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Movidone SAS
- Assistante de Direction
2015 - maintenant
Assistante de direction
Responsable du suivi de chaque dossier administratif, financier et/ou comptable
Assistante RH
Responsable des Achats
Suivi de commandes
Règlements
Suivi mauvais payeurs
Liste de clients à jour
Responsable des Formations internes et suivi de chaque dossier
Précision de confidentialité
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TEDH
- Assistante Administrative
2013 - 2014
Gestion et traitement administratif des requêtes introduites devant la Cour européenne des droits de l’homme,
Préparer et assurer le suivi des documents et dossiers des affaires depuis l’enregistrement jusqu’à leur archivage,
Enregistrer les télécopies et les courriers électroniques dans le système de gestion documentaire (DM),
Système de gestion des requêtes de la Cour (CMIS),
Introduire et tenir à jour les données relatives aux affaires,
Assurer le suivi des projets de rapport destinés au contrôle de qualité et surveiller les délais,
Préparer les documents et les mettre sous leur forme définitive après examen par une chambre ou son président, un comité ou un juge unique,
Traiter les demandes d'assistance judiciaire,
Assistance secrétariale, téléphonique, photocopier et scanner des documents confidentiels,
Trier le courrier et le distribuer aux juristes, finaliser les arrêts, décisions, procès-verbaux et autres documents,
Publier des documents et lettres aux gouvernements sur les sites internet sécurisés,
Classer la correspondance et autres documents dans les dossiers des affaires,
Contacts avec les requérants. Informer les requérants au téléphone ou les accueillir dans les cabines prévues à cet effet et préparer les dossiers pour consultation par les requérants ou leurs représentants
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JENSEN FRANCE SA
- SECRÉTAIRE DU SERVICE TECHNIQUE
2009 - 2009
Assistante du Département Technique et d’une équipe de 18 techniciens,
Gestion du planning des techniciens, rédaction de courriers, contrats de maintenance, documents, livraison du courrier à chaque département, gestion du mailing électronique, fax et courrier, réservation d’hôtels, billets de train, avion.
Traduction Technique de documents,
Classement et archivage des contrats de maintenance des blanchisseries,
Bons d’intervention, frais, factures, devis, impression et envoi de documentation aux clients,
Suivi de la facturation et des règlements.
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Conceptus SAS - Pharmaceutique
- Sales, Office & Marketing Assistant Europe
2009 - 2011
Assistante Administrative et responsable pour les Commandes Europe,
Suivi, transport, livraison, facturation, relance et paiement,
Réception des appels téléphoniques en français, anglais, espagnol et portugais,
Responsable du stock de fournitures, commandes et rangement du matériel,
Suivi des mauvais payeurs Europe, retour et gestion du matériel (micro-implants), suivi des ruptures de stock et disponibilité des produits,
Mise à jour de la liste des Distributeurs Europe, Transporteurs et base de donnés sur QAD et SAGE,
Assistante du Directeur de Marketing et du Directeur des Ventes France.
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DIAGEO PORTUGAL
- FACILITIES MANAGEMENT RESPONSABLE
2003 - 2008
Responsable de maintenance et logistique de l’entreprise
Suivi et contrôle du budget du département de Facilities,
Veiller quant au respect des procédures internes et assurer la sécurité du personnel, visites, fornisseurs, distributeurs et personnel de la maintenance,
Contact directe avec les nouveaux fournisseurs et Négociation avec les prestataires externes, responsable de choisir le bon fournisseur par rapport aux services demandés, prix, qualité et contrat ;
Responsable pour les commandes, suivi des livraisons, réglement des factures et notes de frais sur SAP, SUN et SIEBEL ;
Suivi de toute maintenance du Service, Contrats de Maintenance, Certificats de conformité, assurance et certificat de formation de chaque société/fournisseur et ses employées,
Support aux projets en cours, administration logistique des commandes de matériaux nécessaires dans l’entreprise, soit électroniques soit du matériel (pour le bureau, magasin, bar, cuisine, gym, cabinet médical, ascenseur, jardins extérieures, toillettes et douches, parking, chauffage, etc.)
Gérer les demandes d’économat, prélèvements, café, l’eau, fruits, catering.
Responsable de chaque Brand Night (1 jeudi p/mois) ; Invitations d’artistes VIP ( Jazz, Salsa, Théâtre, Stand-up Comedy, Yoga)
Responsable du Département de Santé, Sécurité, Hygiène et Environnement,
Prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles,
Responsable pour les actions de prévention et de formation de chaque équipe d’intervention, consignes de sécurité d’incendie, d’accident, d’intoxication, d’évacuation, séisme ou tremblement de terre ; fiches téchniques et suivi des rapports de vérification des extincteurs, sorties de secours ;
Elaboration d’un Plan d’Evacuation,
Determiner les dates de chaque simulation en cas d’accident ou incendie avec le Responsable des Sapeurs Pompiers ;
Planifier et organiser les actions à mettre en oeuvre pour réduire les risques liés à la sécurité des biens et des personnes,
Responsable pour les Audits Internes annuelles chez la société au Portugal et à Madrid du Département de Santé, Sécurité et Hygiène au Travail. (Parmi les 168 sites Diageo dans le monde entier j’ai accompli 98% des objectifs),
Coordinatrice de L’Équipe d’Intervention et de L’équipe de Premiers Secours.
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SONAE IMOBILIARIA DEVELOPMENT II SA
- SECRETAIRE DE DIRECTION
2003 - 2003
Assistante du Directeur du Département d’Architecture et d’une équipe de 18 architectes,
Réservation de voyages via l’agence.
Réception des appels, gestion de l'agenda du directeur, organisation des réunions, séminaires et des formations internationales,
Gestion des emails, factures, du stock du département,
Support aux Projets en cours – constructions des Centres Commerciaux au Portugal, Brésil, Espagne, France, Allemagne et Grèce.
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IGLO OLA LDA
- SECRETAIRE DE DIRECTION
2002 - 2002
Secrétaire administrative du Directeur du New Business Development Département,
Assistante du Département Commercial et de Ventes - d’un Promoteur et d’une équipe de télévendeuses,
Gestion de l’agenda, des déplacements, control des voitures des commerciaux,
Organiser la logistique des réunions et contacts internationales avec l’entreprises du groupe Unilever,
Réceptionner les appels téléphoniques, prendre les messages et orienter les appels vers le bon interlocuteur
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PRIME SEARCH LDA
- SECRETAIRE ADMINISTRATIVE
2001 - 2002
Secrétaire administrative du Directeur General et assistante du département de Recrutement Exécutif,
Responsable pour les commandes de matériel pour le bureau,
Contacter les candidats, accueil et support pendant le processus de recrutement exécutif,
Contacter les entreprises clients qui recherchent des nouveaux candidats, organiser et actualiser la liste de clients et fournisseurs.
