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Greta Pays Basque
- Assistante Administrative secteur Industrie et Numérique
Bayonne
2016 - 2018
PRF (80%) et contrats pro (BTS)
Moyenne de 4 formations en Industrie, 3 formations en Numérique et 3 BTS
- Préparation administrative des sessions de recrutement
- Préparation des informations collectives
- Inscriptions des stagiaires sur différentes plateformes (ASP, Iris, Kairos)
- Suivis des conventions de stage
- Suivis des absences (suivi des émargements quotidiens, déclarations au Conseil Régional, Pôle Emploi, et divers financeurs),
- Contrats de travail (situation d'emploi) des formateurs internes et externes
- Facturation
- Rémunération des stagiaires PRF
- État mensuel des formateurs
- Planification des formations sur Progre
- Gestion des demandes stagiaires et formateurs
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Cabinet Hebrard et Lacassagne
- Assistante Technique
2016 - 2016
- Tâches administratives courantes de l'agence, accueil et standard téléphonique, gestion du courrier (papier et mails), gestion des fournitures de l'agence, rédaction de courrier, classement, archivage, etc.
- Gestion des ressources humaines
- Comptabilité : suivi et gestion des situations et notes d'honoraires
- Elaboration des comptes rendus de chantier, des CCTP, etc.
- Constitution des dossiers de candidatures pour les appels d'offres publics
- Honoraires architectes et situations des entreprises
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Robeco
- Office Manager bilingue
Rotterdam
2014 - 2014
Intérim
- Gestion des campagnes de paiements fournisseurs
- Gestion facturation / relation fournisseurs
- Interface avec le Siège Social à Rotterdam / Entités en Allemagne et USA (utilisation de l'anglais et l'allemand)
- Aide logistique à l'organisation d'évènements
- Préparation des variables (congés, paye, tickets restaurant, arrêt maladie...)
- Gestion de la flotte téléphonique
- Compte rendu de réunions commerciales hebdomadaires
- Gestion des fournitures
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BNP Paribas
- Gestionnaire de recrutement
Paris
2014 - 2014
Intérim
- Gestion logistique de recrutement pour 4 chargés d'affaires (déplacement, planification des entretiens dans toute la France)
- En charge logistique de la campagne Alternance
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GFI Informatique
- Assistante d'Equipe RH
Saint-Ouen
2014 - 2014
Intérim
- Gestion des nouveaux contrats :
Etablissement, relecture, mise en forme, édition, suivi parapheurs, envoi aux nouveaux collaborateurs / chargés de recrutement (environ 10 à 16 nouveaux contrats par jour).
- DUE
- Gestion ponctuelle des factures fournisseurs
- Réservation de salles de réunion
- Courriers divers pour les RRH
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LesFurets.com
- Personal Assistant
Paris
2014 - 2015
Pour le compte de 4 Directeurs Associés, 2 seniors Managers et leurs équipes :
ASSISTANAT
- Gestion d'agenda mouvants
- Organisation de réunion avec le Groupe BGL (Groupe britannique)
- Gestion des déplacements (France et internationaux)
- Gestion des visites médicales
- Préparation de dossiers
- Aide aux events internes et externes
- Création de process et suivi absences d'équipes
RECRUTEMENT
- Transmission des candidatures
- Organisation des entretiens
- Feedback au service RH
OFFICE MANAGEMENT
- Gestion des fournitures
- Optimisation des coûts (nouveaux fournisseurs, nouveaux process)
- Nouveaux process internes sécurité (badges, compte rendu des accès locaux, parking), juridique (système de numérisation et gestion des LRAR), pôle assistantes (création et partage de fichiers d'informations)
- Signalétique interne
- Gestion de dysfonctionnements des locaux
- Gestion de la flotte mobiles et abonnements
DIVERS
- Accueil physique et téléphonique
- Envoi / Réception de courriers divers
- Gestion des salles de réunion
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ALTIA Actuariat Conseil
- Assistante de Direction
Paris
2012 - 2013
SOCIAL
- DUE, Mutuelle, Prévoyance, Médecine du travail
- Gestion des badges cantines / accès immeuble
- Préparation des variables (congés, notes de frais, justificatifs de transport)
- Gestion des Timesheets
COMMUNICATION
- Gestion logistique et invitations des Mornings : Création des invitations, emailing sur machine virtuelle, relances, suivi des inscriptions, envoi des supports, viennoiseries...)
