BORDEAUX
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DEFINITION DE FONCTION/FICHE DE POSTE :
ATTACHEE DE DIRECTION
IDENTIFICATION DE LA FONCTION
Attachée de Direction
PLACE DANS LA STRUCTURE
Au sein du service administratif sous l’autorité du Directeur des établissements.
MISSION GENERALE
Assumer, en collaboration étroite avec le Directeur des établissements et sous sa responsabilité, l’administration générale et technique dans un système classique ou informatisé nécessaire à la bonne marche de l’établissement ainsi qu’à la coordination de l’ensemble de ses activités. Assurer l’accueil et la communication au sein de l’établissement. Cette mission requiert de qualités personnelles, professionnelles et techniques en lien avec la diversité et la multiplicité des taches à accomplir.
MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES
- accueil des usagers, standard, information et communication (courrier, fax, mail, prise de rendez vous, classement, archivage).
- Gestion du dossier patient/usager
- Gestion des dossiers salariés : création, vie et cessation des rapports de travail (déclarations, contrat de travail, arrêts maladie, fin de contrat)
- Préparation, vérification, et règlements des salaires et des charges sociales.
- Facturation des frais des séjours des usagers, suivi des règlements.
- Relations bancaires, surveillance des comptes (ITEP), achats et vente de titre (ITEP), remise de chèques, virements.
- Organisation de la visite médicale du personnel
- Déclaration des accidents du travail
- Règlement des dossiers de formation (Platanes)
- Elaboration des statistiques : Education Nationale (ITEP) ARS (ITEP) Pôle Emploi
- Assistance dans les instances de l’Association (CA/AG) (ITEP), les instances représentatives du personnel (CHS-CT, DP), Le Conseil de la vie Sociale (ITEP), mise en place du livre unique des risques professionnels (ITEP).
DOMAINE ET NIVEAU DE COMPETENCE REQUISE
- Ordre, méthode et organisation
- Autonomie, sens de l’initiative et du contact, discrétion
- Aisance rédactionnelle
- Maîtrise de l’outil informatique
- Connaissance du Droit du travail, Actualité sociale et comptable, Droit Associatif et de la Personne Handicapée, lois hospitalières.
PRINCIPAUX MOYENS MIS A DISPOSITION
- Un bureau « ouvert »
- Ordinateur, fax, téléphone, imprimante.
- Documentation
PRINCIPALES RELATIONS FONCTIONNELLES
- Interlocuteurs internes : Directeur des établissements, Psychiatres, économe, chef de service, assistantes sociales et plus largement tout le personnel de l’établissement.
- Interlocuteurs externes : Caisse de sécurité sociale et de retraite, URSSAF, ANPE, DIRECCTE, Education Nationale, Banque, Etablissement sociaux et médicaux sociaux, familles des usagers, CARSAT, ATITH, ARS, MDPH, DSG, Mairie D’Eysines….
LES CONTRAINTES LIEES A LA FONCTION
L’Attachée de Direction assure un horaire de 35 heures hebdomadaires sur un équivalent temps plein avec des horaires fixes en journée continue.
ENJEUX ET EVALUATION DE LA FONCTION
L’Attachée de Direction occupe une place centrale au sein de l’établissement avec un devoir de discrétion. Elle assure la qualité du secrétariat, l’information de la Direction dans le respect des délais tout en effectuant un accueil de qualité. Elle garantit l’élaboration des outils de communication, la diffusion et la qualité de l’information en interne et en externe. En assurant la facturation des frais de séjour et son suivi, elle est garante des recettes de l’établissement. Elle est aussi l’assistante du Directeur des établissements dans sa compétence de gestion des ressources humaines et s’occupe de tout ce qui concerne la législation du travail et les relations avec les partenaires sociaux ou les autorités de tutelle.
