ALMA CONSULTING GROUP
- Assistante de Direction / Responsable Administrative
1998 - 2011
GESTION ADMINISTRATIVE :
• Accueil physique et téléphonique, filtrage, transmission, traitement / dispatching du courrier
• Gestion des rendez-vous et du planning Direction, organisation déplacements et réunions
• Administration du personnel : suivi des contrats et périodes d’essai, congés, absences, visites médicales, affiliations mutuelle et prévoyance, contrôle notes de frais, éléments de salaire
• Assistance aux dirigeants : tenue à jour des tableaux de bord financiers internes au Pôle et reporting
• Création, modification, relecture, correction et mise en forme de présentations PowerPoint
• Organisation de Séminaire (100-150 personnes)
• Encadrement et formation de personnel administratif
• Tâches courantes d’assistanat de direction
ORGANISATION :
Gestion logistique du site (relation services informatique, RH…)
• Gestion services généraux : fournitures, contrats de maintenance, entretien, locations, assurances, clés et badges d’accès, parking, téléphonie, flotte automobile
• Recherches d’informations, réalisation de revue de presse, gestion des abonnements presse
• Suivi contrats clients : enregistrement des clauses administratives et financières, suivi et mises à jour de la base de données
GESTION ET FINANCE :
• Suivi de l’activité : calcul d’honoraires, facturation, relances
• Suivis CA, objectifs, encaissements et reporting Direction de Pôle
• Trésorerie du site : suivis bancaires et placements, caisse, encaissements et règlements
• Saisie comptable (SAGE ligne 1000) : enregistrement des règlements et remise en banque
• Suivi des relations fournisseurs (commandes, contrats, suivi facturation) pour les fournitures de bureau, équipements bureautiques, prestataires de services
• Vérification et traitement analytique des relevés CB / AMEX Préparation éléments comptables en relation avec le cabinet comptable
• Assistanat dans le cadre de contrôles fiscal et URSAFF, des opérations de fusions et de bourse
