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Octapharma
- Animatrice de la Communication
Lingolsheim
2016 - maintenant
Mise en place d’actions et outils de communication (dépliant visiteur, affiches sécurité, newsletter, flash info),
Appui opérationnel (documentation, tableaux de bords),
Création et administration de base de données,
Veille et diffusion documentaire liée à l’activité du service,
Conception d’un module de formation interactif et ludique,
Liaison entre le service et les interlocuteurs internes/externes
Classement, archivage et agencement selon la méthode 5S,
Régie administrative et logistique des déplacements nationaux et internationaux, et des réunions corporate.
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Octapharma
- Technicien
Lingolsheim
2009 - maintenant
Activités évènementielles et communication :
- préparer et organiser le 60ème anniversaire et le pot de départ en retraite du PDG (création de logos, conception d’une affiche avec le tampon dateur de tous les employés, réalisation d’un calendrier perpétuel, conception et mise en page d’une revue consacrée à l’évènement, invitation des employés, timing des interventions, etc.),
- constituer et mettre en place une exposition de photographies retraçant 10 ans d’histoire d’un site de production,
- réaliser et présenter divers livrets de félicitations (mariage, naissance, départ en retraite),
- concevoir un livret de remerciement avant délocalisation d’un service (30 exemplaires),
- organisation d’un jeu-concours (Coupe du Monde de Football 2010),
- assurer la diffusion des informations ponctuelles à l’ensemble du site.
Mettre en application les exigences et règles d’assurance qualité :
- recueillir les informations pour l’élaboration des outils d'assurance qualité (procédures, check-lists, support d'information),
- vérifier la cohérence et l’application des procédures qualité,
- contrôler l'application des procédures et de la réglementation en matière de qualité,
- contrôler les indicateurs qualité et alerter des anomalies,
- former aux procédures les services concernés par la qualité
- apporter des réponses aux collaborateurs concernant la qualité,
- actualiser les systèmes et outils qualité en fonction de leurs évolutions.
Activités bureautiques du département Qualité (5 services) :
- approvisionner le département en consommables et fournitures de bureau,
- rédiger et assurer le suivi des bons de commande matériels et prestations de services,
- gérer les plannings des congés du département,
- gérer 4 bases de données (calcul et diffusion des indicateurs),
- réceptionner et enregistrer les documents qualité, assurer le suivi des auto-formations,
- gérer une arborescence informatique (4 000 fichiers),
- élaborer, gérer et assurer le suivi des budgets du département,
- garantir le développement continu de la bibliothèque électronique,
- mettre en place des outils facilitant l’utilisation des logiciels et supports informatiques,
- organiser les réunions et repas de services - 30 personnes,
- gérer les hébergements du personnel en déplacement (Biarritz, Heidelberg, Düsseldorf, Prague),
- préparer et enregistrer les notes de frais,
- assurer la circulation de l’information.
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OCTAPHARMA
- Assistante de Direction (Communication)
Lingolsheim
2007 - 2009
Activités évènementielles et communication :
- mettre à jour et vérifier l'homogénéité de l'information diffusée (intranet, site internet, présentations diverses, notes de service),
- diffuser les informations attendues dans les délais impartis,
- assurer la communication intra entreprise et avec les partenaires extérieurs,
- concevoir et présenter un livret d’accueil distribué aux collaborateurs en poste et aux nouveaux arrivants (500 exemplaires),
- réaliser et présenter un livret d’encouragements (mission humanitaire).
Assurer le suivi des activités auprès de la Direction dans le respect des délais :
- recueillir et compiler les informations ascendantes,
- contrôler la cohérence des éléments fournis,
- assurer la diffusion des documents qualité,
- participer au suivi des actions.
Garantir l'amélioration de la productivité des collaborateurs :
- rechercher, proposer et organiser la mise en œuvre de méthodes de travail et d'outils efficaces.
Garantir la mise à disposition des documents Qualité :
- gérer 4 bases de données (calcul et diffusion des indicateurs),
- réceptionner et enregistrer les documents qualité, assurer le suivi des auto-formations,
- créer et gérer une arborescence informatique (2 000 fichiers) : organiser les documents qualité et créer une base de données avec liens hypertextes (documents scannés),
- garantir le développement continu de la bibliothèque électronique,
- mettre en place des outils et supports informatiques.
Assurer la qualité du secrétariat :
- réceptionner et filtrer les appels téléphoniques,
- mettre à jour et archiver les documents qualité,
- réaliser les mises en forme documentaires,
- approvisionner le département en consommables et fournitures,
- transmettre les commandes de matériels au service Achats,
- gérer les plannings des congés du département,
- assurer le suivi des budgets du département,
- organiser les réunions et repas de services - 20 personnes,
- gérer les hébergements du personnel en déplacement (Biarritz, Lyon, Munich),
- transmettre les notes de frais au service Comptabilité.
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Octapharma
- Technicienne Qualité
Lingolsheim
2005 - 2016
Administration des documents qualité intra et inter sites selon les exigences réglementaires pharmaceutiques,
Gestion de la cohérence du système documentaire (transmission et traçabilité de l’information),
Organisation et gestion d’évènements : portes ouvertes du site, 25 ans du groupe, départ en retraite du Directeur Général, Fêtes des collaborateurs.
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Octapharma
- Assistante Direction
Lingolsheim
2005 - 2007
Seconder le Directeur Technique en le déchargeant de tâches administratives :
- recevoir et filtrer les communications téléphoniques,
- réceptionner le courrier et organiser les rendez-vous,
- saisir et présenter des notes et documents,
- organiser les réunions et déplacements,
- réaliser des présentations Powerpoint,
- traiter, exploiter, et assurer le suivi des informations du service (correspondance courante, affaires spécifiques),
- assurer le suivi des budgets,
- établir les statistiques relatives à l'activité du département.
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Octapharma
- Assistante Achats
Lingolsheim
2005 - 2005
Assurer la gestion des commandes - fournisseurs :
- saisir et transmettre les commandes,
- transmettre les informations au service Comptabilité,
- résolution de litiges avec les différents prestataires de services,
- réorganiser le système de classement des dossiers fournisseurs (soit 430 fournisseurs).
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Octapharma
- Assistante Achats
Lingolsheim
2005 - 2005
Saisie et transmission des commandes,
Gestion des relances fournisseurs,
Communication avec le service Comptabilité,
Résolution de litiges avec les prestataires et fournisseurs,
Réorganisation du système de fournisseurs (430 fournisseurs).
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Téléperformance
- Télé-enquêtrice
Asnières sur Seine
2004 - 2004
Réaliser des enquêtes par téléphone et en face à face :
- contacter les professionnels : enquêtes sociales,
- contacter les particuliers : enquêtes de satisfaction.
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Préfecture du Bas-Rhin
- Agent contractuel - Service Permis de conduire
2002 - 2002
Préparer et transmettre les permis de conduire :
- envoyer les permis de conduire : plastification, mise sous pli, affranchissement,
- conseiller les visiteurs dans leurs recherches et démarches.
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Conseil Public
- Aide au Développement des Ventes
LA WANTZENAU
2002 - 2004
Organiser les formations :
- transmettre les documents publicitaires et commerciaux,
- organiser les formations :
.gérer la production, l’envoi et le suivi des documents de formation,
.gérer les tableaux de bord,
.administrer le planning logistique,
.transmettre les informations aux formateurs,
.recueillir et compiler le retour des questionnaires de satisfaction.
