Anne GUEHL

En résumé

Entreprises

• European Science Foundation - Assistante du Directeur Général

  2014 - 2015 • Assister le Directeur Général d’une façon autonome (gestion d’agenda, suivi de la correspondance, création de rapports et de présentations, etc…).
  • Traiter avec des contacts de haut niveau, exigeant de la discrétion et de la diplomatie (Organismes Membres de l’ESF et Organisations externes clés).
  • Etre l’interface entre le Directeur Général et son environnement.
  • Organiser ses rendez-vous et déplacements à l’international, d'une façon optimale.
  • Organiser des conférences, des réunions en France et à l’étranger.
  • Responsable de la coordination et du suivi de certains projets.
  • Assurer la circulation de l’information en interne et en externe.
  • Participer aux réunions de direction, aux actions définies lors de ces réunions et rédiger les comptes-rendus.
  • Créer et administrer des pages web.
  • Coordonner et participer à la création et à l’édition de brochures scientifiques et stratégiques.
  • Suivre la couverture médiatique de certains communiqués de presse via le site Meltwater et google et créer des rapports.
  

• European Science Foundation (ESF) - Responsable administrative et simplification des processus

  2011 - 2014 • Coordonner et gérer des programmes et projets scientifiques au niveau Européen dans le but de faciliter l’échange et la mobilité entres les scientifiques, d’augmenter la synergie scientifique entre les frontières et de faire avancer la recherche. Assurer un support administratif de haut niveau pour chacun des programmes et projets dans le respect des délais et des budgets: gérer toutes les activités ainsi que les processus de sélection des bourses, des réunions, des déplacements, de la dissémination, gérer les budgets, les provisions ainsi que la distribution des fonds, vérifier et approuver les factures, organiser des conférences, des réunions de comités directeurs, assister le Président de chaque programme, le Comité Scientifique et le Coordinateur du programme, les guider dans les démarches administratives en suivant les procédures, mettre à jour les pages web correspondantes ou créer des nouvelles pages si nécessaires, etc.
  • Améliorer et harmoniser les procédures concernant la gestion des programmes scientifiques, pour une plus grande efficacité et une meilleure communication dans le respect des règles et de la qualité. Diriger et soutenir des groupes de travail/réunions avec les parties concernées.
  • Coordonner et suivre les évaluations de projets de recherche par des pairs au niveau international ; Responsable de l'organisation des réunions des panels d'évaluateurs.
  

• European Science Foundation - Organisatrice de conférences confirmée & Liaison

  2007 - 2011 • Assurer la liaison entre l'unité des Conférences basée à Strasbourg et celle basée à Bruxelles. Etre un point d’information et de coordination entre les deux bureaux. Représenter le Chef d’Unité/Conference Manager quand nécessaire.
  • Assurer la liaison entre l’Unité des Conférences et l’Unité ‘Corporate Science Operations’ afin d’augmenter la synergie entre les 2 Unités et permettre d’harmoniser et simplifier les procédures pour une plus grande efficacité.
  • Assurer la liaison entre l’Unité des Conférences et l’Unité de la Communication dans le but de : contribuer activement à une redistribution des tâches entre les 2 Unités, mettre en place un nouveau procédé de travail pour assurer une bonne coopération entre les 2 Unités, augmenter la visibilité des conférences.
  • Promouvoir l’Unité des conférences ainsi que son travail au sein de l’ESF pour une meilleure visibilité. Comprendre le besoin et les objectifs des autres Unités et proposer nos services, compétences et outils.
  • Mettre en place en toute autonomie, un processus d’évaluation des propositions de conférences (environ 90 propositions/an). Produire un guide explicatif.
  • Proposer et mettre en place des améliorations au niveau du management et de l’organisation des conférences.
  • Rechercher, analyser et selectionner des outils de travail en ligne pour organiser et gérer des conférences plus complexes.
  • Coordonner le travail administratif de 5 écoles de physique de haut niveau.
  • Manager un processus de négociation complexe avec un nouveau partenariat.
  • Assister le Chef d’Unité/Manager en mettant à jour les contrats avec nos partenaires, les accords, les guides explicatifs.
  • Organiser d’une façon optimale et indépendante des conférences scientifiques internationales ainsi que des événements plus complexes dans des délais courts. Assurer la liaison avec les Présidents de Conférences, et/ou le management interne de l’ESF. Assurer la logistique sur place ainsi que le succès de ces événements. Représenter et promouvoir l’ESF sur place.
  

