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ERNST & YOUNG
- Assistante de Direction
Courbevoie
2011 - 2012
Executive Assistant
Octobre 2011 – Octobre 2017
Au sein du département Transaction Support, assistante de 2 Associés, 2 Executives Directors et 3 Seniors Managers :
• Gestion d’agendas complexes ainsi que des emails anglais/français (organisation de vidéo-conférences téléphoniques, voyages, hôtels et visas)
• Ouverture de codes clients et missions, facturation à partir des bases internes
• Coordination d’équipe 20-30 personnes
• Suivi de comptes clients, notes de frais
• Création d’une newsletter mensuelle « Luxe »
Executive Assistant
Mars 2011 – Octobre 2011
Au sein du département TAS - VBM (Transaction Advisory Services - Valuation & Business Modelling). Assistanat de deux associés et leur équipe de consultants sur des aspects administratifs et pratiques de leur travail.
• Gestion d'agendas, d’emails et priorités afférentes. Appels téléphoniques en français et anglais
• Organisation de réunions internes/externes, de conférences téléphoniques, réservation de salles.
• Organisation de déplacements en relation avec le service voyage (avion, train, location de voiture, hôtel)
• Suivi des feuilles de temps (relances et extournes en lien avec le service comptabilité)
• Suivi des dossiers de synthèse
• Alimentation du CKR avec les tombstones
• Organisation d'un séminaire pour 50 personnes en septembre en Ile-de-France
Missions de gestion :
• Création de code client en lien sur l'outil GTAC
• Préparation de factures et courriers d'accompagnement
• Suivi de comptes (extournes, mise à jour d'ERP)
• Analyse de WIP en lien avec l'outil GFIS
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VINCI CONSTRUCTION FRANCE
- Assistante de Direction
Nanterre Cedex
2007 - 2011
Secrétariat de la Direction Générale (Président, Directeurs Commercial, Technique et Financier).
Gestion du budget commercial et relations publiques, fichier clients. Remise d’appels d’offres marchés privés. Préparation et organisation de différents salons et manifestations (Mipim, Simi, Salon des Maires). Gestion de la photothèque, abonnements et insertions publicitaires. Services Généraux.
Secrétariat du syndicat de l’Union des Constructeurs Immobiliers Ile-de-France (préparation des Conseils d’Administration et Assemblée Générale). Rédaction et diffusion des procès-verbaux, gestion du fichier des adhérents et appels de cotisations.
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JANSSEN-CILAG
- Assistante Recherche Clinique
Beerse
2006 - 2007
Assurer le secrétariat du département,
Création des dossiers administratifs (Study Master Files), mise à jour. Classement des documents relatifs aux essais en cours, archivage en fin d'essai. Frappe des avenants aux contrats et suivi de documents.
Constitution des dossiers à soumettre aux Comités d'Ethique.
Assurer la logistique des essais : déplacements (hôtels, transports), préparation des envois sur sites investigateurs lors des mises en place et en cours d'essai, photocopies (dossiers de monitoring, protocoles, CRFs).
Formation aux procédures internationales.
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ROTHSCHILD
- Assistante de Direction Bilingue
2006 - 2006
Réalisation de présentations Powerpoint en anglais en fonction de la charte graphique groupe. Notes de frais.
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NATEXIS BANQUES POPULAIRES
- Secrétaire Bilingue
2005 - 2005
Frappe de documents, courrier et interface téléphonique en anglais/français, préparation des dossiers à présenter aux comités de financements.
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Londres - Angleterre
- Séjour linguistique
2004 - 2005
Finneganne's Wake - Waitress
Burger King - Customer Hostess
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INTERIM et CDD
- Assistante de Direction
2003 - 2004
Diverses missions, pour :
- TFN Lagrange,
- Sigmakalon,
- EDF Présidence.
- Mundocom (Groupe Publicis)
Tâches réalisées :
Secrétariat classique du Président et de 2 Directeurs (Technique et Commercial).
Rédaction de devis, tableaux de bord, relance téléphonique.
Création de brochures, élaboration d'organigrammes.
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PRINTEMPS
- Assistante de Direction
Paris
2003 - 2003
Secrétariat de 3 Directeurs (Général, Commercial et Logistique), élaboration de documents internes, suivi de procédures et projets, présentations groupe, encadement de personnel, organisation de réunions et comptes-rendus.
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ELYO
- Assistante Services Généraux
2002 - 2002
Suivi parc automobile et téléphones portables, gestion des fournitures et consommables. Réception fournisseurs, contrôle marchandises.
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ELYO
- Assistante Administrative
2001 - 2002
Appel d'offres, rédaction de contrats et devis, mailings, gestion des absences et congés.
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CREIF
- Assistante Administrative
2000 - 2001
Accueil physique et téléphonique, gestion du site internet (candidatures et offres). Participation au Salon de l'Etudiant.
