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Walters Interim, filiale de Robert Walters
- Personal Assistant & Office manager
2010 - 2010
En charge de l'assistanat du Directeur, je suis également responsable de l'office management de l'ensemble des bureaux de Walters Interim (Paris, La Défense, Saint Quentin en Yvelines et Lyon).
-Intendance Générale / Logistique
Supervision de l'accueil, des commandes, de la tenue générale des bureaux
Gestion des déplacements
-Services Généraux
Relation fournisseurs
Demande de devis
Négocation des contrats
Suivi de facturation
-Comptabilité
Etablissement des notes de frais
Interface avec la comptabilité
Suivi des incentives
-Communication
Participation aux salons professionnels
Etablissement de la chartre graphique
Création d'e-newsletters, présentation société, livret d'accueil ...
Organisation événementielle (cocktail, team building, dîners...)
-RH
Pré-sélection des consultants
Recrutement des stagiaires et constitution du dossier administratif
Interface avec le service RH
Relations avec les écoles et partenaires formation
-Informatique et téléphonie
Gestionnaire de la flotte de téléphonie mobile de l'équipe
Interface avec société londonaine chargée de l'IT
-Reportings divers auprès de la Direction filiale et groupe
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Groupe Mutuel
- Assistante de la Direction Informatique
2010 - maintenant
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Oliban, filiale de Nobilis
- Assistante de Direction
2008 - 2009
Oliban est une marque de mobilier et de luminaire pour la maison. Créée par des jeunes passionnés, elle tente de concilier qualité et modernité des produits à des prix raisonnables.
C’est pourquoi Oliban est né: offrir à chacun la possibilité, au rythme de ses envies, de s'inventer un espace personnalisé, confortable et chaleureux, restant pratique et modulable en choisissant parmi une variété de matières, de formes et de couleurs. C'est à dire, permettre à chacun de s’épanouir pleinement dans son intérieur, fidèle aux vertus légendaires de l’encens d’oliban.
Mon poste se décline ainsi :
Partie administrative :
- Suivi des clients professionnels (traitement des commandes, facturation, suivi des expéditions, proposition de nouveaux produits, relance impayés, etc.)
- Suivi de la boutique de Domus (relation avec la direction du centre, avec l’agence de communication et avec l ‘équipe technique) et accompagnement de l’équipe de vente (envoi des outils de vente, des visuels, mise à jour des stocks, suivi des commandes clients, etc.).
- Tâches administratives diverses (relations avec les organismes sociaux, commandes fournisseurs, règlements des factures, etc.)
Partie commerciale :
- Présence une journée par semaine en boutique pour aller à la rencontre des clients particuliers et recueillir leurs réactions et leurs attentes quant à nos produits pour pouvoir ensuite mettre en point les collections à venir.
- Accueil des clients prescripteurs (architectes, décorateurs, « coachs déco », etc.) et suivi de leurs projets.
- Participation aux salons professionnels « Maison&objet » de septembre et janvier (présentation des collections, prospection de nouveaux revendeurs, de contrats avec des hotels, etc.).
Partie communication & marketing :
- Travail en coordination avec l’attaché de presse : organisation de shoppings produits, sélection de produits pour les journalistes, envoi des visuels, etc.
- Animation et mise à jour du site Internet et réflexion sur une nouvelle version du site.
- Préparation des shootings des nouveaux produits en vue du catalogue 2008.
- Présélection des projets envoyés par des designers en cohérence avec l’esprit de la marque et les collections à venir.
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TourCom
- Assistante de Direction
2007 - 2008
TourCom est un des trois grands réseaux volontaires d’agences de voyages en France. Il regroupe 530 points de vente répartis sur tout le territoire et représente un volume d’affaires global de 1,4 milliard d’euros. La billetterie représente 60% de l’activité globale des adhérents et le tourisme 40%.Créé en 1990 sous la forme d’un GIE, TourCom est présidé depuis cette date par son fondateur Richard Vainopoulos.
Assistante du Président de ce réseau, mon poste englobe les tâches classiques de secrétariat mais également la gestion quotidienne des dossiers du Président tels que :
- Suivi des dossiers juridiques
- Suivi des comptes
- Suivi de la presse et mise à jour d'un book
- Responsable des achats (commande et suivi)
- Interface avec nos fournisseurs extérieurs et sous-traitants
- Facturation inter-sociétés
- Préparation, convocation et rapport des Assemblées générales et Conseils d'administration, gestion des factures mensuelles
- Organisation des délégations régionales
- Créer d'invitations pour divers évènements
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SEGULA TECHNOLOGIES
- Assistante de Direction
Nanterre
2006 - 2007
Avec 5500 collaborateurs, le Groupe SEGULA Technologies est l'une des principales sociétés françaises d'ingénierie et de conseil en innovation, positionnée sur les marchés de l'externalisation de la R&D et des services à valeur ajoutée.
SEGULA Technologies intervient durant toutes les phases de développement en management de projet, conseil, études, fiabilisation et optimisation pour le compte des principales entreprises françaises dans les domaines de :
• L’ingénierie technologique : produit, process (moyens d’assemblage et de fabrication), infrastructure industrielle, logiciel
• l'ingénierie de services IT : informatique et telecom
SEGULA Technologies est présent en France et dans 14 pays à l'international, dont l'Espagne, la Suède, la Chine, l'Inde, le Brésil, l'Argentine, la Roumanie, la Tunisie et les Etats-Unis.
Assitante du Président du Conseil de Surveillance, les tâches effectuées sont celles d'un secrétariat classique :
- Filtrage des appels
- Accueil physique et technique des clients du Président
- Gestion de l'emploi du temps
- Organisation des déplacements
- Gestion des notes de frais
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STUDIOCANAL
- Assistante en Gestion des Droits cinématographiques
Issy-les-Moulineaux
2005 - 2006
StudioCanal, filiale à 100 % du Groupe Canal+, est un acteur majeur en France et en Europe dans le financement, l'acquisition et la distribution de films de cinéma.
S'appuyant sur un catalogue riche aujourd'hui de plus de 5000 titres français, anglais et américains, StudioCanal a acquis une position unique dans tous les métiers : distribution salles, vidéo *, ventes TV et Ventes internationales, générant annuellement 400 millions d’euros de ventes.
StudioCanal se positionne ainsi comme un partenaire idéal pour les producteurs de films français, capable de maximiser les revenus des films, tant en France que dans le reste du monde.
Stagiaire, j'étais en charge de l'analyse juridique des contrats d’auteurs et autres, de la saisie informatique de l'ensemble des informations juridiques des films archivés (5000 films) et de l'interface entre les juristes et les avocats externes.