• European Science Foundation - Manager de Conférences

  2005 - 2007 • Développer et mettre en place le nouveau système de partenariats ainsi que la logistique du programme des Conférences Européennes de Recherche.
  • Responsable du budget de chaque conférence.
  • Rendre compte aux Partenaires et aux Sponsors de la gestion de leurs contributions financières.
  • Mettre en place des procédures pour les conférences en respectant les arrangements pris avec les partenaires.
  • Développer le calendrier annuel des conférences en consultation avec les présidents de conférence et les centres de conférences.
  • Prospecter des nouveaux centres de conférences pour s’assurer de leurs compatibilités avec les besoins. Négocier les meilleurs prix possibles.
  • Calculer les frais d’inscriptions des participants. Vérifier et payer les factures des centres de conférences.
  • Manager et coordonner le travail quotidien de 4 Organisateurs de conférences et 3 secrétaires extérieures ainsi que s’assurer de la bonne organisation des conférences dans le respect des délais, des règles et des budgets.
  • Organiser des conférences internationales ainsi que la réunion annuelle de Gouvernance de l'ESF, assurer la logistique sur place ainsi que le succès des événements.
  • Coordonner le travail administratif de 5 écoles de physique de haut niveau.
  • Améliorer et simplifier les procédures.
  

• European Science Foundaiton - Organisatrice de Conférences confirmée

  1994 - 2005 • Sélectionner et prospecter des nouveaux centres de conférences en Europe et Europe de l’Est. Créer des dossiers résumés avec photos comprenant toutes les informations nécessaires pour l’organisation de conférences et soumettre mes conclusions.
  • Responsable de certaines tâches budgétaires, financières et organisationnelles pour toutes les conférences : fixer les différentes dates limites; allouer des bourses aux participants éligibles et aux intervenants tout en respectant les budgets et des règles strictes ; négocier les prix avec les hôtels, définir les besoins, gérer les budgets et calculer les prix d’inscription ; vérifier et approuver les factures et acomptes des hôtels .
  • Manager l’organisation au quotidien d’environ 40 conférences/an, superviser le travail des Organisateurs de Conférences et s'assurer que les délais et le règlement soient respectés.
  • Responsable d’une équipe de 4 secrétaires extérieures se déplaçant à nos conférences.
  • Organiser des conférences internationales, assurer la logistique sur place ainsi que leurs succès
  • Coordonner le travail administratif de 5 écoles de physique de haut niveau
  • Améliorer et simplifier les procédures
  
  

• European Science Foundation - Organisatrice de Conférences

  1991 - 1994 • Organiser d'une façon optimale environ 15 conférences internationales de recherche par an avec entre 70-150 participants par conférence, tout en respectant des dates limites, les délais, un règlement strict, le budget,....
  • Préparer des documents de qualité (programmes préliminaires, finaux, posters, factures, demandes de visa, attestation de présence, lettre d’invitation, guide pratique,…)
  • Assister aux conférences pour s'assurer du bon déroulement et du succès des événements sur place, assurer la liaison entre les participants/président de conférence et l'hôtel, superviser l'organisation locale, représenter la Fondation Européenne de la Science, distribuer les bourses aux bénéficiaires,...
  
  

Formations

• Instiution Ste Clothilde

  Strasbourg 1989 - 1990 BTS secrétariat de Direction Trilingue

• Lycée Adrien Zeller

  Bouxwiller 1987 - 1988 BAC A1 (littéraire, langues, mathématique)

Réseau

• Antoine SOPENA

• Céline OTTENWELTER

• David ZACHAYUS

• Fanny WAGNER

• Isabelle MAY

• Karine LHOTELLIER

• Michael BAUSWEIN

• Patrice VALLET

• Valerie GRASSER

• Vincent LELEU