsables de Développement) Adecco Parcours et Emploi pour toute demande de baux, plans et certificats de conformité dans le cadre des Appels d’Offre.

Gestion des commandes
* Saisie et suivi des commandes de matériel (informatique, téléphonique, logiciel) sur A.O.L. (Achat On Line)

Habilitée R.G.C. (Responsable de la Gestion des comptes) par Pole Emploi pour le DUDE (Dossier Unique du Demandeur d’Emploi) :
* Gestion des demandes d’habilitations et formations pour les permanents Adecco Parcours et Emploi et partenaires extérieurs, en lien avec les Responsables Inter Régionaux Pole Emploi et services Support Pole Emploi Paris.
* Création, suppression et réinitialisation des comptes

Réalisation des statistiques sur chiffres d’affaires des commerciaux sur la région Rhône-Alpes

* Comptabilité fournisseurs enregistrement de facture jusqu’au paiement

* Coordination de l’organisation des congrès : interface fournisseurs évènementiels (traiteur, location de salles…)
* Bilan prévisionnel et final des dépenses
* Suivi des impayés et relances
* Gestion de plannings et réservations de salles, gestion des déplacements, gestion des services généraux, secrétariat

Suivi des factures fournisseurs :
* Imputation des factures, enregistrement, paiement, contrôle

Comptabilité clients :
* Enregistrement des règlements clients (virements et traites), rapprochement bancaire

Comptabilité fournisseurs :
* Tenue du fichier fournisseurs RVI France, RVI Espagne, France VI, résolution de problèmes de paiement avec l’Espagne

* Facturation fournisseurs, courriers litiges fournisseurs