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Université Paris-1 Panthéon-sorbonne
- Cheffe de cabinet
Autre | Paris (75000)
2020 - maintenant
Activités principales :
Gestion de l’agenda du Président, de ses rendez-vous en lien avec les VP et la DGS, organiser ses déplacements
Gestion des relations avec les interlocuteurs internes et/ou externes de la Présidence
Préparation des dossiers du Président en fonction de son agenda
Gestion des mails arrivant sur la boite Cabinet et boite personnelle du Président ; (réception, transmission, réponse, archivage)
Diffusion d’informations et communiqués au nom du Président à la communauté universitaire
Réception, filtrage des appels téléphoniques
Gestion des signatures du Président en lien avec les VP et la DGS ayant délégation
Gestion des réunions du Bureau du Président et des Directeurs d’UFR : calendrier, ordre du jour, convocation, comptes-rendus
Rédaction de courriers
Organisation du CAC plénier : convocation, ordre du jour, dossiers, logistique, rédaction des procès-verbaux
Secrétariat des VP en tant que de besoin
Suivi du budget de la présidence, traitement des bons de commandes dans SIFAC et gestion de la régie de la présidence (avances, remboursements)
Accueil des divers interlocuteurs nationaux et internationaux
Appui à la Direction de la communication pour l’organisation d’événements (cérémonie des docteurs, DHC, vœux du Président…)
Prise en charge de dossier spécifiques à la demande du Président ou de la DGS
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Ile-de-france Mobilités
- ASSISTANTE A LA DIRECTION FERROVIAIRE
PARIS
2018 - 2018
Missions : Assistanat de Direction et de Département
Assurer l’accueil téléphonique et le filtrage des appels des Directrice FER et Cheffe de département Offre Fer ;
Gérer les agendas des Directrice FER, Cheffe du Département Offre;
Organiser les réunions multipartenaires en interne et en externe pour la Directrice, la Cheffe de département ainsi que les agents du département et, le cas échéant, préparer les dossiers pour les réunions de la Directrice FER et de la Cheffe de Département,
Rédiger/mettre en forme/corriger certains courriers ou documents nécessaires au fonctionnement de la direction et/ou du département
Assistance au Département Offre :
Participer aux reunions hebdomadaires du département et en rédiger le compte-rendu ;
Mettre à jour le tableau des contacts du département à la prise de poste puis au fil de l’eau,
Mettre à jour régulièrement le tableau des congés des agents du département,
Assurer la distribution des chèques déjeuner des agents,
Assurer la réception, l’attribution, la distribution et le suivi des courriers du département (via l’outil SCOPE) puis leur classement sous la gestion électronique des dossiers (GED)
Organiser les comités de ligne en lien notamment avec le chargé de projets concerné et la Direction des Relations Voyageurs et des Territoires,
Gérer la commande des fournitures et autres consommables pour le département
Référent budget du département “Offre Ferrée” :
Assurer, via la création et le mise à jour régulière d’un tableau de bord, le suivi du budget alloué aux études du département,
des conventions auprès du département Finances et Contrôle de Gestion (FCG)
Assurer la saisie des bons de commandes et factures des marchés études (via le logiciel ASTRE)
Assurer le rôle de correspondant budgétaire vis-à-vis de la Direction financière (FAC)
Assurer le suivi des marchés et des conventions auprès du département Finances et Contrôle de Gestion (FCG)
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GESTES Groupement des Entrepreneurs Spécialisés dans le Traitement et l'Embellissement des Surfaces
- ASSISTANTE DU PRESIDENT ET DU SECRETAIRE GENERAL
2012 - 2018
Missions :
Assistanat et secrétariat du président et du
secrétaire général
Gestion des agendas du président et du secrétaire
général
Organisation des réunions statutaires et de groupes
de travail: convocations, réservations salles,
déjeuners,
relances téléphoniques
Suivi des mandats patronaux
Gestion des cartes CERP : parking et Club des
entrepreneurs de la région parisienne
Assistanat RH : intégration nouveau salarié, affiliation
organismes sociaux, instructions paie, envois des
bulletins de paie, visites médicales, suivi des
congés/RTT, commande et distribution chèques
repas, mutuelle, due…)
Gestion des adhérents :
Gestion des dossiers administratifs des entreprises
adhérentes (adhésions, radiations, mise à jour du
CRM)
Gestion et suivi des dossiers des médailles du travail
et du GPPF
Internet : Mise en ligne du calendrier des réunions et
des comptes rendus
Gestion des facturations adhérentes (factures,
règlements, relances des impayés, contentieux)
Secrétariat/Comptabilité :
Reporting : Suivi de trésorerie, tableaux de bord
financiers…..
