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APAJH du Val d'Oise
- Assistante de la Direction Générale
2018 - maintenant
Bras droit du Directeur Général, j'occupe une place importante dans la vie professionnelle de ce dernier.
Je suis amenée à :
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Assurer les prises de rendez-vous, gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
• Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
• Sélectionner, diffuser et traiter des informations internes et externes
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur, assurer la fonction d’intermédiaire entre la Direction Générale et les collaborateurs/partenaires/prestataires, etc.
• Gérer le secrétariat de la Direction Générale, saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports, etc.), les reproduire et les diffuser
• Planifier et organiser les réunions et leurs logistiques (CODIR, COPIL, commissions diverses, etc.)
• Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations
• Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser
• Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière (travaux, appels d'offres, commissions de recrutement ou d'investissement, etc.)
• Organiser les déplacements de la Direction Générale
Liste non exhaustive...
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Sauvegarde des Yvelines
- Assistante Ressources Humaines
2013 - 2018
Gestion des Ressources Humaines (développement RH, IRP, administration du personnel, recrutement, formation, paie)
Management et coordination d'une équipe de 4 personnes
Assistanat de direction
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PSA Peugeot Citroën
- Assistante Recrutement - Gestion Administrative des VIE
Rueil Malmaison
2011 - 2011
Recrutement et gestion administrative de 200 VIE (Volontariat International en Entreprise) : mise en ligne des offres de recrutement, gestion des candidatures (logiciel E-recrut), prise de contact avec le candidat retenu pour constitution et enregistrement du dossier auprès d'Ubifrance, gestion du tableau de suivi des missions, lancement des procédures de visa, gestion des contrats Ubifrance, gestion et organisation des départs et retours (commande billets, saisie dans le logiciel de gestion du personnel), mise en place des missions et suivi du bon déroulement, gestion des notes de frais, des demandes de règlement et des paie des VIA, gestion des bilans de fin de mission : si profil intéressant, mise en relation avec le chargé de recrutement pour embauche définitive, archivage des dossiers clôturés.
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Cabinet Laflute-Duhourcau
- Consultante Ressources Humaines et Droit Social / Assistante de Direction
2010 - 2010
Ressources Humaines - Droit Social : rédaction de contrats de travail, avenants et promesses d'embauche (selon les différentes conventions collectives de nos clients), établissement des DUE, gestion des ruptures et des procédures disciplinaires, conseil à la clientèle, gestion du plan de formation : mise en place, relation avec l'OPCA, choix des organismes de formation, suivi administratif et financier des dossiers (inscriptions, financement, etc.), conseils aux collaborateurs (DIF, CIF…), aide au recrutement : définition du poste et profil recherché, choix de la filière de recrutement, pré-tri des CV, participation aux entretiens d'embauche, etc.
Assistanat de Direction : gestion des plannings Associés, des contrats de maintenance et d'assurance, rédaction de lettres de mission, gestion des dossiers du personnel (médecine du travail, congés, prévoyance/mutuelle, etc.), organisation de réunions, de cessions de formation, gestion des évaluations annuelles.
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PRIMEXIS
- Secrétaire de direction
Paris La Défense
2008 - 2010
Gestion de trois pôles d'activités : Banque, Assurance et Services.
Détail du poste :
- Tenue des agendas Associés et Managers
- Gestion des plannings
- Gestion administrative de 90 collaborateurs (congés, RTT, dossiers personnels...)
- Création de dossier d'appel d'offres
- Préparation de dossiers de recrutement
- Facturation mensuelle
- Organisation d'événements (soirée d'entreprise, cocktail des anciens...)
- Organisation et préparation des évaluations annuelles
- Organisation et préparation des formations
- Rédaction de lettres de mission et de divers documents administratifs
- Relation client
- Gestion du contrat de location de véhicule
- Organisation des déplacements professionnels
- Filtrage des appels téléphoniques
- Saisie et traitements des notes de frais
- Mise en place de procédures internes
- Archivage
- Création de dossiers divers
- Publipostage, mailing...
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GEODE SARL
- Assistante Commerciale et de Direction
SAINT DENIS
2007 - 2008
Achats (salon/show-room) : choix des modèles, négociation et prise de commandes. Inspection qualité.
Marketing : préparation et mise en place des opérations marketing, lancement des nouvelles collections (book).
Administration : création des dossiers fournisseurs, saisie informatique des commandes, gestion des retours/litiges fournisseurs, suivi et réapprovisionnement des stocks, déclarations de douanes, secrétariat classique et standard téléphonique.
