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L'oreal
- Assistante de direction du département audit interne
PARIS
2013 - maintenant
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Total
- Assistante de direction du département Sécurité et juridique de la direction GAS AND POWER
COURBEVOIE
2012 - 2013
-Filtrage téléphonique.
-Gestion des agendas, planning annuel.
-Organisation des réunions.
-Classement selon les recommandations du groupe.
-Saisie et validation des temps dans star.
-Organisations de missions en France et à l'étranger( ordre de missions, visas, note de frais).
-Gestion et commande des fournitures.
-Correspondante informatique pour la direction.
-Aide à la préparation des présentations.
-Accueil des nouveaux arrivants/Gestion des mouvements sur GISEH.
-Participation à la mise à jour des référentiels.
-Participation à la formation spécifique, à la gestion de crise.
Mise à jour hebdomadaire de l'astreinte.
-Tutorat d'une étudiante en BTS assistant manager.
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ALGORYTHME
- Assistante de direction d'équipe
2012 - 2012
- Filtrage d’appels, mise à jour des contacts.
- Saisie des factures d’achats, de clients et notes de frais de l’équipe sur le logiciel CIEL.
- Envoi de factures au client.
- Relance des factures impayées.
- Préparation d’évènements en tant que support du chargé de projet.
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GIE SANTE RETRAITE
- Assistante de direction d'équipe
2012 - 2012
- Gestion d’agenda, filtrage des appels, mise à jour des contacts.
- Organisation et gestion des voyages.
- Interface avec les interlocuteurs internes et externes.
- Organisation et suivi des dossiers confidentiels.
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SERVIER
- ASSISTANTE DE DIRECTION bilingue
Suresnes
2011 - 2011
Assistante de direction auprès des deux directrices du département Pharmacocinétique (zone europe).
-INTERFACE/ACCUEIL TELEPHONIQUE:
Réceptionner, filtrer,transmettre des informations et/ou communication.
Organisation de rendez-vous avec des consultants extérieurs.
-GESTION ADMINISTRATIVE:
Réceptionner le courrier.
Mise en forme et rédaction de documents(note, présentation, comptes rendus, contrats) sous format word, powerpoint.
Archiver des dossiers et articles de presse.
Acheter de fournitures pour l'équipe.
Organiser des voyages et inscription à des séminaires.
Etablir des note de frais et ordre de mission sous logiciel.
Planifier et participer à des réunions en interne.
GESTION D'AGENDA:
-Mise à jour de l'agenda des deux directrices du département pharmacocinétique.
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OLSWANG LLP (filiale française du groupe)
- ASSISTANTE DE DIRECTION bilingue
2011 - 2012
Assistante de direction auprès d'une équipe de 6 avocats.
-INTERFACE/ACCUEIL TELEPHONIQUE:
Réceptionner, filtrer,transmettre des informations et/ou communication.
Organisation de rendez-vous avec des consultants extérieurs.
-GESTION ADMINISTRATIVE:
Réceptionner le courrier.
Mise en forme et rédaction de documents(note, présentation, comptes rendus, contrats) sous format word, powerpoint.
Rédaction de narratif, billing guide et facture à transmettre au client.
Archiver des dossiers et articles de presse.
Réservation de voyages et inscription à des séminaires.
Etablir des note de frais.
Rédaction des time sheet via un logiciel.
Assurer la réception.
GESTION D'AGENDA:
-Mise à jour de l'agenda des 2 partenaires et 4 collaborateurs du cabinet.
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ALLIANZ LIFE
- ASSISTANTE DE DIRECTION
Puteaux
2011 - 2011
Assistante de direction auprès de la directrice commerciale et de son équipe du département ALLIANZ PARTENARIATS VIE(zone europe).
-INTERFACE/ACCUEIL TELEPHONIQUE:
Réceptionner, filtrer , transmettre des informations et/ou communication.
-GESTION ADMINISTRATIVE:
Réception/diffusion/ciruclation du courrier.
Constituer des dossiers pour séminaires.
Acheter des fournitures.
Rédiger de documents divers(note, présentation, comptes rendus) sous format word, PDF, excel, powerpoint.
Organisation d'un séminaire à Lyon.
Etablir des note de frais et ordre de mission sous logiciel.
Organisation de réunions de service en accord avec les assistantes d'autres départements et préparation de dossiers.
GESTION D'AGENDA:
-Mise à jour de l'agenda de la directrice commerciale et de son équipe de commerciaux.
Organiser des RDV,réunions, déjeuner, déplacements(Réservation de billets de billets, d'hôtels, demande de visa).
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DCNS/THALES
- Assistante de direction
2011 - 2011
Assistante de direction bilingue pour les 3 Directeurs des Achats et de la Supply chain. (ZONE AMERIQUE-LATINE,ASIE).
INTERFACE/ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE:
Réceptionner, filtrer , transmettre des informations et/ou communication téléphonique de 3 Directeurs de la Direction des Achats et de la Supply Chain.
-GESTION ADMINISTRATIVE:
Réception/diffusion/circulation (y compris confidentiel) et suivi du courrier.
Trier et archiver des dossiers.
Acheter des fournitures.
Rédiger de documents divers(note, présentation, comptes rendus) sous format word, PDF, excel, powerpoint.
Etablir des note de frais et ordre de mission sous logiciel ULYSSE et des factures sous le logiciel MAAS ORACLE.
Organiser l'arrivée des stagiaires, CDD, CDI (demande de mot de passe , de badge,de téléphone, d'ordinateur).
Assurer l'intérim pendant l'absence des autres assistantes.
GESTION D'AGENDA:
-Mise à jour des agendas 3 directeurs + équipe en optimisant leur temps.
-Organiser des RDV,réunions, séminaires, déplacements(Réservation de billets de billets, d'hôtels, demande de visa).
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FRANCARE
- ASSISTANTE DE DIRECTION ET ASSISTANTE EXPORT
2009 - 2010
-GESTION ADMINISTRATIVE:
Participation à des appels d'offres internationaux.
Négociation des achats.
Etablissement de devis.
Preparation des dossiers commande.
Interface entre clients/commerciaux/fournisseurs.
Prospection commerciale dans le cadre de la création du pôle environnement.
GESTION D'AGENDA:
-Mise à jour de l'agenda du vice président en en optimisant leur temps.
-Organiser des RDV,réunions, séminaires, déplacements(Réservation de billets de billets, d'hôtels, demande de visa).
ZONE AFRIQUE LUSOPHONE ET FRANCOPHONE,MOYEN-ORIENT et ASIE.
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AGS DEMENAGEMENT
- COORDINATRICE BUSINESS UNIT
2008 - 2009
-GESTION ADMINISTRATIVE:
Evaluation du tarif et envoi de devis.
Suivi administratif des dossiers auprès des douanes et des transitaires.
Organisation du transport( par voie fluviale ou aérienne ) auprès des différents transporteurs.
Planification de la livraison auprès des filiales métropolitaines du groupe selon les disponibilité du client.
S'assurer de la satisfaction du client et envoi de dossiers avarie en cas de litige.