Suivi et règlements des factures fournisseurs en
relation avec un comptable externe
Déclaration et paiement des charges sociales (TVA,
URSSAF…)
Refacturation
Gestion des véhicules société
Interface avec le service technique FFB Grand Paris :
bons de commande de travaux.
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Fédération CFDT Banques & Assurances
- Assistante de Direction - Assistante de la Commission Exécutive
2011 - 2011
La Commission Exécutive (7 personnes) :
Assistanat et secrétariat des membres de la CE
Gestion agendas des membres de la CE
Gestion et filtrage des appels
Courrier arrivée et départ (tri, dispatching, traitement)
Classement, archivage
Les événements :
Organisation des réunions statutaires et accueil des participants (réunion hebdomadaire de la commission exécutive, conseil fédéral, assemblée générale, congrès)
Logistique en France et à l’étranger (billets d’avion, train, hôtels, visa etc…pour les membres de la CE)
Gestion et suivi du calendrier des réunions statutaires
Elaboration des comptes-rendus et synthèses des réunions de la commission exécutive ; conseil fédéral, assemblée générale et congrès
Négociation et finalisation des contrats en cours pour l’organisation des prochaines échéances fédérales
Appui administratif auprès de la comptabilité et finalisation des achats de matériels de bureau et informatique
Les Adhérents :
Suivi du fichier national des adhérents
Tâches quotidiennes :
Gestion du personnel (missions, congés, RTT et Tickets restaurant)
Suivi et approvisionnement des stocks des fournitures et consommables
Suivi maintenance matériel de bureau et informatique
Communication : Appui à l’édition du magazine et du « Flash Banques »
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ADEPTA
- ASSISTANTE DU PRESIDENT ET DE LA SECRETAIRE GENERALE
Villiers-le-Bel
1990 - 2010
05/1990 à 07/ 2010 : Assistante de Direction (Assistante du Président et de la Secrétaire Générale+ Secrétariat du Conseil Administration) - (Association pour le Développement des Echanges Internationaux de Produits et Techniques Agroalimentaires) - 75007 PARIS
La direction :
Assistanat et secrétariat du Président et de la secrétaire Générale
Gestion agendas du Président et de la Secrétaire Générale
Gestion et filtrage des appels (standard)
Courrier arrivée et départ (tri, dispatching, traitement)
Classement, archivage
Les événements :
Organisation des réunions statutaires et accueil des participants (bureau, conseil d’administration, assemblée
générale) – (envoie d’ordre de jour, recueil des réponses, établissement de liste des participants, préparation des dossiers, badges, chevalets etc)
Rédaction des procès-verbaux des réunions statutaires
Logistique en France et à l’étranger (billets d’avion, train, hôtels, visa etc…)
Gestion et suivi du calendrier des actions de promotion à l’étranger
Accueil des délégations étrangères lors des salons en France tels que (Salon international de l’agriculture, Salon
international du machinisme agricole, Salon de l’élevage, Salon IPA) et hors salons
Les Adhérents et clients :
Suivi du fichier des adhérents (Adhésions, démissions, radiations) - Relations avec les entreprises adhérentes
Facturation - Suivi et enregistrement des règlements clients
Appels à cotisation pour les adhérents
Suivi et relances des impayés
Tâches quotidiennes :
Gestion du personnel (missions, notes de frais, congés, RTT et Tickets restaurant)
Gestion et commande de fournitures et consommables (suivi et approvisionnement des stocks)
Suivi maintenance matériel de bureau et informatique
Gestion des relations fournisseurs (loyers, matériels, archivage, assurances locaux et personnels)
Rôle d’interface entre les différents services et partenaires externes
Communication : Appui à l’édition du catalogue des membres, préparation des plaquettes salons, rédaction du rapport d’activité
Participation à l’élaboration et à la mise en œuvre d’outils de suivi et de reporting
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VOIE EXPRESS
- SECRETAIRE DE DIRECTION
1987 - 1990
Vente de pièces détachées pour automobile à destination d’Algérie
Secrétariat du Directeur Général
Gestion Agenda du Directeur et planning des commerciaux
Vente
Facturation clients
Méthodes de paiement export (crédit documentaire, remise documentaire...), documentation commerciale et logistique export (EUR1, certificats d'origine, pro-forma...), relations avec les transporteurs
Suivi et enregistrement des règlements
Dépôt des chèques en banque