ASSISTANAT
- agenda du Président et déplacements des équipes
- Relecture et mise en forme de présentations sous Powerpoint,
- Mise à jour de la base contacts
- Gestion des fournitures
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion des courriers entrants et sortants
- Gestion des appels d'offres (reporting , suivi, relance des collaborateurs, relecture, envoi ...)
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Cryptolog
- Assistante Administrative bilingue
Paris
2009 - 2011
SECRÉTARIAT
- Tenue d'agenda, gestion des déplacements
- Prise de note
- Accueil physique et téléphone FR/GB parfois ALL et ESP
- Réception et envoi du courrier
SOCIAL
- Gestion des variables des salariés (congés, visites médicales, notes de frais)
- Aide au recrutement
- DUE, mutuelle entrée/sortie
FACTURATION
- Facturation clients et fournisseurs (y compris rapprochement bancaire)
COMMERCIAL/MARKETING
- Préparations sur Powerpoint pour la Directrice Marketing
SERVICES GENERAUX
- Fournitures de bureau
- Gestion des contrats de maintenance informatique et des locaux
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Alter Ego
- Responsable Associé
Toulouse
2007 - 2009
FREELANCE
ADMINISTRATIF
- Création d’une SARL bâtiment tous corps d’état (Assurance, démarches auprès de la Chambre des Métiers…)
- Dépôts des comptes auprès du Tribunal de Commerce
MARKETING
- Création du logo, slogan, papier à en-tête
COMMERCIAL
- Prospection commerciale auprès de particuliers, architectes, annonces internet
TECHNIQUE
- Devis pour particuliers, architectes (avec lecture de plans architectes)
- Grilles tarifaires de la société par corps d’état et tâche sous Excel
FACTURATION
- Etablissement hebdomadaire/ mensuel des demandes d’acompte sur avancée de travaux,
- Suivi et relance clients
- Préparation de pièces pour le bureau de comptable
- Paiement des fournisseurs
SOCIAL
- Gestion des variables des salariés
- Gestion des contrats (DUE, contrat dont une introduction de main d’œuvre étrangère
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Overlay Asset Management
- Assistante Administrative Bilingue
2005 - 2006
CDD
FACTURATION
- Facturation clients
- Reporting comptable et middle office
SECRÉTARIAT
- Standard trilingue (français, anglais, allemand)
- Accueil physique et téléphonique
- Frappe de documents, classement
- Gestion du courrier
- Réservation train, avion, hôtel des cadres de la société
SERVICES GÉNÉRAUX
- Gestion des fournitures
- Gestion des locaux (devis, interventions techniques…)
SOCIAL
- Gestion des candidatures (par pertinence, besoin, service, avec établissement des RDV etc...)
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Cabinet Patrice Vidon
- Assistante Trilingue
2003 - 2005
CDD
ASSISTANAT
- Gestion du courrier (saisie courrier sur logiciel interne Solent)
- Notes de frais
- Traduction ponctuelle de documents anglophones germanophones pour dossiers contentieux
- Organisation d’évènements
- Secrétariat du Président lors de ses passages dans les bureaux parisiens
SOCIAL
- Gestion variables des salariés (congés, note de frais, justificatifs transports, arrêts maladie…)
SERVICE GENERAUX
- Gestion locaux (interventions techniques, devis prestataires de services)
- Gestion des fournitures
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Insignia Bourdais
- Assistante Commerciale
2002 - 2002
Intérim
- Etablissement de devis, bons de commande, fiches d'encaissement, notes de dossier
- Tenue d'agenda, compte-rendu de réunion
- Enregistrement des demandes, dénonces, panneaux sous Cabimmo et des clefs (de locaux à ventre/louer) sous Excel
- Gestion des poses de panneaux, saisie, envoi, réception et classement de mandats
- Gestion de chronos, mise en forme des dossiers commerciaux sous Powerpoint
